【高效會議】麥肯錫:8成上司受夠冗長會議!偷師Netflix、微軟 3招拯救你嘅寶貴工時
CTgoodjobs' Editor
在現代職場中,冗長且低效的會議已成為上司們普遍的痛點。根據《哈佛商業評論》調查,有65%的高階上司認為會議是阻礙完成工作的主因,超過七成受訪者更指出會議效率極低。麥肯錫顧問公司(McKinsey & Company)也發現,約80%的高階經理人渴望改變現有的會議結構與方式,以提升工作效率。
偷師Netflix、微軟 3招拯救你嘅寶貴工時
會議目的明確化:提升效率的關鍵
麥肯錫強調,提升會議效率的首要步驟是明確區分會議的「目的」,並針對不同類型採取相應策略。主要可分為三種會議目的:
1. 制定決策
許多團隊會議常陷入「議而不決」的困境,主要是因為決策權不明確,導致討論漫無邊際,無法達成共識。麥肯錫建議採用「DARE」模型明確分工:
.決策者(Deciders):擁有最終決策權
.建議者(Advisers):整理資訊、形塑提案,具發言權
.推薦者(Recommenders):分析提案利弊,推動決策者選擇方案
.執行者(Executers):負責落實,不參與決策討論
透過明確角色分配,能有效加速決策流程,避免會議流於空談。
2. 解決方案發想
這類會議旨在激發團隊創意,尋找改善方案。成功關鍵在於上司是否願意授權,避免微管理與官僚主義束縛員工。海爾集團的組織架構即為典範,將公司拆分為數千個小型自主經營單位,每個團隊約10至15人,並授權他們直接面對客戶需求,快速提供解決方案。
上司角色轉變為教練,重點在於指導與規範,而非指示具體執行細節。這不僅讓上司能從更高層次掌握方向,也促使團隊跳脫框架,快速落實市場需求。
3. 資訊交流
資訊共享會議往往令人感到疲乏,因為多為單向接收,缺乏互動與決策產出。Netflix近期嚴格限制會議時間不超過30分鐘,且禁止單方面報告,要求事前提供資料,會中直接進入問答環節,提升效率。
軟體公司Zapier則取消站立會議,改以通訊軟體聊天機器人同步進度,只有在無法線上解決時才召開會議,減少不必要的時間浪費。
此外,Spotify與日本微軟推行「無會議日」,讓員工有專注工作時間,並鼓勵以非會議形式完成資訊交流,強調會議時間的珍貴性。
麥肯錫高效會議三步驟
根據麥肯錫會議法,高效會議可分為三階段:
.會前準備:依5W(何時、何地、何人、何事、為何)規劃會議目標、議程與參與者,複雜資料提前一天發送,發言人事先演練
.會中管理:嚴格守時,設主持人掌控流程與時間,主持人負責引導討論、記錄重點與總結決策
.會後跟進:落實會議決策,追蹤執行情況,確保會議成果轉化為行動
會議中角色分工明確,除決策者外,還需有主持人、發言人、記錄人等,確保討論充分且有序。
Netflix高效會議文化啟示
Netflix強調上司應放手,鼓勵員工誠實回饋,並以行動肯定貢獻,建立信任氛圍。回饋必須以協助為目的且具可執行性,上司收到回饋後需表達感謝或說明採納與否,避免情緒化批評,促進正向溝通。
微軟與Netflix縮短會議時間的實踐
隨着混合辦公普及,微軟Teams中15分鐘會議占比達六成,Netflix則規定會議不得超過30分鐘,並採用多媒體備忘錄、影片或音頻輔助說明,與會者可事前留言討論,會中專注問答,提升會議效率。
拯救寶貴工時
冗長低效的會議不僅浪費時間,更影響組織執行力與競爭力。借鑒麥肯錫、Netflix及微軟等頂尖企業的經驗,明確會議目的、合理分工角色、縮短會議時間並推動非會議溝通,方能有效拯救寶貴工時,提升團隊整體生產力。
延伸閱讀:【會議時間】星期一朝早唔適合開會?出席率低+集中力差 原來同呢個時間有關!
延伸閱讀:【腦力激盪】開會總冇idea?5個讓團隊「跳出框架」嘅提問技巧
延伸閱讀:【職場技巧】冗長會議磨滅意志 邊行邊開會更有效率?
►最新【政府/公共機構】職位空缺
►最新【行政】職位空缺
►最新【銀行/金融】職位空缺
►最新【非政府組織/社福】職位空缺
►最新【人力資源】職位空缺
最新專訪片︰
【office豪華旅行團】GT Group超日系辦公室展現年輕活力 仲有Poolside畀員工放水燈!