【推薦信|請求】想搵前上司寫Reference Letter!怕對方唔記得自己點算好?5個要求寫推薦信嘅貼士!

【推薦信|請求】想搵前上司寫Reference Letter!怕對方唔記得自己點算好?5個要求寫推薦信嘅貼士!

古語有云「魚唔過塘唔肥」,打工仔轉職原因多數是尋求更好的待遇。獲得上司的推薦信(Reference Letter)能夠使找工作過程更順利,不過並非所有人都能夠順利地在離職前,取得Reference Letter。

想要求前上司寫Reference Letter,應該怎樣做?職業平台The Muse早前發表文章,談及5個向前上司提出請求的貼士,幫助各位增加成功求職的機率。

點圖了解更多:

1/提醒對方你是誰

文章指,很多打工仔都誤會,前上司會記得你;實情是職場上人來人往,對方未必能記住你是誰。

建議各位減少使用「如你所知」(As you know)及「你可能聽說過」(You may have heard)的片語作電郵的開場白;最好是簡單地介紹自己,並提醒對方你是誰。

盡可能提及相關的細節,例如你有出色表現的專案或者當時一起合作的同事,那就能避免對方回信說「你是誰?」

盡量在3句內寫上個人取得的作就與目標,以及聯絡他的理由,當你告訴對方有關個人及專業上的發展,他就能跟上你的腳步,讓他能夠理解你的請求。

2/注意你的語氣

你要知道自己已經相隔一段時間,沒與對方工作,即使你們本來的關係有多好,也請你用尊重的語氣展開對話,始終這次你是要求對方幫忙。

最好以禮貌而又保持距離的語氣接近對方,避免顯得過度友好或負面。

文章建議打工仔先起草個人訊息,並大聲讀出內容,在對方的角度評估個人語氣,嘗試問自己,如果對方收到這封信件,他會否覺得適合。

3/詢問最佳的聯絡方式

在你詳細地向對方提出請求時,最好先詢問一下對方,了解對方偏好的聯絡方式。

你可以先透過引用舊電郵或社交平台的訊息,問對方用哪種方式聯絡。

向對方提問,「我想請問你有關一間公司的問題,未知你有否時間回答,如果可以的話,請問最好用哪種方式聯絡你?還是你希望我用電郵聯絡你?」

讓對方選擇偏好的方法,並告訴對方,你尊重他的時間及工作流程。

4/向對方明確地表示請求

假如你已經知道對方偏好的聯絡方式,你可以向對方發送一封清晰而簡單的訊息,幫助對方了解你的請求,以詳細的方式告訴對方你的資訊,不要吝嗇給予對方例子及指引。

文章舉例,如果你要求對方撰寫特定職位的推薦信,就要告訴對方相關工作的內容描述,建議他着重的領域,並提醒你在特定專案中有良好的表現。告知對方特定的截止日期亦都非常重要。

你應該清楚地向對方說明,他如何能幫助你,使他能夠為自己的工作作出安排,或告訴你他有否時間應付。

5/向對方作出回報

如果對方答應你,你應該要找一個圓滿的方式作出回報。不論是你是請他吃飯,還是以其他方式回報對方,你也應該努力地向對方提出建議。

可以向對方說:「我真的好感謝你花時間,處理我的請求,有甚麼事我能夠幫忙,或者回報你提供的幫助?我非常樂意在向你提供幫助,或者請你吃午餐,讓我們能重聚聊聊天。」

表明互惠互利的意圖,能夠以積極又難忘的方式結束這段對話,更可能加強對方在你職業生涯中扮演的角色與你們之間的關係。

與較久沒聯絡的人聊天,可能會是令你感到困擾的事,但你會發現這種是更新人脈的方式。

推薦信Q&A

Q: 要求上司寫推薦信有甚麼技巧?

A: 1/ 提早要求Reference Letter

普遍情況下,打工仔至少要在兩周前,向上司要求推薦送,對方才會有足夠時間做準備,為你寫一封有質素的Reference Letter。

2/ 帶一點阿諛奉承

在這種情況下,阿諛奉承在所難免,你可以分享與上司合作的愉快程度、如何重視他的意見,或者從他身上學到甚麼來開始拜託對方寫Reference Letter。不過不能過火,否則就會顯得沒有誠意。

3/ 要求簡單明確

要以直接了當的方式,向你的上司索取Reference Letter,提及要求目的、他需要交信的日期。由於上司沒有義務幫你寫Reference Letter,因此你必須表現得非常有禮。

4/ 提供所有必要的詳細資料

當你提供的資料越多,上司就越能撰寫出一封出色的推薦信。例如:你可以向對方提及你的優點及相符的經驗,他們在寫信的時候,就會考慮將這些特點加入內容。

5/ 留對方一條後路

由於上司沒有義務為你寫推薦信,因此在信中,你不能夠表現出強迫的感覺,要留給對方拒絕的餘地,最好是提供簡單的方式來拒絕。

向上司要求推薦信的範例︰

Dear [your boss name, using their preferred title],

I am writing to ask if you will provide a letter of recommendation for me as I apply to [company and role].

Since my application is due [date], your recommendation needs to be received no later than [date needed]. If this schedule is not feasible or if you''''''''''''''''d rather not write a recommendation, I''''''''''''''''d appreciate it if you could let me know as soon as possible so I may reach out to someone else.

Write a sentence or two talking about your relationship with the person you''''''''''''''''re writing and mentioning any details you think they may want to address in your recommendation. For example, I learned so much working with you on the ABC project and I think you know me well enough to provide insight into my work.

Thank you very much for considering my request. I have attached a copy of my resume for your review.

If you have any questions or need any further information from me, please don''''''''''''''''t hesitate to let me know.

Sincerely,

[Your name]

Q:拜託上司或前上司寫Reference Letter,有甚麼不能做?

A:1/在對方未同意的情況下,於履歷表上將對方標為「推薦人」

將對方當成推薦人時,請先徵求他們的同意。這是一種禮貌,代表你尊重對方。向對方解釋要求他們給你寫推薦信的理由,並詢問他們是否願意寫。你需要得到對方的許可,確保得到他們同意為你的技能和能力作證。

2/不要因為對方拒絕而感到不悅

如果有人拒絕了你的請求,最好的處理方法為禮貌地道謝,感謝他們的時間和考慮。相反,考慮另一個人選,要求他們為你寫推薦信。

3/不向對方提供細節

當你要求別人為你寫推薦信時,要明確告訴他們當中細節。告訴推薦人截止日期,讓他們有足夠的時間來寫推薦信。如果上司或學校希望有推薦信的特定格式,請提供相關的訊息,以便他們作出相應的準備。

4/給予虛假的訊息

確保你向推薦人提供真實的訊息。一封推薦信必須展示你真實的優點和能力,幫助學校或公司了解為甚麼你適合相關的崗位。如果你選擇對你有一定了解的推薦人,他們可以積極而真實的方式談論你的品格及成就。

5/忘記向對方道謝

一旦對方答應為你寫推薦信,必須向對方道謝。你可以便箋或電子郵件,表達你的感激之情。在內容中,向對方表達對他們花時間為你寫推薦信的謝意。如果你成功獲得工作機會,相信你的推薦人大概也樂於知道他們能夠為你提供幫助。

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