【企業文化】日本四成企業採用自由座位模式 Hot Desk對公司的6大好處

【企業文化】日本四成企業採用自由座位模式 Hot Desk對公司的6大好處

在後疫情時代下,混合工作模式隨之興起,「自由座位」(Hot desk)辦公室模式在歐美、日本亦引起廣泛討論。根據日本媒體《MANA-Biz》的調查,日本已有38%的企業已經或即將落實Hot desk,即允許員工想坐哪裡就坐哪裡,沒有固定座位。究竟Hot Desk對企業和員工有甚麼好處呢?

延伸閱讀:【職場環境】公司靜過太空的5大壞處

Hot Desk的六大好處:(按圖了解)

1/ 降低員工壓力

當座位固定時,總有一個員工要坐近老闆或上司,抑或有人長期在他們視線死角的自由位置。如果採用hot desk,則可以輪流選擇座位,降低員工受「監視」的壓力。剛好輪到坐在上司旁邊時,又能透過適時督促提升員工的戰鬥力。再者,員工也能避免坐在討厭的同事旁邊,讓工作更順暢。

2/ 激發創意

如果是需要創新的行業,每天旁邊坐不同的同事,能更容易交流意見,激發出更多創意點子。Hot desk也讓企業內的橫向溝通更順利,負責相同專案的跨部門員工可坐在一起,甚至直接在座位上開會。不但節省溝通時間,騰出會議室後也能讓空間做更有效率的應用。

3/ 增加運作彈性

以往固定座位時,都要事先決定每個區域坐多少人,當部門要擴充而座位不夠時,就會產生問題,甚至影響招聘。假若落實hot desk,公司可以不被既有的辦公區域架構綁死,因時調節每個部門的人數,營運更有彈性。

4/ 辦公室更整潔

當員工沒有固定座位,可減少座位上多餘的私人物品,讓辦公室看起來更整潔。一些公用設備例如文具亦能避免被同一個人佔用,可放在公家地方。加上員工每天離開座位時,必須整理座位給下位使用者,也節省了清潔成本。

5/ 降低營運成本

透過Hot desk模式,不僅讓員工交流更頻繁及具彈性,對公司而言也能節約開支。例如可簡化辦公室設備,不用再幫每個座位配置主機和螢幕,每人只需一部手提電腦便能工作。部分非必要設備更可以租借形式輪流使用,最大化運用空間,降低辦公室營運成本。

6/ 降低租金成本

如同時實行混合辦公及hot desk模式,公司基本上只需要配置八成員工的座位數量,甚至租借稍小一點的辦公室,降低租金成本。或者將省下來的座位當作會議室或娛樂設施,讓員工工作起來更舒心。

雖然以上列出了Hot desk的各種好處,不過企業在實踐前應評估自身狀況,例如計算平均每日有多少人進辦公室、有甚麼部門的人需要固定座位等。在確定執行hot desk後,企業必須向員工清晰交代運作,作雙向溝通,以減低僱員的焦慮。再者,公司最重要的是建立一套完整的規則,才能避免員工的衝突。實施政策後也要定期詢問員工意見再改進,才能將hot desk的效益最大化。

除了座位分配模式會影響員工的生產力,原來辦公室的顏色也會影響工作效率。據網站Task World發表的研究顯示,紅、藍、黃、綠色對打工仔都各具「功效」。

即睇各種顏色的功效:﹙按圖了解﹚

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