【Office豪華旅行團】3M活動為本辦公室善用自家產品 Office搬遷計劃最重視員工意見!

【Office豪華旅行團】3M活動為本辦公室善用自家產品 Office搬遷計劃最重視員工意見!

撰文:霍芷晴 攝影:余健衡、霍芷晴(部分圖片由被訪者提供)

現今不少有規模的企業都將辦公室翻新,並將原本傳統的辦公室格局一改為現代新穎的設計,現代辦公室是一個與時俱進的概念,它代表了現代企業對於工作環境和員工需求的新理解和新要求。

現代辦公室設計不僅考慮員工的工作效率和環境質量,同時也注重企業形象和社會責任感。在這樣的背景下,辦公室的設計和福利是否符合求職者期望,已成為留住優秀人才的關鍵因素之一。這次【Office豪華旅行團】介紹的是3M香港有限公司(下稱3M香港)的辦公室,除了擁有「活動為本」的設計外,他們更在辦公室的各個部分善用自家產品,為員工提供一個安全、方便又舒適的工作空間!

「活動為本」辦公室 最重視員工意見
3M香港的品牌及傳訊經理Cynthia表示,3M香港於2020年4月開始使用現時全新的辦公室,她指由舊辦公室到新辦公室,最大的轉變是現時的工作空間採用了「活動為本」的設計,不過,Cynthia指最大的挑戰是由空間寬敞的工作間遷移至較為細小但更優質的辦公地點,「我們必須改變傳統想法和行為去建立靈活、動態的全新協作關係。」

Cynthia表示,公司很重視員工,所以召集了多次會議,讓員工得知進度及收集大家的意見,「我們有召開全體員工大會,讓同事都知道搬遷計劃的進度,不論選址、概念設計、核心設計組及代表工作組的成立、以至搬遷時間表等,都是透過大會向員工發佈。」

此外,Cynthia更指所有員工獲邀參觀新的辦公室作實地視察,亦會讓員工投票參與決策,增加大家對全新辦公室的接受情況和歸屬感,「例如所有員工獲邀試用工作椅、辦公桌及顯示器旋臂支架,並且投選最喜愛的產品。另外,我們亦棄用數字並以香港著名景點為五個會議室命名。全體員工自由提出建議,並且投票選出最具代表性的名字。最後,董事會會議室名為『The Peak』,而可以遙望獅子山的會議室則取名『Lion Rock』。」

公司產品融入工作 連OO都是自家產品!
3M香港主要負責銷售和推廣3M產品,涵蓋四大業務範圍,包括:消費品、醫療、安全及工業、交通及電子,而在3M香港都不難看到自家設計的用品,完完全全地融入辦公室之中,Cynthia說:「流動辦公桌都配備電腦接駁及電話系統,所有工作桌面及3M自家出品的顯示器旋臂支架都是可以調校的,以便同事坐着或站着工作。選用符合人體工學的工作椅及升降桌面,確保同事健康。」

此外,在辦公司工作區域當中,Cynthia指需要安靜環境進行電話會議或集中精神工作的同事,可以選用不同大小的隔音廂,「廂房的玻璃上貼着印有企業特有的三角形圖案的3M圖像打印薄膜,提高私隱度之餘,也讓同事更加專注。」她補充,辦公室中亦設有休息室,方便員工作息和一些在職媽媽泵奶,「部分小會議房間玻璃牆身設3M打印薄膜,提高私隱度。」

重視環保元素 為員工提供安全環境
此外,茶水間供應咖啡和飲料,並添置四部蒸煮焗爐和兩部微波爐供員工午膳用途。過時過節,公司更會為員工送上節日禮品如端午節粽子、中秋節月餅、聖誕節巧克力等應節禮物。

在環保元素方面,Cynthia表示,全公司增添了綠色植物,充滿大自然氣息,「我們選用智能光控有效節能,並揀選3M™ Di-Noc™ 裝飾貼模為主要裝飾材料,用來裝飾前庭中央特色柱、接待處的櫃台、以及走廊牆壁等,有效減低工時的噪音,並為辧公室添上時尚藝術感。」 

Cynthia補充道:「辦公室前廳採用開放式天花設計以增加空間感,但物業管理公司規定,租戶於租約期屆滿時,必須還原混凝土原色天花,因此傳統裝潢方法未能符合要求。為此,我們決定採用耐用且易於安裝的3M™ Envision™環保非PVC打印貼膜裝裱於天花上。此產品能減低釋放揮發性有機化合物和甲醛,又容易移除,不留殘膠,成功提供兩全其美的解決方案。」

採用「Work Your Way」彈性工作模式
至於大家最關心的員工福利方面,3M香港的人力資源部經理Claire分享:「我們於2022年1月 起採用『Work Your Way』彈性工作模式,主要分為『遙距 Remote』、『混合 Hybrid』和『主要在地 Mainly Onsite』三種模式,由員工和部門主管因應工作崗位和個人需要協定工作地點,工作時間亦是按個別需要而自由彈性處理。」Claire指公司對員工持開放和信任的態度,把員工放在首位,提供一個以自主互信為基礎的彈性遙距協作模式,「這有助吸納和留住人才,培育員工成長,讓員工工作時壓力更少,更有效率和更愉快!」

此外,雖然社會已從疫情中續漸復常,但公司在疫情期間都很注意員工的情況,希望可以加緊大家的連繫,所以在2021年5月推出了「Everyday Wins」,Claire指這個項目很受員工歡迎:「大家可以使用網上平台即時向工作中的合作夥伴表示謝意或者贈送積分,獲取得到的積分,員工可以在平台上換領相應的禮物。 對於一些表現突出的員工,還可以在這個平台上提名獎項。」

Claire表示,近年大家都很關注精神健康的問題,所以3M香港都致力為員工提供所需的資源和人力支援,「員工支援計劃 (EAP) 包括有心理諮詢熱線,在員工或者家人面臨困惑、焦慮時,可通過計劃免費、保密的服務與資源,幫助自己或家人調整到最佳狀態。我們亦會安排主題講座教大家如何面對焦慮、壓力、恐慌等情緒。」

3M香港的新辦公室和員工福利政策展現了公司對員工的高度重視和關注,以人為本的理念貫穿於公司的各個方面,從工作環境到員工福利,從培訓發展到健康管理,3M香港都致力於為員工提供全方位的支持和關懷,從而讓員工能夠更加積極地面對工作和生活的挑戰,同時也為公司的長遠發展打下了堅實的基礎。3M香港的新辦公室和員工福利政策不僅是公司發展的一個重要里程碑,也是對企業社會責任和人才管理的一個重要貢獻!

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