【會議時間】星期一朝早唔適合開會？出席率低+集中力差 原來同呢個時間有關！

在職場中，會議是不可避免的日常活動，尤其是跨部門協作時更是必須。然而，會議的時間安排卻往往影響出席率與效率。許多企業習慣於星期一早上召開會議，卻忽略了此時段可能帶來的負面影響。本文將探討星期一早上為何不宜安排會議，並分享提升會議效率的實用策略。

星期一早上開會的挑戰

+12

+11

星期一早上常被視為新一周工作的起點，理應用來規劃與聚焦重要任務，然而此時安排會議卻常導致出席率低與專注力不足。根據《CNBC》報導，許多員工對星期一早上的會議感到抗拒，主要原因是此時剛從周末休息狀態回歸，精神尚未完全投入工作，會議反而成為消耗精力的負擔。

美國作家及工作顧問琳·泰勒（Lynn Taylor）指出，星期一早上是需要高度專注力的時段，若被會議佔據，將扼殺員工寶貴的精神資源。此時段的記憶力與注意力均處於一周的高峰，若開會效果不佳，將不利於後續工作的推展，甚至可能為整周工作帶來不良開端。

此外，英國行事曆服務商YouCanBookMe分析超過50萬份會議邀請及20萬筆回覆後發現，出席率最高的會議時間為星期二下午2點半。若無法安排在此時段，周中及下午時段仍是較佳選擇，能讓與會者有充分時間準備。若必須在星期一開會，建議將時間延後，幫助團隊逐漸進入工作狀態。

會議時長與安排的重要性

會議的時長亦是影響效率的關鍵因素。《CNBC》建議理想會議長度為45分鐘，因為30分鐘過短，可能花費過多時間在閒聊，無法深入討論；而超過一小時則容易讓與會者產生疲倦與分心，降低會議成效。

除了選擇合適的時間與時長外，合理安排會議間隔與資料準備亦不可忽視。根據《Inc》提出的四項會議安排技巧，有助提升會議效率：

1. 提前提供會議資料  

   會議中若花時間一起閱讀簡報或文件，將大幅浪費寶貴時間。提前一至兩天發送相關資料，能讓與會者事先熟悉內容，直接針對議題進行討論與決策。

2. 安排會議間隔時間  

   連續開會容易讓參與者疲憊，建議會議之間至少留有10分鐘的空檔，方便休息、補充水分或上廁所，幫助恢復注意力。

3. 設立無會議時段  

   許多工作任務需要長時間的專注與創造力，頻繁會議往往打斷這些專注時刻。領導者應考慮為團隊保留半天或一天的無會議日，讓員工有完整時間專注於重要工作。

4. 賦予與會者選擇權  

   《Inc》建議推行「雙腳法則」（law of two feet），即當與會者認為某場非強制性會議對自身無益或無法專注時，可自由離開，不被視為失禮，讓時間資源更有效率地運用。

星期一早上的工作效率與心理狀態

雖然星期一早上開會存在諸多挑戰，但部分研究指出，星期一上午10點左右仍是執行工作清單的最佳時機。微軟研究顯示，若周一未完成當天工作清單，後續完成機率將大幅下降，顯示此時段的工作效率具關鍵意義。然而，這不代表適合安排會議，而是應將此段時間留給需要高度專注的個人任務。

此外，「Monday Blues」心理現象普遍存在，許多員工在周一感到焦慮與憂鬱，影響其工作動力與專注度。適當避免星期一早上的會議，有助減輕心理壓力，提升整周的工作表現。

實務會議安排建議

在實務操作中，會議召集人應先列出數個可行時段，讓與會者選擇，避免單一時間被否決導致多次更改。事先預約會議室也十分重要，以確保會議場地可用，避免臨時找不到場地而尷尬。

跨國會議則需考慮不同比例的時區差異，選擇雙方皆能接受的時間。會議議程應明確列出，並在會議邀請中標明會議地點或線上連結，方便與會者準備。

在星期一早上，建議優先安排個人工作與規劃，將重要任務列入當天工作清單，並預留時間整理與回顧上周進度。此舉有助於建立良好工作節奏，避免因會議打斷而降低效率。

星期一早上並非理想的會議時段

星期一早上並非理想的會議時段，因為此時員工剛從休息狀態回歸，專注力尚未完全恢復，且心理壓力較大，易導致出席率下降與會議效率不彰。選擇星期二下午或周中下午時段開會，並合理控制會議長度與安排空檔，能顯著提升會議成效。此外，提前發送資料、設立無會議日及賦予與會者選擇權，均是提升會議效率的有效策略。透過科學安排會議時間與流程，企業可大幅提升團隊合作效率與整體工作表現。

延伸閱讀：【職場熱話】去完旅行短暫麻醉現實 打工仔嘆：返工大半年只換到幾日享受

+14

+13

延伸閱讀：【職場趨勢】「最低限度星期一」（Bare Minimum Mondays）有助克服星期日恐懼？Z世代偏好幸福工作文化！

延伸閱讀：【Z世代工作態度】網上瘋傳Gen Z返工扮忙指南 職位被AI取代=宣洩不滿方法？

►最新【政府/公共機構】職位空缺
►最新【行政】職位空缺
►最新【銀行/金融】職位空缺
►最新【非政府組織/社福】職位空缺
►最新【人力資源】職位空缺

最新專訪片︰

【office豪華旅行團】GT Group超日系辦公室展現年輕活力 仲有Poolside畀員工放水燈！

⏩⏩  需要請人？立即刊登招聘廣告！  ⏪⏪