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【推薦信｜工作】見工畀Reference Letter最佳時機係？向HR提交推薦信的4大重點
【推薦信｜工作】見工畀Reference Letter最佳時機係？向HR提交推薦信的4大重點
2024-06-14
僱主及人力資源從業員（HR）進行職位招聘時，都會透過求職者提交的文件及面試的表現，了解他是否適合相應的職位。求職者在以往的工作表現，亦是HR的着眼點之一，因為不少企業都會要求推薦信（Reference Letter），面試時應該甚麼時候提交比較適合？
美國休士頓紀事報（The Houston Chronicle）營運的新聞網站Chron，早前發表Reference Letter的相關文章，談及參與工作面試，向HR發信的適當時機。CTgoodjobs編輯部整理為4大重點，好讓各位求職者能參考。
點圖了解更多：
1/選擇時間點的重要性
假如求職者希望自己看起來是一個循規蹈矩的人，最好細閱職位的申請守則，因為不少公司都會明確要求應徵者提供Reference Letter，與及推薦人的資料。
文章引述招聘人員Heather Olson於其他報章的分享，他指假如求職者能夠在履歷提供推薦人的姓名及聯絡資料，會是在一眾求職者脫穎而出的因素。
然而，當你在申請時提及推薦信，可以顯示你為人主動，職位剛好要求這個元素，對求職來說絕對是一項優勢。
2/根據公司要求做事
文章指最安全的策略是按僱主的意願，決定應否提交工作推薦信，因為如果僱主的招聘程序是單純聯絡推薦人，附上推薦信就會變得多餘。
如果職位招聘廣告或申請表上沒有講明，你可以向HR確認是否應該提供相關的內容。
3/面試前與後
賓夕法尼亞大學（University of Pennsylvania）曾經提到僱主透聯繫推薦人及遙距背景調查，是高等教育在篩選的標準做法，能夠大大減少學校面試的參加人數。
如果招聘人員想在過程中確認你的工作表現，你可能會被要求提早遞交推薦信。文章提及想提高說服力，最好是找現任或上一任上司為你撰寫推薦信，這樣會更有說服力。
僱主會希望在面試結束時，或結束面試的幾天內，要求應徵者提供推薦信。作為為你寫信的推薦人，很可能會在面試後收到公司的聯絡，最好提前告你的推薦人，讓他們能做好準備。
4/面試的禮儀
面試後發送一封感謝電子郵件，是表現求職者禮儀的其中一種方法；然而透過感謝信發送推薦信亦都是，一種常見的做法。
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Q：請上司幫忙寫Reference Letter有甚麼技巧？
A：
1/ 提早要求Reference Letter
普遍情況下，打工仔至少要在兩周前，向上司要求推薦送，對方才會有足夠時間做準備，為你寫一封有質素的Reference Letter。
2/ 帶一點阿諛奉承
在這種情況下，阿諛奉承在所難免，你可以分享與上司合作的愉快程度、如何重視他的意見，或者從他身上學到甚麼來開始拜託對方寫Reference Letter。不過不能過火，否則就會顯得沒有誠意。
3/ 要求簡單明確
要以直接了當的方式，向你的上司索取Reference Letter，提及要求目的、他需要交信的日期。由於上司沒有義務幫你寫Reference Letter，因此你必須表現得非常有禮。
4/ 提供所有必要的詳細資料
當你提供的資料越多，上司就越能撰寫出一封出色的推薦信。例如：你可以向對方提及你的優點及相符的經驗，他們在寫信的時候，就會考慮將這些特點加入內容。
5/ 留對方一條後路
由於上司沒有義務為你寫推薦信，因此在信中，你不能夠表現出強迫的感覺，要留給對方拒絕的餘地，最好是提供簡單的方式來拒絕。
Q：拜託上司或前上司寫Reference Letter，有甚麼不能做？
A：1/在對方未同意的情況下，於履歷表上將對方標為「推薦人」
將對方當成推薦人時，請先徵求他們的同意。這是一種禮貌，代表你尊重對方。向對方解釋要求他們給你寫推薦信的理由，並詢問他們是否願意寫。你需要得到對方的許可，確保得到他們同意為你的技能和能力作證。
2/不要因為對方拒絕而感到不悅
如果有人拒絕了你的請求，最好的處理方法為禮貌地道謝，感謝他們的時間和考慮。相反，考慮另一個人選，要求他們為你寫推薦信。
3/不向對方提供細節
當你要求別人為你寫推薦信時，要明確告訴他們當中細節。告訴推薦人截止日期，讓他們有足夠的時間來寫推薦信。如果上司或學校希望有推薦信的特定格式，請提供相關的訊息，以便他們作出相應的準備。
4/給予虛假的訊息
確保你向推薦人提供真實的訊息。一封推薦信必須展示你真實的優點和能力，幫助學校或公司了解為甚麼你適合相關的崗位。如果你選擇對你有一定了解的推薦人，他們可以積極而真實的方式談論你的品格及成就。
5/忘記向對方道謝
一旦對方答應為你寫推薦信，必須向對方道謝。你可以便箋或電子郵件，表達你的感激之情。在內容中，向對方表達對他們花時間為你寫推薦信的謝意。如果你成功獲得工作機會，相信你的推薦人大概也樂於知道他們能夠為你提供幫助。
Q：上司不願意寫推薦信該怎辦？
1/自己撰寫：
你可以自己撰寫一份推薦信的草稿，列出你的工作成就、能力和優點等。然後，你可以請求公司的人力資源部門或其他負責人簽署這封信。這樣做的好處是，你可以掌握內容，確保推薦信中包含你認為重要的信息。
2/尋求其他人的幫助：
如果你的老細不願意提供推薦信，你可以考慮尋求其他同事或上司的幫助。找到對你的工作有深入了解並能提供具體證明的人，請他們撰寫一封推薦信。這樣可以確保新僱主得到對你工作能力的客觀評估。
3/強調其他證明材料：
除了推薦信，還有其他方式可以證明你的工作能力和表現。例如，你可以提供工作成果的樣本、獎項證書、顧客反饋或其他能夠展示你的專業能力的材料。這些材料可以作為你申請新工作時的證據。
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