在家工作千日好?WFH兩面「體 」

在家工作千日好?WFH兩面「體 」

盈力僱員服務顧問

盈力僱員服務顧問是「基督教家庭服務中心」轄下的服務單位,自1993年起為公私營機構提供僱員輔助計劃(Employee Assistance Program,簡稱EAP)。盈力服務超過300間公私營企業,逾40萬僱員。我們多年來與僱主結成伙伴,透過提供僱員輔導、職場培訓、危機介入、管理顧問等,以推廣僱員身心健康為己任,為職場注入色彩。

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Work From Home Forever (WFHF): 大眾預測及期望後疫情時代的工作模式。

大型機構如微軟、Twitter 和渣打銀行等,紛紛宣佈員工可永久在家工作,可降低租金成本之餘,亦有利於工作生活平衡。2020年嶺南大學研究,60.7%受訪者認為WFH改善了「工作生活平衡」、63.8%則認為WFH減輕了工作壓力。

雖然受到不少僱員支持,但Work From Home 是否適合 Forever卻言之過早,單說「群體化」的企業因WFH變得「個體化」,已是管理人一大挑戰:

僱員不愛豪華位選經濟艙?
研究顯示,一個豪華舒適但不固定的座位,和一個普通而固定的座位,普遍員工都選擇後者。在辦公室有固定座位的人,對企業的歸屬感相對較强。人是習慣的動物,每天待在同一地方,桌面、電腦、Pantry 留下過痕跡與回憶,有助感覺自己是這地方的一份子。WFH減少員工回辦公室的需要,令員工在「空間上」感覺自己只是「家」的一份子,而非公司,對公司的「向心力」自然減少。

歸屬感也體現於社交連結 (Social Connection)上,精神分析心理學家Erich Fromm界定,歸屬感是個體感到被群體接納,願意一起活動,所以和同事一同午飯、下班,還是「齊心合力」地做一個項目,都有助累積歸屬感。但WFH卻限制員工「實體上」有群體連結的機會,影響歸屬感。缺乏歸屬感的員工,工作相對缺乏熱情、責任感較低,與公司的關係也變得薄弱。

WFH損害企業DNA
辦公室除了是工作空間,更是同事間互動及社交的平台。美國麻省理工學院 (Massachusetts Institute of Technology)對人類動力學的研究發現,在辦公室多與同事傾談的員工(即使只是閒聊),士氣和績效往往較佳。因為社交能增強同事間的「情緒連結」,成功時感到他人認同,挫折時感到被支持,逐漸形成工作間的「情感鏈結」(Human Bonding),令員工在情感上互相連結。演化心理學家普遍認為,靈長類動物都有「鏈結」 的習慣,人類除情感上更願意彼此支援外,亦更願意與「鏈結」的伙伴分享資源。WFH 卻令員工失去「鏈結」的社交平台。

溝通情境突變,損害企業DNA
當然 WFH 也能透過低情境(Low Context)的工具(溝通時偏重於事情,而忽略情境及情感)去溝通,如電郵、Zoom、WhatsApp 等。然而,它卻限制了團隊學習 (Team Learning)。《第五項修煉》作者Peter Senge指出,團隊學習一方面使員工可認識團員互動與溝通的取向、另一方面也可獲得團隊營運、合作上的重要信息,確保團隊能知識及信息共用,比個人學習更能令員工成長。

行為心理學家 Roel Hermans指出,團隊在高情境(High Context)的溝通下,會不自覺地觀察/了解團員的溝通方式 (表情、語氣及溝通取向等),收窄團員間的溝通差異,令溝通更順暢。高情境溝通,更有助團隊了解彼此難處(如部門、崗位的限制),學習如何建立共同的使命、營運模式和語言,長遠形成組織獨有的DNA (潛行為)。企業DNA不單確保營運流暢度,更突出企業在市場的「差異化」(Differentiation),成為競爭優勢。WFH令企業內部的溝通模式轉變,影響企業DNA 形成,對企業的融洽性、獨特性造成傷害。

避免 WFH 令企業趨向「個體化」,失去「群聚」效應,令員工與企業之間失去情感的連繫,企業可考慮:

重組工作間
WFH 有其可取之處,但長時間在家工作,令員工去「企業化」,先去企業DNA。若想保持WFH的優勢而又維持團體連結,企業可考慮「混合工作模式」,例如員工一星期只需到辦公室一至兩次,其餘時間則WFH。

外國有企業更推行「勞動力分佈辦公模式」,縮小總部辦公室的規模,並以員工居住地作分析,在較多員工居住的區域,設立面績較細、租金較相宜的「衛星工作間」,只有基本設施或只租用「共享工作間」,方便員工WFH之餘,亦有機會與同事「群聚」。

群聚新安排
「混合工作模式」下,員工回辦公室目的,更偏向團隊溝通互動。仲量行今年就在家辦公,訪問了1,500個亞太區員工,有超過六成受訪者表示,想念與同事在辦公室的交流互動;超過一半員工認為在家辦公,不能達到面對面的團隊合作成效。可見,假如WFH恆常化後,辦公室的用途應更著重於維持社交聯繫、互相協調、建立工作文化。

為配合此目的,辦公室佈置應更方便員工溝通,而非獨立工作,個人座位面積可縮細,騰出更多地方作公共空間(Common Area),鼓勵員工在辦公室時多聚在一起交流,個人座位之間的隔板亦可降低、並縮短座位間距離,令員工更容易溝通。

善用群聚時間
既然員工WFH已可處理個人工作,回辦公室時,僱主更應善用「群聚」時間,增加隊員間的聯繫。除了恆常的工作會面、例會、Brainstorming 、工作評核、進度匯報外,企業亦可提供平台,鼓勵員工作不同種類的溝通。

輕鬆的興趣班或工作坊,可平衡身心之餘,亦加強團隊工作以外的交流;而舉辦與工作有關的研討會/培訓,不單可提升工作技能,更重要是讓員工分享和討論工作上的難題及解難心得,作更深層的溝通,如舉辦「左手欄」(The Left Hand Column)工作坊,讓不同部門、階層同事按不同特定事件,說出隱藏的想法和感受,促進員工互相了解, 建立共同的價值及潛行為。

WFH 轉趨恆常化,如企業忽略WFH去「群體化」的問題,企業與員工的連繫只會愈來愈脆弱。

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