【推薦信|工作】點解HR會要求Reference Letter?對求職過程有咩影響?

【推薦信|工作】點解HR會要求Reference Letter?對求職過程有咩影響?

【推薦信|工作】點解HR會要求Reference Letter?對求職過程有咩影響?

想成功獲得心儀工作的機會,當然就要做好準備,在面試時攜帶所需的資料及文件是必須。你有否曾經想過,應徵公司要求你提供相關個人資料的原因,例如為甚麼人力資源從業員(HR)會要求你提供推薦信(Reference Letter?

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為甚麼公司會要求提供Reference Letter?

●商業雜誌Entrepreneur指出推薦信能夠透過履歷無法提供的方式,告知HR你擁有的技能、性格特質及關鍵背景資料,添加個人化元素,從而展示你的能力及品格。

●人力資源解件方案供應商Airswift表示,撰寫推薦信的推薦人能夠證明你的經驗正確無誤,同時能夠以客觀的第三者角度談論你。

●由於你能否真正獲得這份工作,對推薦人來說並不重要,代表他們可以告訴潛在僱主,你的工作方式,以及他們認為你是一個出色員工的理由。

●Airswift強調,第三者的稱讚比個人自誇更有說服力,全因為他們能夠提供真實無偏見的數據。

Reference Letter對求職過程有甚麼影響?

●職業發展指導Simona Luca表示推薦人與推薦信對職位申請成功與否,有着至關重要的作用,他將申請過程比喻為一個銷售市場營銷過程,而職位申請人就如一件產品,當平常我們購買一個產品時,都會首先在互聯網上搜索評論及推薦。

●推薦信對個人的工作表現、社交技巧等方面的評估情況,他們將影響HR是否邀請你進行面試的決定。

●Simona提醒求職者,應該仔細檢查推薦信中的措辭,因為在字裡行間,前僱主透露了他們對你的真實看法。

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【Reference Letter Q&A】

Q:如果想邀請別人為自己寫推薦信,應該怎樣做?

A:

1/標題寫清楚來意

作為打工仔,每日接收的電郵從數封、數十封至數百封不等,未必有足夠的時間打開每封郵件。

電郵的標題可以作電郵的簡介,並告知收件人自己的來意,因此最好以簡而精的方式,讓對方知道自己來信是希望邀請對方寫Reference Letter,標題可以寫「Reference Letter for(英文全名) 」。

2/簡單問候,並說明目的

信件的開首,你可以先向對方問候,表示希望他一切安好。

其後,簡單說明自己的狀況,希望得到對方的幫助,為自己寫Reference Letter。

3/感謝對方在過去的幫助

求職者可以首先感謝對方在過往工作時的幫忙,以及對於自己在領域的正面影響。

4/強調對方是最佳人選

這部分求職者可以強調對方對自己的經驗及技能的了解,絕對是為自己撰寫Reference Letter的最佳人選。

5/感謝對方考慮請求

最後求職者可以向對方道謝,感謝對方耐心閱讀這封信,考慮自己的請求。

6/提及電子郵件附件有參考

告知在郵件中有應徵職位的職位描述及個人履歷,可以讓他在撰寫Reference Letter時參考。

7/讓對方不要為此感壓力

結語時可以告訴對方,明白對方可能會因為工作繁忙,未必能夠為自己撰寫Reference Letter,讓對方要因此介懷。

8/再次道謝,並讓對方隨時聯絡自己

求職者最後可以向對方再次道謝,並告知對方假如有任何疑問可以聯絡自己。

英文Reference Letter邀請信範本:

Dear 【Recipient】,

I hope you''''''''re doing well since our last conversation. I am trying to seek your assistance with my job application by kindly asking for a letter of recommendation. Your support would mean a lot to me.

 I want to express my gratitude for the invaluable help and guidance you provided during my time at 【company】. Your mentorship has been crucial in my career growth as a 【job area】. I feel privileged to have had the opportunity to learn from you and develop important [job-related] skills. Your respected reputation and popularity make me believe that your reference letter would have a significant impact. Moreover, your personal knowledge of my experience, skills, and work ethic makes you the ideal candidate to write an impactful and honest letter of recommendation on my behalf.

 Thank you for considering my request. Attached to this email, you will find the job description and my most recent resume for your review. It would be an honor you could write a reference letter for me, but I completely understand that you might be busy with work and unable to help me at this time. Please feel no pressure in this matter, as I genuinely appreciate your consideration either way.

