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【搶人才｜管理技巧】份工無人做！HR、上司係流失人才嘅罪魁禍首？即睇8件上司及HR的政策令人才不斷流失！（內附解決方法、管理技巧、打工仔離職主因）
【搶人才｜管理技巧】份工無人做！HR、上司係流失人才嘅罪魁禍首？即睇8件上司及HR的政策令人才不斷流失！（內附解決方法、管理技巧、打工仔離職主因）
2024-07-29
【搶人才｜管理技巧】全球各行各業都出現人手短缺問題，香港當然也逃不過這道難關。不過，公司有工無人做的情況，或許是由人力資源從業員（HR）或部門上司一手造成？管理雜誌哈佛商業評論（Harvard Business Review）曾經發布文章，談及8種會逼走人才的行為，分別是彼此設定的目標或期望不一致、工作過程有太多限制或約束、浪費資源、把人才放在錯誤的崗位、被委任完成無聊或過於簡單的工作、未能創造讓人感到心理安全的文化、工作環境讓人感到過於安全、領導帶有偏見，都是使人才流失的渠道。
Table of Content
8件令人才流失的公司或上司策略
彼此設定的目標或期望不一致
- 比如部門上司認為客戶服務主任崗位，「速度緩慢就是差勁的服務」；在崗位的員工非常清楚，假如未能夠先完整地輸入每位客戶的資料，很可能就會被解僱。雖然雙方的要求看似合理，但員工在這兩個不同的期望之間，難免會有很大壓力。
- 文章建議團隊按重要性順序排列，訂立一份優先順序清單，讓員工在面對困難或壓力時，能夠因應公司的管理方針，找到解決方法。
工作過程有太多限制或約束
- 每間公司的都會有屬於自己的工作流程，以確保一切井井有條；不過假如員工在被迫要完成特定程序，才能夠繼續下一個項目的工作，這就可能會影響到員工的績效。
- 當員工並非因為員工的自身的錯誤，而有對個人績效的負面影響，難免為他們的士氣及工作質量帶來負面影響。
- 若想避免這種情況發生，上司在評估員工的工作表現時，應該要考慮上述的因素；亦要開放對話，與員工對談，了解他們的擔憂。
浪費資源
- 假設你的崗位是行銷經理，現在的時間是星期二，你需要在星期五或之前推出廣告活動，理應有足夠的時間預備。可是你在這期間，你需要花至少16個小時在會議及團隊培訓上，你又哪有時間完成工作？
- 員工經常被時間追趕，被迫在短時間內完成項目，很容易會令員工感到筋疲力盡。
- 公司未能為員工提供所需的資源，多數只會是失敗收場。員工會因為這種情況而離開，是非常普遍的事。
- 上司可以釐定工作的重要性，在分派新任務時，給予空間，讓他們完成認為最重要的工作。
把人才放在錯誤的崗位
- 將人才留在不適合的崗位，好容易造成知識或技術浪費，員工未能有所發揮、被低估，他們選擇離職的機率就會增加。
- 進行招聘面試時，管理層或HR最好公開及透明地談及相關崗位的工作內容及要求.
- 假如已經出現這種情況，HR應該先評估員工的能力與職位角色的差異，制定計劃，讓他們可能履行更多適合其能力的工作。
被委任完成無聊或過於簡單的工作
- 要是員工沒有足夠的事忙，很可能會因此失去工作的動力。在指派任務的時候，上司可以詢問員工的興趣及熱情，根據回答制定合適的學習計劃及目標，擴展他們的成長藍圖。
未能創造讓人感到心理安全的文化
- 假如員工在會議上很安靜，或者過於順從未必是好徵兆。會出現這個情況，很可能因為他們害怕發表自己的意見會受到懲罰。
- 心理上沒有安全感的員工，可能會更容犯錯。作為管理者，你應該表明持開放態度，讓員工知道沒有所謂的「錯誤答案」，同時，要適時承認自己的錯。
工作環境讓人感到過於安全
- 有研究顯示，適度「壓力」及「摩擦」對於員工的成長有益。關鍵是適量，若然員工沒有壓力，他們很可能無法感受到工作的意義，同時失去對團隊的忠誠度；壓力過大，會令員工失去對重要事物的看法。
- 領導者可以嘗試在不帶批判的情況下，定期向團隊成員提供正面及負面反饋，增添員工的工作投入度。
領導帶有偏見
- 不公平、帶偏見的領導會嚴重損害主管的信任度。如果員工不相信你能夠引領他們走向正確的道路，他們將難以達成共同目標。
- 為了避免這種情況，首先要意識到自己可能存在的隱性偏見，在做出重要決策之前，思考你的選擇是基於證據還是個人喜好？有沒有考慮其他觀點？是否有知識上的不足需要補充？同時，定期徵求團隊的反饋意見也是很重要的。
- 儘管主管無法留住所有人才，但你可以控制自己的行為，不斷提升自己的管理技巧。
公司一直都有提供競爭性的薪酬及員工，但及未能挽留人才，是因為甚麼原因呢？
打工仔選擇離職，原因林林總總。不妨參看早前有機構列出打工仔離職原因。
| 改善工作與生活平衡 | 32% |
