【婉拒錄取】如何禮貌地reject offer?HR教路要有5大步驟 內附婉拒信範本

【婉拒錄取】如何禮貌地reject offer?HR教路要有5大步驟 內附婉拒信範本

想知道一份工作是否適合自己, 除了閱讀求職廣告的描述外,求職者亦能夠透過在面試中與面試官或人力資源從業員(HR)的交流,及對實際工作環境的觀察,以了解更多這份工作及這所企業的文化。如果在應徵的時候,求職者已經知道工作不適合自己,就可以馬上準備尋找新的工作。不過,若然應徵的公司向你提出offer,大家應該如何禮貌地拒絕?另外,大多打工仔求職時都會寄出CV予多間公司,希望增加獲聘機會;如果有幸獲得A公司的offer後,再得到B公司更優厚的offer,打工仔又應如何拒絕前者?

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人力資源專家Johnny C. Taylor Jr.在美國網上媒體USA Today,向打工仔傳授禮貌地拒絕offer的技巧。他指最佳拒絕的方法,是先口頭通知招聘的HR,再以書面回覆的形式拒絕offer。書面回覆的內容應該要說明你拒絕offer的原因,雖然過程會讓人感到不舒服,但也應該要給予對方一個確實的回答。

Johnny提到拒絕Offer的時候,需要考慮以下5大步驟:

1/ 對於公司的提議作出及時的決定

你需要禮貌並專業地,作出一個簡短的陳述,讓對方知道你對於公司提出的條件有怎樣的回應,回答應該要明確,讓對方一看就懂。

2/ 感謝僱主的提議

公司給予你難得的機會,你應該要正式向對方致謝,感謝對方的建議。

3/ 盡快以口頭及書面回覆僱主

在口頭回覆僱主之後,要盡快以書面作出回覆,中間不能相隔太長的時間,最好在同一日內進行。

4/ 表示拒絕的原因

如果你是因為價錢而拒絕,就要小心傳達你的想法。理由有關接受另一個offer或者認為工作內容不適合自己,就不用詳細說明原因,簡單地提供理由就好。

5/ 表明未來會考慮對方的提議

拒絕的同時,你對可以向對方表明,在未來有機會的話,會希望在對方的公司工作。整封書面回覆有兩至三個簡單的段落就足夠。

另外,Johnny提醒各位求職者,在拒絕offer的時候,要注意自己的用字和態度,否則很容易會對你的形象有負面的影響。

延伸閱讀:【職場文化】放棄offer後 竟獲HR暖心千字文回覆 求職者感動:做唔到同事都想做朋友!

延伸閱讀:【見工面試】喺Interview試伏自救?微軟前HR副總裁:4大面試中伏位係⋯⋯

打工仔能得到多間公司的offer,絕對是實力的表現;但有實力不代表有運氣,因為你的新工分分鐘是一個「伏」!要避免中伏,有牛津學者認為可參考以下4個要點︰

【見工面試天書】

面試對答篇︰自我介紹預期薪金點解離開舊公司?點解想喺呢度做?優點係咩?缺點係咩?上一份工點解被炒?最後仲有咩問題?

電話/視像面試篇︰電話/視像面試技巧製作視像面試貓紙技巧

【2023薪酬趨勢】

銀行及金融業資訊及通訊科技業人力資源及行政職位

打工仔有更好的offer當然是一件好事,但有時或會擔心從一個「地獄」跳進另一個「地獄」,所以大家在見工面試時要多加留神,如果遇到以下6個中伏位,就要慎重考慮是否接受offer!

中伏位一:面試過程非常混亂
公司多次更改面試日期或時間、面試官嚴重遲到、HR對應徵者表現不禮貌,這些徵兆皆顯示公司不重視和尊重人才。

中伏位二:工作氣氛不佳
見工時不妨觀察一下工作間的環境和氣氛。狹窄的工作間、同事之間零交流、有人高聲地發號施令或責備同事、員工看起來很沮喪等,這些都可能反映公司有高壓的企業文化。

中伏位三:崗位、職責不明
招聘廣告沒有列明具體的職位描述、面試官也未能清楚説明崗位的工作範疇,這可能表示這間公司管理出現問題、分工不明確,也沒有清晰界定各同事的職責。

中伏位四:高高在上的面試官
為了控制成本,HR壓價是無可厚非的。不過假若HR無理地壓價(大幅壓低申請人填寫的期望工資)、討論過程中貶低應徵者,就顯示這家公司不尊重和善待員工。

中伏位五:面試後即時聘用
面試後,部門主管或HR一般需時一至兩星期,進行内部討論,或篩選候選人進入下一輪面試。如果你面試後即時獲聘,或許是因為你的表現非常突出。不過若你認為自己表現平平、或申請的職位屬高層而卻即時獲聘,或許代表這個職位並不受歡迎,要慎重思考應否接受這個offer。

中伏位六:公司離職率高
如果你觀察到一家公司的招聘廣告經常更新、數量繁多,這可能表示員工離職率很高。你可以向面試官確認「企業是否正在拓展業務?」答案若是沒有或含糊不清,你就需要多加思索這份工作是否適合自己了。

延伸閱讀︰【職場熱話】薪酬低於入息中位數2萬元 事主感自卑:註定成世都係咁?

【婉拒錄取Q&A】

Q︰明白了以上5個步驟,但可以提供婉拒錄取的電郵範本嗎?

A︰以下是拒絕offer的2個電郵範本︰

Dear [Hiring Manager],

Thank you so much for this offer, and for the opportunity to get to know more about you and Company XYZ. However, I have to decline the opportunity to fill this role on your team.I just accepted a marketing role with a different organization.

If you’re still actively searching to fill this open position, I do know someone who could be a great fit. I would be happy to pass along their contact information.

Again, it was a pleasure to meet you and everyone else at Company XYZ, and I look forward to staying in touch. I just sent a connection request on LinkedIn, so definitely don’t be a stranger!

Yours Sincerely,
[Your Name]

範本#2:

Dear [Hiring Manager],

Thank you so much for your time and for considering me for the position. Apologies for the last minute change. But I would like to inform you that I will be withdrawing my application as I have been offer…(withdraw reason) 

I wish you all the best and hope we cross paths in the future. 

Kind Regards
(Your name)

Q︰如果我婉拒了錄取,往後再申請同一公司的職位,獲聘機會會降低嗎?

A︰如果求職者有禮地跟隨以上5個步驟,寫出一封得體的婉拒錄取電郵,再申請同一公司時相信不會有太大影響。而且,該公司當時已給了你一個工作機會,便證明你是一位適合的人選。

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