【人才管理】WFH與否 部門主管、HR均有4種方法監管員工

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新冠疫情還沒有完全控制,大部分企業還是實施Work From Home(在家工作)的政策,所以公司管理層和各部門主管都在積極研究,究竟如何以有效的方法來衡量和評估員工在家工作的成效,以下小編將介紹4個確保員工WFH工作效率的方法供各部門主管參考。

監管方法1: Email Volume Send/收咗幾多email

大部分在職人士一打開電腦工作,第一件事情就是覆email和send email,當然有一些職位並不需要經常收發email,例如前線員工,但mail box的使用率通常都可以量度到和代表到大部分員工一天或一星期的工作量。部門主管可以利用一些Email Analytics的工具(如Email Meter),直接連接員工們的mail box,就可以輕易了解到每位員工mail box的平均使用率,例如一天內發送和接收了多少email,又例如平均相隔多久才使用和查看mail box,讓你可以大概評估各位員工的工作量和效率。

監管方法2: 善用Project Management Apps

市面上有很多不同種類的Project Management Apps, 如TrelloBasecamp等,也有一些線上表格軟件,如Excel Online、Airtable等工具,可以方便主管和員工管理、組織和分配各種工作項目,除了可以有效地在家跟進項目的進度和細節,又可以方便與同事們傳送和共享,這樣員工便可以簡單直接地在家中也清楚知道自己的工作任務,主管又可以方便快捷地確保員工的工作效率和生產力。

監管方法3: 自動報告工作進度

如果你對自己的員工有足夠的信任,而且團隊成員數目較少,可能大約在10-20人左右,那麼你還可以選擇實施Daily Reporting,讓員工在每一天工作結束前向你或主管send一個簡短的message或email,說明和總結他們當前正在follow-up哪些projects、進度又是如何、完成了哪些tasks等,這樣也可以有效地在不能見面的情況下確保項目進度如常。

監管方法4: 保持線上溝通和打卡

在家工作的工作夥伴中,其中最不能缺少的就是即時通訊工具,如Google Handouts、Microsoft Team、Slack等,員工在家工作更應習慣這種即時性的訊息來往,在工作時應保持上線,方便進行即時的線上溝通,主管也可透過線上軟件的「online」的圖示來檢查員工有否在家中工作。另外,也可訂立定期匯報時間,例如早上9點前和放lunch前要「打卡」,讓團隊成員知道各人的工作時間,方便大家儘量在工作時間內討論工作,避免妨礙大家的非工作時間,也藉此「知道」員工是在電腦旁和在線中。

疫情持續反覆,Home Office或輪更工作可能還需要維持一段時間,公司經理和主管都需要找出最適合你行業的模式確保員工在家工作的效率和成效,適時檢討政策和改善方法迎接new normal。

 

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