【勞工法例丨資歷查核】見完新工未請就要求做Reference check?僱主有機會觸犯私隱條例?求職者可以點做保障自己?

【勞工法例丨資歷查核】見完新工未請就要求做Reference check?僱主有機會觸犯私隱條例?求職者可以點做保障自己?

不少僱主都會為應徵者做資歷查核(Reference check),主要目的是核實其工作經驗是否屬實及有沒有專業失德問題;人力資源從業員(HR)通常會在新員工入職後,才致電前僱主查詢。不過,最近有打工仔在討論區發文表示,新公司在未出Offer的情況下,便致電現職公司做資歷查核,「我甚至未同公司辭職,佢打去咪即係斷我米路」,令事主相當氣惱!

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事主表示,日前見工後面試官對其表現相當滿意,但HR表明要進行Reference check後才決定是否正式聘用。他認為程序有點奇怪,於是詢問朋友意見,遂發現大部分公司會在出Offer或入職後才做Reference check。同時,事主亦質疑Referece check是否聘請的關鍵。

按圖即睇網民對Reference Check的意見:

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網民A:HR想玩你?正常唔會咁做,我係你會見過第份工,騎牛搵馬你到時牛又無馬又無咪死。
網民B:好憎reference Check,我都同前公司分手啦,你走去問返個ex做乜?
網民C:我聽過會做完reference check先決定請唔請,最多係決定過唔過到試用期。
網民D:我有時覺得reference check對員工係極唔公平,萬一前老細好憎你要玩你,佢求其講幾句就影響埋你離開公司之後的機會。
網民E:有啲公司係做完reference check先出offer,主要睇公司政策同埋個請人程序有幾緊急。
網民F:正常都會確認你辭咗職先打去啦……個HR癲咗?!
網民G:其實HR打去通常唔會問工作表現,純粹想confirm你工作經驗堅定流,同埋有無犯過失德事件。

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根據個人資料(私隱)條例人力資源管理實務守則,僱主如果想從目前或前僱主或其他來源取得有關人士的評介,必須確保獲取求職者的書面或口頭同意。通常會由求職者自行填上3個或以上諮詢人姓名、公司名稱和職銜,以便日後進行Reference Check。

按圖了解6項保障資料原則︰

1/ 收集目的及方式
資料使用者須為直接與其職能或活動有關的合法目的,收集個人資料;收集的資料對該目的是必須及足夠的,但不超乎適度;而收集的方法應該是合法和公平的。
如果你直接向資料當事人收集個人資料,你應告知資料當事人是否必須提供資料、收集資料的目的、資料可能會被轉移給哪類人士,以及資料當事人可要求查閲和改正資料的權利及途徑。

2/ 準確性及保留期間
要求資料使用者採取所有切實可行的步驟,以確保持有的個人資料準確無誤,而保留時間不超過達致原來目的實際所需。

3/ 資料的使用
除非得到資料當事人自願給予的明示同意,否則個人資料不得用於「新目的」,即原先收集資料時擬使用或相關的目的以外的目的。資料當事人有權以書面通知,撤回先前曾給予的同意。

4/ 資料的保安
要求資料使用者採取一切切實可行的步驟,保障個人資料不會未經授權或意外地被查閲、處理、刪除、喪失或使用。

5/ 透明度
資料使用者須採取一切切實可行的步驟,確保任何人都能確定其在個人資料方面的政策及實務,以及獲告知資料使用者所持有的個人資料種類和使用於甚麼主要目的。

6/ 查閲及改正
賦予資料當事人可要求查閲及改正自己的個人資料的權利。若資料使用者拒絕資料當事人提出的查閲或改正的要求,便要提供理由。

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【Reference Check Q&A】

Q︰我在尋找諮詢人時,應該注意哪些要點才可以加分?

A︰一個可靠的諮詢人足以影響你的仕途,你可以先以電郵或電話通知幾位了解你之前工作表現和態度的前上司,並簡述你正在申請甚麼職位,讓他們知道應該集中講述你哪幾方面的優點。

1. 選擇合適的諮詢人
選擇與你工作有關的人,而且要對你有高評價,知道你的處事手法和工作態度,以工作或合作了數年的伙伴最為理想。很多人誤會一定要填上司,當然,填直屬上司最直接。但並不是每個人到離職時都能與上司保持良好關係,所以你亦可以考慮填同事或其他合作伙伴,只要會為你說好說話的便好。

2. 有策略地引導諮詢人
你不能只通知對方,然後祈求他們會為你講好說話。為了令他們對你的評價更符合招聘者的要求,你要有策略地在電郵中引導他們。例如要求列出1至2項適合新職位的技能及強項 、你曾參與過相關類似的工作項目、你與其他人的不同之處

3. 事後跟進
Reference check其實是讓僱主參考你的處事方式、個人性格,畢竟面試時間只有短短幾分鐘,面試官又怎能知道你是否適合。所以在選擇誰作諮詢人時,一定要細心。  不管你能否獲聘,你都要作跟進,例如謝謝你的諮詢人,感謝他們抽出時間。

延伸閱讀:【辭職學問】上司唔肯寫reference letter畀下屬 搞喊同事!網民:其實有OOOO咪夠!

Q︰除了前上司,我還可以找誰人任諮詢人(Referee)?

A︰選擇作為諮詢人的最佳人選應該:

.了解你的職業操守和工作態度。
.尊重你
.懂得好好表達自己
.同意作為你的諮詢人
.挑選那些曾和你一起工作過並且對你有高評價的人。 

(資料參考:Ladders)

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Q︰做Reference check時,其實HR會問諮詢人甚麼問題?

A︰就業篩選服務公司GoodHire曾發表文章,公開9條經典的Reference check題目︰

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