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【電郵技巧】6大職場Email中伏位！送信時間唔恰當都中選？呢2個時間Send Email最好！
【電郵技巧】6大職場Email中伏位！送信時間唔恰當都中選？呢2個時間Send Email最好！
2024-01-25
職場上，電郵是職場上的重要溝通媒介，打工仔每天都接收及回覆多封電郵，想要在上司、客戶及同事面前保持專業形象，在撰寫郵件時就要打醒十二分精神，避開陷阱。
台灣「Social Lab社群實驗室」早前就利用全台最大社群口碑聆聽工具《OpView社群口碑資料庫》追蹤近一年內「職場信件NG行為」，分析全台網路熱議分析出6大職場Email中伏位！
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6/ 主旨不清楚
沒有清晰地點出信件的內容重點，收件人無法迅速了解重心內容，很容易就會造成時間浪費。
建議：
撰寫郵件主旨時，謹記：保持精簡（手機版字限25至30字符為最佳）、將關鍵字放在最前方及確保標題能夠準確地傳達郵件內容。
5/用語不正式／禮貌
撰寫電郵時，沒有保持應有的禮貌，很容易會令收信人感到不悅，甚至會影響團隊及合作關係。
建議：
Email 行銷公司 EmailTooltester曾經進行調查，選出10大討厭行為，包括：「電子郵件使用表情符號或笑臉」、「在電子郵件中用暱稱稱呼某人」、「在電子郵件中加入 GIF 或迷因圖像」、「過度使用驚嘆號」、「電子郵件的開頭沒有說『嗨』或『你好』」等等，很多都是與郵件是否禮貌有關，建議打工仔審閱郵件時，嘗試以第三者角度出發，仔細檢查有否讓人感到不悅的地方。
4/內容冗長無排版
撰寫郵件並非作文，假如你的內容過於囉唆，收件人需要用更多時間消化，很容易會拖延事情進度。
建議：
在正文段落，打工仔要清晰地表達來信的目的或要求；同時，要使用清晰、簡潔的句子適度的「分段換行」，避免所有內容擠在同一段，如果你想談及的事情，有數個事項也可以列點標項，清楚顯示每件事、每個重點，做了一目了然的效果。
3/寫錯收件人名字
當郵件出現錯字或未標明姓名的情況時，可能會給對方一種不受尊重的感覺，並留下不禮貌和不真誠的印象。
有網友表示「不喜歡遇到沒有寫清楚名字、想商業合作的郵件」，直言「廣發信感覺很沒誠意」，引起網友討論「還有打錯名字的，真的有夠沒禮貌」、「我也對廣發信觀感不好，覺得應該也不缺我合作啦」等。
建議：
正確書寫收件者的姓名是非常重要的，它是維持良好職場關係的關鍵。我們可以根據與收件者的關係、職務級別和熟絡程度來選擇適當的稱呼，以增強郵件的禮貌性和親和力。
2/發錯信件
工作時不小心發送了一封錯誤的信件，可能會造成相當尷尬的情況。
輕微的後果可能是損害個人的專業形象，嚴重的情況甚至可能導致企業機密資料的外洩。因此，在發送郵件前要格外謹慎，避免此類問題的發生。
建議：
對此網民在討論區發問「工作時誤發郵件怎麼辦」，引起了其他熱心網友的回應。其中有人分享了在Outlook中的解決方法，只要收件者還沒有打開郵件，就有可能在寄件備份中撤回郵件。
另外，Gmail的用戶在發送郵件後，畫面左下方會出現取消傳送的選項，可以自行設置撤銷的時間範圍，通常為5到30秒，超過這段時間後就無法撤回訊息了。這些方法可以幫助我們在不小心發送錯誤郵件時進行修正。
若無法成功撤回郵件，建議先檢查郵件存在的問題。可能是發送給了錯誤的收件者、內容或附件有誤，或者僅僅是有拼寫錯誤等。根據錯處，採取相應的措施，發送更正與道歉的郵件。這樣可以修正錯誤並表達歉意。
1/寄信時間不恰當
發送電郵的時間是一種學問，假如在假日或下班時間寄送郵件，可能會令收件人覺得煩擾。
曾經有不愉快經歷的網民表達，對周末收到工作訊息感到煩躁的情緒，引起了許多人的共鳴。
有網民表示「不喜歡私人時間處理公事」、「下班看到訊息會很難放鬆」、「可以回：已收到，星期一處理」等。
建議：
寄信時間建議於周一至周五的辦公時間（普遍為早上9時至6時）。
有網友認為「上午10點」及「下午3點」是郵件的黃金發送時段，這時工作者的效率通常較高，郵件被閱讀的機率也大幅提升；
相反，到下午5點後，大部分人開始準備下班，查收郵件的效率較低，想要傳達的訊息就很容易被忽略或擱置。
有甚麼職場禮儀是必學的？（點圖了解更多）
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