【人才管理】員工手冊10個常見錯誤 太多法律術語也是HR的錯?

【人才管理】員工手冊10個常見錯誤 太多法律術語也是HR的錯?
在員工入職時,人力資源部門都會向每名新員工派發員工手冊,讓HR告知公司的規章制度,以及協助新員工了解公司的運作。與此同時,部分員工手冊的內容上表達不清晰,更有些過份著重於法規,令人感覺艱澀難懂,難以傳遞正確信息。媒體福布斯的人力資源委員會就研究了HR在編制員工手冊的常見錯誤,以及如何避免這些錯誤。

員工手冊10個常見錯誤
1. 使用太多法律術語

大多數手冊都是基於合規性和法律法規編寫的,這使新員工感到困惑,而HR需要解答很多問題。員工手冊最初是讓員工更清晰了解當中內容,過多法律字眼產生更多問題。

解決方法︰將合規性和策略語言分開處理,或在內容中加上註解或重要信息標記,告訴他們的內容重點。

2. 試圖把每一種行為用規則化

如果企業希望與員工建立員工互信的關係,應避免在手冊中指導每種員工種種行為。手冊應重點關注一些重要的業務實踐和政策,例如設置對擁有健康工作環境的期望。

解決方法︰少用指令式的詞語及用字,在說明公司規則同時,應同時列出員工反饋的責任等,示意加強雙向溝通。


3. 複製過往員工手冊
人力資源部常犯的一個錯誤是︰設計員工手冊新外觀,但複製舊有內容,當中的指引甚至10年不變。

解決方法︰HR需要定期檢視人力資源政策,緊貼市場最新走勢,因應員工需要,「升級」員工手冊。

4. 過危多規範

創建員工手冊時經常犯的一個錯誤是對政策的規定過多,導致員工將著眼點放在「我不能犯錯」等內容中,或避免錯誤或不良行為,結果是員工往往只會跟隨規則,不懂創新。

解決方法︰清楚地說明政策的精神比政策本身來得重要,以協助員工更客容易了解並更快融入企業文化中,增加工作投入度。

5. 只用Hard Copy
員工手冊不是一成不變的東西,但很多企業只會提供「Hard Copy」式的員工手冊,缺乏網上版本,為員工帶來不便。

解決方法︰為確保內容及政策是最新,HR需要將員工手冊內容放在公司內聯網等位置,甚至可以通過律師事務所或法律服務使您的手冊自動化,以確保內容的準確性。

6. 只掛住「戴頭盔」
員工手冊內有太多法律語言,其中一個原因是HR希望降低犯錯的風險,避免出現解讀錯誤,於是手冊內只有內容,沒有解讀方法。

解決方法︰大多數員工手冊都是用法律語言編寫的,雖然這可能是正確的,但保持其實用性,HR應考慮使用人性化語言,這對員工將了解策略大有幫助,HR甚至可以考慮採用公司獨有語言,加強歸屬感。

7. 政策太多
HR應禁止政策主導您的手冊。從向員工傳遞手冊的角度來看,有關內容應該關注決策的價值體系和激發貢獻的願景,謹記員工手冊並非法律條文。

解決方法︰使您的手冊成為具啟發性和包含企業文化和基於價值的決策指南。

8. 意外漏洞
創建極其狹窄和規定性的策略和流程,會帶來意外漏洞的風險,這會一方面讓員工未能理解政策的內容;另一方面難以跟隨有關政策。

解決方法︰如果一項政策試圖解決任何可能的情況,則要員工相信其中不存在任何漏洞。HR應將重點放在廣泛的政策上,與員工和領導者加強溝通,並投入更多精力來實現您的價值觀。

9. 不提供員工手冊講座
在員工入職時,HR普遍只派發員工手冊,由於時間的關係,大部分HR沒有詳細說明手冊內容,導致員工對於公司的政策一知半解。

解決方法︰HR可為同一時期入職的員工安排講解員工手冊的環節,因應新人存資源政策及勞工法例等問題定期召開會議。

10. 政策包羅包有
雖然部分企業有定期因應市況更新員工手冊,但難免出現「樣樣都有」的情況,例如把在員工手冊中提到社交媒體政策及使用等,惟有機會被解讀為禁止員工權益。

解決方法︰因時制宜,可運用公司其他發布方式,而非每次動用員工手冊,否則給人感覺混亂。


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