【優先順序】分唔清輕重緩急？HR教你如何決定工作嘅優先順序唔再手忙腳亂！

CTgoodjobs' Editor

Published: 2025-04-02 17:33

Updated: 2025-04-02 22:15

在現代企業中，人力資源（HR）部門扮演著至關重要的角色，負責管理員工關係、招聘、培訓等多項任務。然而，面對繁多的工作任務，HR專業人員常常感到壓力重重，難以有效地管理時間和優先順序。優先順序的設定不僅影響個人工作效率，也直接關係到整個組織的運營效率和成果。

+15

+14

1. 設定長期目標

在開始優先順序的設定之前，首先需要明確自己的長期目標。這有助於你在日常工作中更好地聚焦於核心任務。例如，如果你的年度目標是提升員工滿意度，你可以設定每月的具體目標，如改善員工溝通機制或推動員工培訓計劃。

2. 列出所有任務

接下來，列出你需要完成的所有任務，包括工作、家庭和個人事務。這有助於你全面了解自己的工作負擔，從而更好地分配時間和資源。

3. 識別關鍵任務

緊急且重要的任務（例如：處理員工糾紛、應對法律合規問題）。

重要但不緊急的任務（例如：人才發展計劃、繼任計劃）。

緊急但不重要的任務（例如：日常文書工作、部分郵件回復）。

不緊急且不重要的任務（例如：非核心的會議、社交媒體瀏覽）。

4. 優先順序管理策略

艾森豪威爾矩陣（Eisenhower Matrix）

將任務分為四個象限：緊急且重要、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急且不重要。這個方法幫助你快速判斷任務的優先級。

ABCD優先順序法

根據任務的重要性將其分為A、B、C、D四類，優先完成A類任務。

番茄工作法（Pomodoro Technique）

將工作時間分為25分鐘的集中工作段和5分鐘的休息時間，提高工作效率和專注力。

吃掉青蛙法（Eat That Frog）

將最困難或最不願意做的任務放在早晨最先完成，讓剩下的時間更輕鬆。

5. 時間管理技巧

使用計畫器或組織軟件：幫助你統一管理所有任務。

設置截止日期：即使是中低優先級任務，也要設定截止日期。

每日完成高優先級任務：至少完成三項高優先級任務。

保持適應性：隨時準備調整優先順序以應對變化。

6. 減少干擾

關閉通知：在集中工作時關閉手機和電腦通知。

有效委派：將非核心任務委派給他人。

7. 定期回顧

定期檢視你的任務列表，確保優先順序仍然合理，並根據需要進行調整。

優先順序的設定對於HR專業人員來說是提高工作效率和成就感的關鍵。通過設定長期目標、識別關鍵任務、使用有效的優先順序管理策略和時間管理技巧，HR專業人員可以更好地應對複雜的工作任務，同時保持身心健康。掌握這些技巧，不僅能夠提升個人工作效率，也能為組織帶來更好的運營成果。因此，對於HR專業人員來說，學會優先順序管理是非常重要的一項技能。

延伸閱讀：【職場邊界感】咩係邊界感？細數上司6大越界行為令下屬反感！收工、食lunch都騷擾！