| 工資低、生活成本升 | 28% |
| 缺乏職涯發展 | 26% |
| 服務的機構/財務不穩定而擔心裁員和失業 | 23% |
| 獲得更好的工作機會 | 22% |
| 對現時工作失去興趣 | 20% |
| 差勁的管理 | 20% |
| 通勤時間太長 | 19% |
| 與上司關係差 | 19% |
| 與企業的D&I政策價值價不同 | 18% |
（資料來源︰Randstad Employer Brand Research 2024: Hong Kong SAR）
作為上司，有甚麼管理技巧可以幫助團隊提升凝聚力呢？
上司可以參考以下4個方法，幫你成功提升團隊凝聚力，有效激勵下屬，鼓舞他們的士氣。
►訂立明確的目標
清晰的目標管理是凝聚團隊的關鍵因素，透過訂立共同目標，員工可以更清楚了解工作的方向。在達成的過程之中，大家都可以以團隊任務作為導向，刺激每一位員工的投入感。當中所得到的成就感可以推動大家向前，同心協力地工作。
►設立獎勵機制
獎罰分明可以讓員工更加自律，主動為公司效力。比起懲罰，管理人員可以多重視獎勵制度。透過獎勵機制肯定員工的努力，借此激勵團隊，讓他們能夠互相學習。
►即時解決矛盾
Bruce Tuckman於1965年提出了團隊建立的4個階段，當中包括形成期、磨合期、規範期和執行期。在職場上，找到志同道合的同事可以説是可遇不可求。因此，初期都需要經歷磨合期，找到大家認為合適的工作方式。在磨合的過程中，一定少不了矛盾。作為團隊的領導，你需要即時處理問題，堅持以就事論事的態度分析事件。
►不定時的團隊聚餐
在美國芝加哥，一間科技公司Jellyvision每個月都會從管理層中安排一人，與員工聚餐，暢談任何話題。公司行銷長鮑勃‧阿莫（Bob Armour）表示：「聚在一起吃午餐聊天，可以避免恐因合作產生的嫌隙。」 除了可以讓員工覺得自己備受重視之外，團隊聚餐亦能夠讓員工之間認識彼此，避免出現有人被排擠和分化的情況。
怎樣令下屬敞開心扉，放下他們的戒心？
下屬不願說出真心話，大多是因上司權威感較強，下屬斷而害怕說錯話而得罪他人，又或他們認為自己的意見不被採納。上司可以嘗試以這5個方式，為團隊打造安全或自在的討論空間，令下屬可以暢所慾言。
♦不打斷、不批評
很多領導者遇到表達得不夠好的員工時，常常會忍不住說：「講重點！」這樣的行為會讓對方更加緊張，情急之下不一定能講出想法的原貌。所以即使對方剛開口，你就已經知道他接下來要說什麼，甚至連解決方法都想好了，也要千萬忍住，不要打斷！因為你一開口，打散了他思考的脈絡，甚至直接批評，對於信心還不夠強壯的人，下次就不願意再開口了。嘗試多點鼓勵，找尋員工值得欣賞的地方。
♦管理微表情與肢體動作
不要小看自己的微表情與肢體動作，因為它在你開口之前，就已經傳遞出訊息，一個皺眉，是有能力讓對方閉嘴的；一次看手機，無形中也釋放出「這段話不值得聽」的感覺，自然下次不敢再說了。 如果你希望對方能暢談無阻，你就需要避免任何不同意的肢體動作，例如皺眉、翻白眼、嘆氣等。相反地，你可以主動用表情與肢體動作來釋放出歡迎溝通的訊息，例如面帶微笑、注視緩緩點頭、身體微微前傾等。
♦服裝鬆綁
透過身上的穿著來降低權威感，是最快速的方式之一。例如，如果你原本穿著西裝、襯衫、領帶，而覺得現場太嚴肅，可以將西裝外套脫下來，或是拿掉領帶，甚至把長袖襯衫袖子捲起。此外，深色的權威感會比淡色更強，所以改穿沒那麼正式的服飾再去面談，更能達到你的目標。
♦改變面談環境
轉換環境也可以達到相同的效果。有些人因為個性，不容易在正式、公開的場合表達內心想法，這時換個環境，他或許就能自在吐露心聲。如果你發現對方在會議時語帶保留，可以在一對一的場合再度探究他的想法；而當在會議室溝通覺得拘謹，或許一起出去喝杯咖啡、午餐聚會會更好。
♦團建活動
團建活動可以拉近員工之間的距離，大家平時沒有太多時間交流，對彼此也不夠了解。所以通過活動，例如：實境解謎、密室逃脫等，正好是雙方交流的契機，說不定平常容易緊張的同事也開始活潑了，明白上司不止有權威一面，有助於往後打開心房。
公司可以怎樣吸納更多人才呢？
根據人力資源顧問Randstad發表Employer Brand Research 2024報告，報告表示現今的求職者都渴望有着遠景及充實的工作體驗，因此公司及上司需要了解員工的個人目標及願望，幫助他們建立個人化的工作環境，包括提供具競爭力的薪酬、明確的職業發展機會，以及致力於營造公平和包容的工作環境，這些都是有效挽留人才的重要方法。
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