【新冠肺炎防疫安排】如何成為前線員工的最佳溝通員?活用即時通訊軟件 HR 不再與前線脫節

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全球COVID-19疫情持續已逾半年,不但影響企業的日常運作,近日更開始有零售業務爆發員工感染群組,令主力對內的HR都為了應對員工安全以及work from home安排等問題奔波勞碌。特別是面對一群在前線工作的員工,因爲他們每天都需要緊守崗位,變相很少有機會能夠接觸到包括HR在内的後勤同事和管理層,所以前線員工的需要和訴求都未必能夠即時被回應,因此HR應該要更加重視與前線同事的溝通,掌握前線員工的需要,確保前線員工能夠有足夠的個人保護裝備,以及公司最新的新冠肺炎防疫資訊和措施安排等。

 

HR Internal Communication Tips 1:HR﹑主管溝通雙管齊下令前線員工安心

前線員工需要與客人和大眾進行大量面對面的互動,他們不像後勤人員般可以長時間坐在辦公室,隨時隨地可以查看電子郵件、訊息、電話等,所以不能輕易得知疫情的最新消息和公司最新的防疫措施安排,因此HR和部門主管的溝通更需要同步,減少與前線員工溝通斷層和資訊流失。新冠肺炎期間主管需要增加溝通的次數,確保前線員工能夠表達他們的需要,例如如果疫情前是一星期一次例會,疫情期間就應該至少保持每天有十分鐘的溝通和交流,定期分享最新動向和公司内部的政策措施,讓前線員工可以減輕擔憂和壓力,繼續緊守崗位安心工作。

病毒不會預約到訪,面對疲情突如其來的病例,不論是涉及員工或顧客,前線員工在工作場合上都會遇到很多不是恆常的問題而需要尋求協助。無論是主管或HR,也不可能7×24 都隨時在前線侯命,加上新冠肺炎的個案屬於緊急事項並有即時回應的需要,HR 作為前線和管理層中間的把關,有必要設立可讓前線員工即時通知突發事項,和向HR 發出提問的溝通渠道。

 

HR Internal Communication Tips 2:電郵不足夠 多利用即時通訊軟件傳達重要資訊

因疫情危機臨時爆發,HR需要即時制訂和討論不同的措施安排,如果你只通過電子郵件發送重要的措施安排,但因爲前線員工不是整天坐在電腦前或有手機在手,可能大量的前線員工未能接收最新消息,甚至會導致不必要的混亂和恐慌,所以他們如何接收和閲讀這些信息才是至關重要的。數碼化已經在職場逐漸成型,對前線員工來説,可能即時的通訊軟件如Slack、WhatsApp等更能協助他們與公司内部同事接軌和溝通,善用數碼化的溝通渠道可以更有效與前線員工溝通,確保他們能儘快得知公司最新的措施安排和疫情消息。

既然電郵不是最好的通訊工具,Whatsapp 和SMS 便會是最貼地的通訊軟件。如果企業有過百員工,便不可能靠人手逐一發放。另一方面若只發至主管再代發至前線員工,訊息的傳遞亦會延誤。於此,我們建議使用 Business Whatsapp 版本的廣播功能,便可解決這種煩惱。使用商業版Whatsapp 與平時私人手機的方法並不一樣,而且亦需多重申請程序,我們建議你使用「HRChat」 工具便可。這種通訊工具更支援多通訊平台作業,例如Wechat ﹑Telegram 等等,也支援多人同步協作處理大量查詢。詳情歡迎與我們查詢:https://bit.ly/3qHOzPa

 

HR Internal Communication Tips 3:交出同理心成為家庭友善僱主

千篇一律的政策措施不能真正解決問題,因爲單單是前線與後勤員工的工作模式已經大爲不同,例如後勤員工可以實施remote working政策,但前線員工依然需要緊守崗位,所以靈活和有同理心的溝通可以有效地處理是次疫情危機。例如,大部分中小學因爲是次疫情爆發已經停課,變得多了時間留在家中,但前線員工如醫護人員、酒店、零售、飲食行業等,他們仍然要為大眾提供服務,所以他們也會因爲無法在家工作(work from home)而擔心照顧小朋友的問題。HR和部門主管這時候更應及時了解前線員工的需要,執行政策的時候可以有同理心地靈活處理,例如是否可以分階段讓前線員工輪替在家工作,或者因照顧家人而上班遲到可以酌情處理問題。

 

HR是前線員工和管理層重要的溝通橋梁,兩者之間能否有效地溝通很在乎溝通的方式和方法,相信在疫情過後,内部員工溝通的策略(internal communication strategy)將會是企業營運中有著不可或缺的地位,特別是在危機爆發的時期,有效的僱主和僱員雙向溝通才能帶來可持續的企業發展。

 

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