【推薦信|工作】搵工需要幾多封Reference Letter?要有呢個數先足夠!

【推薦信|工作】搵工需要幾多封Reference Letter?要有呢個數先足夠!

推薦信(Reference Letter)是對於求職者個人能力、品德及經歷的「佐證」,由與求職者共事的人士撰寫,透過個人故事點出求職者的特質,並概括適合其職位的原因。雖然未必每間公司都會要求應徵者提供Reference Letter,但會大大提高求職成功率。不過,Reference Letter是否越多越好?

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Q:找工作時需要多少封Reference Letter?

A:美國財經月刊Entrepreneur曾發表推薦信相關的文章,當中提及招聘經理普遍想收到至少1封的推薦信。

文章中,指出應徵時提交3至5封推薦信是最佳方法。

「說時容易做時難」,實際上想要找人寫推薦信已經是很難,其實擁有2封就很穩陣。

Q:工作推薦信是否越多越好?

A:未必,視乎職位及專業範疇需要。普遍3至4封已經是很足夠招聘人員參考,評估你是否適合應徵的職位。

假如你假設「以量取勝」,將曾經獲得的推薦信都提交給招聘人員,可能會增加對方的工作量。

Q:應該提交誰為我寫的推薦信?

A:上文提及2封推薦信較為穩陣,除了一封是剛離職的上司;另一封是對上一份工的主管。

其餘的推薦信假如是太陳年,就建議不要提交。

Q:應屆畢業生沒有工作經驗,沒有Reference Letter能作求職時使用怎麼辦?

A:如果你是應屆畢業生,找教授講或者講師撰寫推薦信會是不錯的選擇,最好是對方可以為你在職位相關領域技能的教授。

他可能是你在寫畢業論文與你經常見面或碰頭的教授。最好趁對方對你還有深刻印象時,向對方提出要求,申請推薦信。

假如你有參加學生會或課外活動,可以邀請領導及相關成員去為你寫推薦信。

Reference Letter Q&A

Q:拜託上司寫Reference Letter有甚麼技巧?

1/ 提早要求Reference Letter

普遍情況下,打工仔至少要在兩周前,向上司要求推薦送,對方才會有足夠時間做準備,為你寫一封有質素的Reference Letter。

2/ 帶一點阿諛奉承

在這種情況下,阿諛奉承在所難免,你可以分享與上司合作的愉快程度、如何重視他的意見,或者從他身上學到甚麼來開始拜託對方寫Reference Letter。不過不能過火,否則就會顯得沒有誠意。

3/ 要求簡單明確

要以直接了當的方式,向你的上司索取Reference Letter,提及要求目的、他需要交信的日期。由於上司沒有義務幫你寫Reference Letter,因此你必須表現得非常有禮。

4/ 提供所有必要的詳細資料

當你提供的資料越多,上司就越能撰寫出一封出色的推薦信。例如:你可以向對方提及你的優點及相符的經驗,他們在寫信的時候,就會考慮將這些特點加入內容。

5/ 留對方一條後路

由於上司沒有義務為你寫推薦信,因此在信中,你不能夠表現出強迫的感覺,要留給對方拒絕的餘地,最好是提供簡單的方式來拒絕。

向上司要求推薦信的範例︰

Dear [your boss name, using their preferred title],

I am writing to ask if you will provide a letter of recommendation for me as I apply to [company and role].

Since my application is due [date], your recommendation needs to be received no later than [date needed]. If this schedule is not feasible or if you''''''''''''''''d rather not write a recommendation, I''''''''''''''''d appreciate it if you could let me know as soon as possible so I may reach out to someone else.

Write a sentence or two talking about your relationship with the person you''''''''''''''''re writing and mentioning any details you think they may want to address in your recommendation. For example, I learned so much working with you on the ABC project and I think you know me well enough to provide insight into my work.

Thank you very much for considering my request. I have attached a copy of my resume for your review.

If you have any questions or need any further information from me, please don''''''''''''''''t hesitate to let me know.

Sincerely,

[Your name]

Q:拜託上司或前上司寫Reference Letter,有甚麼不能做?

