指導新同事的困擾

指導新同事的困擾

鄭永揚 Andrew Cheng

資深企業培訓顧問、職業治療學理學碩士;具演說魅力,為中港澳公營及商業機構提供專業人才培訓10多年;推廣社區教育,致力將正向工作人生觀植入人心。

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今天飯聚的主角是一班來自不同公司和崗位的管理人,其中有初晉升的,亦有經驗豐富的前輩。原本以為大家說說新一年的願望,目光本來集中在年青人身上,想聽聽他們的計劃順便給點意見。

怎料到一名前輩突然長長的嘆氣說:「 我已經不敢計劃要求下屬上進或有甚麼貢獻,只求日常不要弄出甚麼大麻煩,已經很高興了。」

更想不到的是頗多人對這話題有興趣,馬上引起不少資歷深厚的管理人加入:「我越來越不明白這些『後輩精英』的思維,在學校或許成績成績優異,在履歷表上形容得天花亂墜,但實際工作時的表現卻令人失望,簡直錯漏百出!」

其他朋友也是差不多的在抱怨:「我的年紀不輕,要應付手上的工作已經很吃力,還要花時間教導這些沒有即時生產力的新同事?這可不化算!」

「我也有同感,還期望可以每年抽多點時間處理策劃的工作,結果花在培訓同事的時間反而佔了很大的比重。」

「公司的經營前景不算穩定,還要處理這些新同事,最可恨是流失率高的驚人,每年不停如流水作業般的培訓、熟習,然後離職的重複流程,真的吃不消!」

另一位前輩哈哈笑地說:「所以呢,我在兩年前已經將培訓的責任移給下屬了!現在由我的副手負責。只有通過了幾個月試用期3至5個月的同事才由我接手。」

多名前輩贊成,原來有不少管理人也用上這方法來舒緩自己的工作壓力。

這下輪到年輕的管理人大叫:「原來這就是我們惡夢的成因!」

然後大家搶著發言:「我們只是新晉升的小人物,自己還在適應新崗位,工作量不輕哪有時間和心力學習如何指導新同事?」

「我自己也需要被提點,但現實是很多情況找上司傾談也不容易,何況要學習有系統的指導技巧?」

「處理新同事的培訓壓力真的很大!很多時候他們提出的問題十分尖銳和有創意,例如公司的營運方針為何不能靈活面對市場變化,為甚麼公司的程序如此官僚等等,我根本不懂得回答。」

「唉!懂得回答、有經驗的上司避得老遠,卻推我們這些初學者上陣!即使搞盡腦汁處理,結果下屬也不滿意,我想大家也試過罷。現在每次臨近指導或者下屬找我詢問工作內容,我都會緊張得胃痛。」

我說:「上司將工作分配及中層管理人處理,其實大可視為正面的磨練。即使是新晉升的管理人,也可以藉此培養自己的領導風格。」

大部分前輩點頭,正想發表意見時被我揮手製止,我繼續說:「但也要確保下屬能完成指導的工作,如果下屬遇到問題,作為上司的應該自動提供協助。」這話令這些前輩為之語塞。

我再揮手制止想搶著認同而發言的年輕人:「這些準則其實對你們也適用,無論如何也不應將需要求助下屬拒之門外。現在大家了解上級期望中層管理人負起帶領新同事的工作,剩下來的,便要計劃如何進行和怎樣取得支援了。」

終於大家靜了下來,我再說:「至於如何指導新同事,其實不必每次會面都想像成正式的指導會議 也不必刻意將話題儲起,留待正式會面才交流;如果是一些簡單的建議或者分享同事完成一件工作後的意見等等,可以隨意一點,在工作現場或小休時交流。慢慢地同事便會習慣你的指導風格,而且你也不會因此而緊張,影響了表現。

我望向前輩們說:「說到底,指導下屬除了交代工作或資訊之外,也是促進雙方關係的直接途徑,而且對方更會在過程中確立對你的形象,所以要好好珍惜每次的機會!」

你呢?樂於與下屬溝通,還是把心思放在找藉口逃避?

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