【電郵技巧】6大職場Email中伏位!送信時間唔恰當都中選?呢2個時間Send Email最好!

【電郵技巧】6大職場Email中伏位!送信時間唔恰當都中選?呢2個時間Send Email最好!

職場上,電郵是職場上的重要溝通媒介,打工仔每天都接收及回覆多封電郵,想要在上司、客戶及同事面前保持專業形象,在撰寫郵件時就要打醒十二分精神,避開陷阱。

台灣「Social Lab社群實驗室」早前就利用全台最大社群口碑聆聽工具《OpView社群口碑資料庫》追蹤近一年內「職場信件NG行為」,分析全台網路熱議分析出6大職場Email中伏位!

點圖了解更多:

6/ 主旨不清楚

沒有清晰地點出信件的內容重點,收件人無法迅速了解重心內容,很容易就會造成時間浪費。

建議:

撰寫郵件主旨時,謹記:保持精簡(手機版字限25至30字符為最佳)、將關鍵字放在最前方及確保標題能夠準確地傳達郵件內容。

5/用語不正式/禮貌

撰寫電郵時,沒有保持應有的禮貌,很容易會令收信人感到不悅,甚至會影響團隊及合作關係。

建議:

Email 行銷公司 EmailTooltester曾經進行調查,選出10大討厭行為,包括:「電子郵件使用表情符號或笑臉」、「在電子郵件中用暱稱稱呼某人」、「在電子郵件中加入 GIF 或迷因圖像」、「過度使用驚嘆號」、「電子郵件的開頭沒有說『嗨』或『你好』」等等,很多都是與郵件是否禮貌有關,建議打工仔審閱郵件時,嘗試以第三者角度出發,仔細檢查有否讓人感到不悅的地方。

4/內容冗長無排版

撰寫郵件並非作文,假如你的內容過於囉唆,收件人需要用更多時間消化,很容易會拖延事情進度。

建議:

在正文段落,打工仔要清晰地表達來信的目的或要求;同時,要使用清晰、簡潔的句子適度的「分段換行」,避免所有內容擠在同一段,如果你想談及的事情,有數個事項也可以列點標項,清楚顯示每件事、每個重點,做了一目了然的效果。

3/寫錯收件人名字

當郵件出現錯字或未標明姓名的情況時,可能會給對方一種不受尊重的感覺,並留下不禮貌和不真誠的印象。

有網友表示「不喜歡遇到沒有寫清楚名字、想商業合作的郵件」,直言「廣發信感覺很沒誠意」,引起網友討論「還有打錯名字的,真的有夠沒禮貌」、「我也對廣發信觀感不好,覺得應該也不缺我合作啦」等。

建議:

正確書寫收件者的姓名是非常重要的,它是維持良好職場關係的關鍵。我們可以根據與收件者的關係、職務級別和熟絡程度來選擇適當的稱呼,以增強郵件的禮貌性和親和力。

2/發錯信件

工作時不小心發送了一封錯誤的信件,可能會造成相當尷尬的情況。

輕微的後果可能是損害個人的專業形象,嚴重的情況甚至可能導致企業機密資料的外洩。因此,在發送郵件前要格外謹慎,避免此類問題的發生。

建議:

對此網民在討論區發問「工作時誤發郵件怎麼辦」,引起了其他熱心網友的回應。其中有人分享了在Outlook中的解決方法,只要收件者還沒有打開郵件,就有可能在寄件備份中撤回郵件。

另外,Gmail的用戶在發送郵件後,畫面左下方會出現取消傳送的選項,可以自行設置撤銷的時間範圍,通常為5到30秒,超過這段時間後就無法撤回訊息了。這些方法可以幫助我們在不小心發送錯誤郵件時進行修正。

若無法成功撤回郵件,建議先檢查郵件存在的問題。可能是發送給了錯誤的收件者、內容或附件有誤,或者僅僅是有拼寫錯誤等。根據錯處,採取相應的措施,發送更正與道歉的郵件。這樣可以修正錯誤並表達歉意。

1/寄信時間不恰當

發送電郵的時間是一種學問,假如在假日或下班時間寄送郵件,可能會令收件人覺得煩擾。

曾經有不愉快經歷的網民表達,對周末收到工作訊息感到煩躁的情緒,引起了許多人的共鳴。

有網民表示「不喜歡私人時間處理公事」、「下班看到訊息會很難放鬆」、「可以回:已收到,星期一處理」等。

建議:

寄信時間建議於周一至周五的辦公時間(普遍為早上9時至6時)。

有網友認為「上午10點」及「下午3點」是郵件的黃金發送時段,這時工作者的效率通常較高,郵件被閱讀的機率也大幅提升;

相反,到下午5點後,大部分人開始準備下班,查收郵件的效率較低,想要傳達的訊息就很容易被忽略或擱置。

有甚麼職場禮儀是必學的?(點圖了解更多)

即睇4個步驟寫出專業英文電郵:

延伸閱讀:【職場英語】想喺Email快速表明目的? 教你7大「For your…」用法
延伸閱讀:【職涯規劃】30歲最後悔做過邊10件事?「拍拖太少」都上榜?
延伸閱讀:【職場熱話】好奇而家返工嘅人用乜中文輸入法多?網民:而家班00後好多都用普通話拼音啦!
延伸閱讀:【職場關係】10種職場「小人」典型特徵 小心過度友善 悲觀主義者

《CTgoodjobs2023年畢業生薪酬及就業調查》結果出爐

立即按此了解更多:https://bit.ly/46UT513


最新專訪片︰

【SHE Says】打破職業性別刻板印象 平衡領袖、媽媽身分 滙豐香港首席資訊科技總監Charlotte:我有克服所有困難的自信

⏩⏩  需要請人?立即刊登招聘廣告!  ⏪⏪

Look out for further updates on our Facebook fan page!

Related Articles

  • 【職場趨勢】88%打工仔返工會用AI 逾6成半僱主唔請缺乏AI技能員工

  • 【面試攻略】見工被問上一份工離職原因 6大模範答案得HR歡心

  • 【辦公室會議】調查:4分3會議沒有作用 近5成人指會議是加班原因!

  • 【職場熱話】見工間公司不允許外出食飯 事主:因為食飯問題拒絕Offer係咪好傻?

  • 【轉工轉行】調查指47%中年打工仔因為想有更高人工而轉工 有咩要考慮?

  • 【AI競賽】高達80%公司正投資AI市場 惟一半人不清楚使用AI的最佳方法

  • 【職場貼士】矛盾大對決 硬技能vs軟技能 邊一種可以令你搵多啲錢?

  • 【職場熱話】Appraisal低分感灰心 網民:可能得罪咗上司

  • 【求職攻略】每4人中有1人試過搵工焦慮 6個方法幫你克服求職負面情緒

  • 【職場趨勢】近年職場最受歡迎技能 LinkedIn:有呢種能力嘅員工升遷速度快8%

Jobs You Maybe Interested In

刊登招聘廣告
;
Follow CTgoodjobs for the latest career news, hot topics and recommended jobs!
Maybe Later Follow