In case, you have any questions or require further information, please do not hesitate to let me know.

 

Q:請上司幫忙寫Reference Letter有甚麼技巧?

A:

1/ 提早要求Reference Letter

普遍情況下,打工仔至少要在兩周前,向上司要求推薦送,對方才會有足夠時間做準備,為你寫一封有質素的Reference Letter。

2/ 帶一點阿諛奉承

在這種情況下,阿諛奉承在所難免,你可以分享與上司合作的愉快程度、如何重視他的意見,或者從他身上學到甚麼來開始拜託對方寫Reference Letter。不過不能過火,否則就會顯得沒有誠意。

3/ 要求簡單明確

要以直接了當的方式,向你的上司索取Reference Letter,提及要求目的、他需要交信的日期。由於上司沒有義務幫你寫Reference Letter,因此你必須表現得非常有禮。

4/ 提供所有必要的詳細資料

當你提供的資料越多,上司就越能撰寫出一封出色的推薦信。例如:你可以向對方提及你的優點及相符的經驗,他們在寫信的時候,就會考慮將這些特點加入內容。

5/ 留對方一條後路

由於上司沒有義務為你寫推薦信,因此在信中,你不能夠表現出強迫的感覺,要留給對方拒絕的餘地,最好是提供簡單的方式來拒絕。

Q:拜託上司或前上司寫Reference Letter,有甚麼不能做?

A:1/在對方未同意的情況下,於履歷表上將對方標為「推薦人」

將對方當成推薦人時,請先徵求他們的同意。這是一種禮貌,代表你尊重對方。向對方解釋要求他們給你寫推薦信的理由,並詢問他們是否願意寫。你需要得到對方的許可,確保得到他們同意為你的技能和能力作證。

2/不要因為對方拒絕而感到不悅

如果有人拒絕了你的請求,最好的處理方法為禮貌地道謝,感謝他們的時間和考慮。相反,考慮另一個人選,要求他們為你寫推薦信。

3/不向對方提供細節

當你要求別人為你寫推薦信時,要明確告訴他們當中細節。告訴推薦人截止日期,讓他們有足夠的時間來寫推薦信。如果上司或學校希望有推薦信的特定格式,請提供相關的訊息,以便他們作出相應的準備。

4/給予虛假的訊息

確保你向推薦人提供真實的訊息。一封推薦信必須展示你真實的優點和能力,幫助學校或公司了解為甚麼你適合相關的崗位。如果你選擇對你有一定了解的推薦人,他們可以積極而真實的方式談論你的品格及成就。

5/忘記向對方道謝

一旦對方答應為你寫推薦信,必須向對方道謝。你可以便箋或電子郵件,表達你的感激之情。在內容中,向對方表達對他們花時間為你寫推薦信的謝意。如果你成功獲得工作機會,相信你的推薦人大概也樂於知道他們能夠為你提供幫助。

Q:找工作時需要多少封Reference Letter?

A:美國財經月刊Entrepreneur曾發表推薦信相關的文章,當中提及招聘經理普遍想收到至少1封的推薦信。

文章中,指出應徵時提交3至5封推薦信是最佳方法。

「說時容易做時難」,實際上想要找人寫推薦信已經是很難,其實擁有2封就很穩陣。

Q:工作推薦信是否越多越好?

A:未必,視乎職位及專業範疇需要。普遍3至4封已經是很足夠招聘人員參考,評估你是否適合應徵的職位。

假如你假設「以量取勝」,將曾經獲得的推薦信都提交給招聘人員,可能會增加對方的工作量。

Q:應該提交誰為我寫的推薦信?

A:上文提及2封推薦信較為穩陣,除了一封是剛離職的上司;另一封是對上一份工的主管。

其餘的推薦信假如是太陳年,就建議不要提交。

Q:應屆畢業生沒有工作經驗,沒有Reference Letter能作求職時使用怎麼辦?

A:如果你是應屆畢業生,找教授講或者講師撰寫推薦信會是不錯的選擇,最好是對方可以為你在職位相關領域技能的教授。

他可能是你在寫畢業論文與你經常見面或碰頭的教授。最好趁對方對你還有深刻印象時,向對方提出要求,申請推薦信。

假如你有參加學生會或課外活動,可以邀請領導及相關成員去為你寫推薦信。

延伸閱讀:【推薦信】辭職有學問!5個拜託上司寫Reference Letter的技巧 內附範例助你輕鬆搵工
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