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【企業文化】日本四成企業採用自由座位模式 Hot Desk對公司的6大好處
【企業文化】日本四成企業採用自由座位模式 Hot Desk對公司的6大好處
2022-03-07
在後疫情時代下，混合工作模式隨之興起，「自由座位」（Hot desk）辦公室模式在歐美、日本亦引起廣泛討論。根據日本媒體《MANA-Biz》的調查，日本已有38%的企業已經或即將落實Hot desk，即允許員工想坐哪裡就坐哪裡，沒有固定座位。究竟Hot Desk對企業和員工有甚麼好處呢？
Hot Desk的六大好處：（按圖了解）
1/ 降低員工壓力
當座位固定時，總有一個員工要坐近老闆或上司，抑或有人長期在他們視線死角的自由位置。如果採用hot desk，則可以輪流選擇座位，降低員工受「監視」的壓力。剛好輪到坐在上司旁邊時，又能透過適時督促提升員工的戰鬥力。再者，員工也能避免坐在討厭的同事旁邊，讓工作更順暢。
2/ 激發創意
如果是需要創新的行業，每天旁邊坐不同的同事，能更容易交流意見，激發出更多創意點子。Hot desk也讓企業內的橫向溝通更順利，負責相同專案的跨部門員工可坐在一起，甚至直接在座位上開會。不但節省溝通時間，騰出會議室後也能讓空間做更有效率的應用。
3/ 增加運作彈性
以往固定座位時，都要事先決定每個區域坐多少人，當部門要擴充而座位不夠時，就會產生問題，甚至影響招聘。假若落實hot desk，公司可以不被既有的辦公區域架構綁死，因時調節每個部門的人數，營運更有彈性。
4/ 辦公室更整潔
當員工沒有固定座位，可減少座位上多餘的私人物品，讓辦公室看起來更整潔。一些公用設備例如文具亦能避免被同一個人佔用，可放在公家地方。加上員工每天離開座位時，必須整理座位給下位使用者，也節省了清潔成本。
5/ 降低營運成本
透過Hot desk模式，不僅讓員工交流更頻繁及具彈性，對公司而言也能節約開支。例如可簡化辦公室設備，不用再幫每個座位配置主機和螢幕，每人只需一部手提電腦便能工作。部分非必要設備更可以租借形式輪流使用，最大化運用空間，降低辦公室營運成本。
6/ 降低租金成本
如同時實行混合辦公及hot desk模式，公司基本上只需要配置八成員工的座位數量，甚至租借稍小一點的辦公室，降低租金成本。或者將省下來的座位當作會議室或娛樂設施，讓員工工作起來更舒心。
雖然以上列出了Hot desk的各種好處，不過企業在實踐前應評估自身狀況，例如計算平均每日有多少人進辦公室、有甚麼部門的人需要固定座位等。在確定執行hot desk後，企業必須向員工清晰交代運作，作雙向溝通，以減低僱員的焦慮。再者，公司最重要的是建立一套完整的規則，才能避免員工的衝突。實施政策後也要定期詢問員工意見再改進，才能將hot desk的效益最大化。
除了座位分配模式會影響員工的生產力，原來辦公室的顏色也會影響工作效率。據網站Task World發表的研究顯示，紅、藍、黃、綠色對打工仔都各具「功效」。
即睇各種顏色的功效：﹙按圖了解﹚
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