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【推薦信｜請求】想搵前上司寫Reference Letter！怕對方唔記得自己點算好？5個要求寫推薦信嘅貼士！
【推薦信｜請求】想搵前上司寫Reference Letter！怕對方唔記得自己點算好？5個要求寫推薦信嘅貼士！
2024-04-08
古語有云「魚唔過塘唔肥」，打工仔轉職原因多數是尋求更好的待遇。獲得上司的推薦信（Reference Letter）能夠使找工作過程更順利，不過並非所有人都能夠順利地在離職前，取得Reference Letter。
想要求前上司寫Reference Letter，應該怎樣做？職業平台The Muse早前發表文章，談及5個向前上司提出請求的貼士，幫助各位增加成功求職的機率。
點圖了解更多：
1/提醒對方你是誰
文章指，很多打工仔都誤會，前上司會記得你；實情是職場上人來人往，對方未必能記住你是誰。
建議各位減少使用「如你所知」（As you know）及「你可能聽說過」（You may have heard）的片語作電郵的開場白；最好是簡單地介紹自己，並提醒對方你是誰。
盡可能提及相關的細節，例如你有出色表現的專案或者當時一起合作的同事，那就能避免對方回信說「你是誰？」
盡量在3句內寫上個人取得的作就與目標，以及聯絡他的理由，當你告訴對方有關個人及專業上的發展，他就能跟上你的腳步，讓他能夠理解你的請求。
2/注意你的語氣
你要知道自己已經相隔一段時間，沒與對方工作，即使你們本來的關係有多好，也請你用尊重的語氣展開對話，始終這次你是要求對方幫忙。
最好以禮貌而又保持距離的語氣接近對方，避免顯得過度友好或負面。
文章建議打工仔先起草個人訊息，並大聲讀出內容，在對方的角度評估個人語氣，嘗試問自己，如果對方收到這封信件，他會否覺得適合。
3/詢問最佳的聯絡方式
在你詳細地向對方提出請求時，最好先詢問一下對方，了解對方偏好的聯絡方式。
你可以先透過引用舊電郵或社交平台的訊息，問對方用哪種方式聯絡。
向對方提問，「我想請問你有關一間公司的問題，未知你有否時間回答，如果可以的話，請問最好用哪種方式聯絡你？還是你希望我用電郵聯絡你？」
讓對方選擇偏好的方法，並告訴對方，你尊重他的時間及工作流程。
4/向對方明確地表示請求
假如你已經知道對方偏好的聯絡方式，你可以向對方發送一封清晰而簡單的訊息，幫助對方了解你的請求，以詳細的方式告訴對方你的資訊，不要吝嗇給予對方例子及指引。
文章舉例，如果你要求對方撰寫特定職位的推薦信，就要告訴對方相關工作的內容描述，建議他着重的領域，並提醒你在特定專案中有良好的表現。告知對方特定的截止日期亦都非常重要。
你應該清楚地向對方說明，他如何能幫助你，使他能夠為自己的工作作出安排，或告訴你他有否時間應付。
5/向對方作出回報
如果對方答應你，你應該要找一個圓滿的方式作出回報。不論是你是請他吃飯，還是以其他方式回報對方，你也應該努力地向對方提出建議。
可以向對方說：「我真的好感謝你花時間，處理我的請求，有甚麼事我能夠幫忙，或者回報你提供的幫助？我非常樂意在向你提供幫助，或者請你吃午餐，讓我們能重聚聊聊天。」
表明互惠互利的意圖，能夠以積極又難忘的方式結束這段對話，更可能加強對方在你職業生涯中扮演的角色與你們之間的關係。
與較久沒聯絡的人聊天，可能會是令你感到困擾的事，但你會發現這種是更新人脈的方式。
推薦信Q&A
Q: 要求上司寫推薦信有甚麼技巧？
A: 1/ 提早要求Reference Letter
普遍情況下，打工仔至少要在兩周前，向上司要求推薦送，對方才會有足夠時間做準備，為你寫一封有質素的Reference Letter。
2/ 帶一點阿諛奉承
在這種情況下，阿諛奉承在所難免，你可以分享與上司合作的愉快程度、如何重視他的意見，或者從他身上學到甚麼來開始拜託對方寫Reference Letter。不過不能過火，否則就會顯得沒有誠意。
3/ 要求簡單明確
要以直接了當的方式，向你的上司索取Reference Letter，提及要求目的、他需要交信的日期。由於上司沒有義務幫你寫Reference Letter，因此你必須表現得非常有禮。
4/ 提供所有必要的詳細資料
當你提供的資料越多，上司就越能撰寫出一封出色的推薦信。例如：你可以向對方提及你的優點及相符的經驗，他們在寫信的時候，就會考慮將這些特點加入內容。
5/ 留對方一條後路
由於上司沒有義務為你寫推薦信，因此在信中，你不能夠表現出強迫的感覺，要留給對方拒絕的餘地，最好是提供簡單的方式來拒絕。
向上司要求推薦信的範例︰
Dear [your boss name, using their preferred title],
I am writing to ask if you will provide a letter of recommendation for me as I apply to [company and role].
Since my application is due [date], your recommendation needs to be received no later than [date needed]. If this schedule is not feasible or if you''d rather not write a recommendation, I''d appreciate it if you could let me know as soon as possible so I may reach out to someone else.
Write a sentence or two talking about your relationship with the person you''re writing and mentioning any details you think they may want to address in your recommendation. For example, I learned so much working with you on the ABC project and I think you know me well enough to provide insight into my work.
Thank you very much for considering my request. I have attached a copy of my resume for your review.
If you have any questions or need any further information from me, please don''t hesitate to let me know.
Sincerely,
[Your name]
Q：拜託上司或前上司寫Reference Letter，有甚麼不能做？
A：1/在對方未同意的情況下，於履歷表上將對方標為「推薦人」
將對方當成推薦人時，請先徵求他們的同意。這是一種禮貌，代表你尊重對方。向對方解釋要求他們給你寫推薦信的理由，並詢問他們是否願意寫。你需要得到對方的許可，確保得到他們同意為你的技能和能力作證。
2/不要因為對方拒絕而感到不悅
如果有人拒絕了你的請求，最好的處理方法為禮貌地道謝，感謝他們的時間和考慮。相反，考慮另一個人選，要求他們為你寫推薦信。
3/不向對方提供細節
當你要求別人為你寫推薦信時，要明確告訴他們當中細節。告訴推薦人截止日期，讓他們有足夠的時間來寫推薦信。如果上司或學校希望有推薦信的特定格式，請提供相關的訊息，以便他們作出相應的準備。
4/給予虛假的訊息
確保你向推薦人提供真實的訊息。一封推薦信必須展示你真實的優點和能力，幫助學校或公司了解為甚麼你適合相關的崗位。如果你選擇對你有一定了解的推薦人，他們可以積極而真實的方式談論你的品格及成就。
5/忘記向對方道謝
一旦對方答應為你寫推薦信，必須向對方道謝。你可以便箋或電子郵件，表達你的感激之情。在內容中，向對方表達對他們花時間為你寫推薦信的謝意。如果你成功獲得工作機會，相信你的推薦人大概也樂於知道他們能夠為你提供幫助。
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