A:1/在對方未同意的情況下,於履歷表上將對方標為「推薦人」

將對方當成推薦人時,請先徵求他們的同意。這是一種禮貌,代表你尊重對方。向對方解釋要求他們給你寫推薦信的理由,並詢問他們是否願意寫。你需要得到對方的許可,確保得到他們同意為你的技能和能力作證。

2/不要因為對方拒絕而感到不悅

如果有人拒絕了你的請求,最好的處理方法為禮貌地道謝,感謝他們的時間和考慮。相反,考慮另一個人選,要求他們為你寫推薦信。

3/不向對方提供細節

當你要求別人為你寫推薦信時,要明確告訴他們當中細節。告訴推薦人截止日期,讓他們有足夠的時間來寫推薦信。如果上司或學校希望有推薦信的特定格式,請提供相關的訊息,以便他們作出相應的準備。

4/給予虛假的訊息

確保你向推薦人提供真實的訊息。一封推薦信必須展示你真實的優點和能力,幫助學校或公司了解為甚麼你適合相關的崗位。如果你選擇對你有一定了解的推薦人,他們可以積極而真實的方式談論你的品格及成就。

5/忘記向對方道謝

一旦對方答應為你寫推薦信,必須向對方道謝。你可以便箋或電子郵件,表達你的感激之情。在內容中,向對方表達對他們花時間為你寫推薦信的謝意。如果你成功獲得工作機會,相信你的推薦人大概也樂於知道他們能夠為你提供幫助。

Q:想要求前上司寫Reference Letter,但怕對方忘記自己該怎辦?

1/提醒對方你是誰

文章指,很多打工仔都誤會,前上司會記得你;實情是職場上人來人往,對方未必能記住你是誰。

建議各位減少使用「如你所知」(As you know)及「你可能聽說過」(You may have heard)的片語作電郵的開場白;最好是簡單地介紹自己,並提醒對方你是誰。

盡可能提及相關的細節,例如你有出色表現的專案或者當時一起合作的同事,那就能避免對方回信說「你是誰?」

盡量在3句內寫上個人取得的作就與目標,以及聯絡他的理由,當你告訴對方有關個人及專業上的發展,他就能跟上你的腳步,讓他能夠理解你的請求。

2/注意你的語氣

你要知道自己已經相隔一段時間,沒與對方工作,即使你們本來的關係有多好,也請你用尊重的語氣展開對話,始終這次你是要求對方幫忙。

最好以禮貌而又保持距離的語氣接近對方,避免顯得過度友好或負面。

文章建議打工仔先起草個人訊息,並大聲讀出內容,在對方的角度評估個人語氣,嘗試問自己,如果對方收到這封信件,他會否覺得適合。

3/詢問最佳的聯絡方式

在你詳細地向對方提出請求時,最好先詢問一下對方,了解對方偏好的聯絡方式。

你可以先透過引用舊電郵或社交平台的訊息,問對方用哪種方式聯絡。

向對方提問,「我想請問你有關一間公司的問題,未知你有否時間回答,如果可以的話,請問最好用哪種方式聯絡你?還是你希望我用電郵聯絡你?」

讓對方選擇偏好的方法,並告訴對方,你尊重他的時間及工作流程。

4/向對方明確地表示請求

假如你已經知道對方偏好的聯絡方式,你可以向對方發送一封清晰而簡單的訊息,幫助對方了解你的請求,以詳細的方式告訴對方你的資訊,不要吝嗇給予對方例子及指引。

文章舉例,如果你要求對方撰寫特定職位的推薦信,就要告訴對方相關工作的內容描述,建議他着重的領域,並提醒你在特定專案中有良好的表現。告知對方特定的截止日期亦都非常重要。

你應該清楚地向對方說明,他如何能幫助你,使他能夠為自己的工作作出安排,或告訴你他有否時間應付。

5/向對方作出回報

如果對方答應你,你應該要找一個圓滿的方式作出回報。不論是你是請他吃飯,還是以其他方式回報對方,你也應該努力地向對方提出建議。

可以向對方說:「我真的好感謝你花時間,處理我的請求,有甚麼事我能夠幫忙,或者回報你提供的幫助?我非常樂意在向你提供幫助,或者請你吃午餐,讓我們能重聚聊聊天。」

表明互惠互利的意圖,能夠以積極又難忘的方式結束這段對話,更可能加強對方在你職業生涯中扮演的角色與你們之間的關係。

與較久沒聯絡的人聊天,可能會是令你感到困擾的事,但你會發現這種是更新人脈的方式。

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