【辭職信範例|辭職攻略】辭職交接要做好!5大重點助你體面地離開 內附辭職信範例

【辭職信範例|辭職攻略】辭職交接要做好!5大重點助你體面地離開 內附辭職信範例

作為一個負責任的員工,離職前應該好好處理交接工作。最理想是預先草擬一份交接文件,讓下任同事可以快速了解負責項目的來龍去脈及執行細節。當他遇到問題時,也能在文件中找到答案,而不是打電話詢問你。

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按下圖即睇交接的5大重點:

1/ 項目的現況

如果某項目仍在進行中,你應該詳細描述現況,例如發展到哪個地步、重要日程、牽涉哪些人物等,讓接任人弄清狀況後馬上執行項目,以免耽誤工作時間表。

2/ 尚未完成事項

假設你已經知道未來要負責哪些任務,那麼可以明確列出即將要做的事,幫繼任同事「打定個底」。不要讓他陷入迷糊的狀態,連發生什麼事都不知。

3/ 例行工作

每個崗位都有很多瑣碎的例行工作,例如參與定期會議、撰寫每週工作報告、遞交每月雜費索償單等。請把這些事情一一列出來,讓接任同事記在行事曆上。

4/ 檔案存放位置

請將以往做過的文件分門別類,並統一儲存在不會過期的位置。然後在交接文件上清楚寫低放在電腦的某處,好讓接任同事輕易找到資料。

5/ 聯絡清單

這是交接文件中最重要的事項,最好平時收到卡片後,便立即將客戶聯絡方法列在Excel表中,包括職位、電話及電郵。萬一你離職後,公司同事想聯絡客戶,也可以從中找到。

辭職信英文範本(僅供參考)

Dear【上司】,

Please accept this letter as my formal resignation from my position as [job title] with [company name]. My last employment day will be [ the last working day].

I would like to thank you for all the support and opportunities that I have been given at [company name] and wish you and the company all the very best for the future.

Yours sincerely,

[signature]

[your name]

[date]

大家遞交了辭職信後,除了以上的交接事項,亦要向工作團隊farewell。打工仔可參考以下短訊或電郵範例向其他同事表達感謝和祝福︰

短訊範例

Today is my last day at ABC Limited. Thank you for your support, patience and tolerance in the past few years. It has been an honour working with you all. You’ll be missed. Goodbye!

電郵範例

Dear Andy,

Time flies. I have worked with you all for five years. Although farewells are never easy, today is the time to end my journey here and start to explore a new adventure.

During the past few years, I have learnt a lot from you. It has been an honour working with your team. Thank you for your guidance and tolerance.

Let’s stay in touch! You may reach me by phone at XXXX-XXXX or email at abcdefg@gmail.com.

Best regards,

Peter

【辭職須知】

辭職信點寫?香港法例第57章《僱傭條例》新入職可能需要通知期?常見離職後的限制條款上司阻止離職該怎辦?上司拖延辭職通知期處理方法

按下圖即睇辭職信的6大注意事項:

【辭職信Q&A】

Q:為甚麽一封辭職信這麼重要?

A:一封精心撰寫的辭職信可以幫助你保持良好的專業形象。無論你離職的原因是什麼,這封信可以展現你的專業素養和對公司的尊重。

Q:哪個時間是最佳的遞信時機?

A:其實沒有列明何時是最佳遞信時間,不過普遍打工仔都會選擇在下午4時至5時辭職,因為臨近放工,如果向上司提出辭職後不久便下班,可避免尷尬。

Q:辭職信應該遞給HR,還是直屬上司?

A:打工仔應第一時間遞交辭職信給直屬上司,這是一種尊重層級關係的行為。如果上司是由其他人口中得知此消息,會覺得不被尊重。

Q:應該誠實坦誠離職原因嗎?

A:離職理由必須是事實,但不需要完全誠實交代。在辭職信中,你不必提供過多辭職的細節,可以將焦點放在你對該公司的感激上。

Q:可以用WhatsApp辭職嗎?一定要實體信?

A:辭職信應以正式的書面形式提交。雖然WhatsApp是一個方便快捷的通訊工具,但為表達你對上司的尊重,應將辭職信親手交予上司,切勿以WhatsApp交代。

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