招聘入職數碼化 助力企業可持續發展

招聘入職數碼化 助力企業可持續發展

Swire Properties Limited 榮獲《BEST HR Awards 2020》的「Best in HR Digitalisation Award (Grand)」

隨着科技進步,不少人力資源工作已應用數碼工具優化相關流程,比如數據分析績效管理、出勤薪酬計算等。太古地產有限公司(下稱太古地產)將「創新衍變」思維,靈活運用在人力資源數碼化的不同範疇,藉以提升員工管理效率,體現「可持續發展」的核心理念和企業文化。

創建新穎入職系統 職前培訓線上完成
作為一間聘用超過6,000名員工的大型國際企業,太古地產不只提供就業機會,亦希望關顧每位新員工的入職需要。因此,公司打破常規,於2020年3月推出全新線上入職系統,讓加入太古地產大家庭的新員工擁有嶄新的入職體驗。

過去聘用新員工時,人力資源部要準備多份紙本文件,包括公司規則及工作指引等,而大部分前線職位例如保安等,亦須參加入職簡介會,以熟悉公司背景文化及工作環境。太古地產人才招聘團隊指,以往的員工入職流程相當繁雜,大量列印紙本文件既不符合環保原則,閱讀冗長的內容亦讓新同事缺乏興趣,對幫助他們了解公司文化及工作職責的效果並不理想,往往事倍功半。

正因如此,太古地產改以線上系統取代傳統入職流程,這套系統起初是為辦公室同事而設,新同事只需確定接受公司聘用,即使未正式上班,亦可登入系統查閱企業簡介及工作守則等內容,在入職前深入了解公司運作情況。而有需要時也能隨時登入系統查看,不必死記硬背一些規則或指引。此外,新員工亦可於系統上傳所需資料給人力資源部門,既省時方便又減少紙張浪費。

為前線同事增設手機版入職系統
線上入職系統啟用數月以來大獲同事好評,人才招聘團隊更進一步,推出手機版入職系統。太古地產人才招聘團隊表示,公司聘用許多前線服務人員,包括客戶服務員及保安等。考慮到這些同事的工作時間採用輪更制,同時也可能不方便或不熟悉使用電腦,因此人才招聘團隊特別推出手機版入職系統,只需透過手機短訊內的連結,就可以啟動登入。

入職系統界面簡單,分類清楚易明,內容涵蓋公司背景、企業文化及部門介紹等,每一章節後更有趣味小測驗,藉由輕鬆的方式幫助員工全面了解公司。系統更設有提示功能,提醒他們入職需帶備的相關證件(如保安證等),有助前線員工在入職前作好準備。

除此之外,入職系統亦設有一份線上問卷調查,太古地產人才招聘團隊補充,現今科技發展一日千里,公司的系統也必須與時並進。他們會按季度研究並檢視使用者對系統的評價,同時收集使用數據,不斷改善系統。比如同事在瀏覽某些內容時用時較長,他們就會深究該部分內容是否過於艱深、是否需要作出修改等,這樣才能真正服務員工的切實需要。

善用科技工具 視像面試保障員工健康
在招聘工作中,人才招聘團隊亦懂得因時制宜,因應不同年齡層的應徵者及職缺性質,而使用不同科技平台進行招募,為應徵者訂製可行方案。比如一般文書職位空缺會透過公司網站發佈,而前線員工的職位過去大多透過勞工處轉介或其他傳統方式招募。「隨着科技廣泛應用,許多前線應徵者也懂得使用手機通訊軟件,因此我們開設即時通訊軟件帳戶,與應徵者聯絡進行初步甄選,繼而在有需要時安排面談。」

新冠疫情爆發期間,太古地產的招聘工作並沒有停下來,所幸公司的科技應用已經非常成熟,因此人才招聘團隊馬上轉用現有的線上工具安排面談。只要應徵者準備就緒,就可以進行視像面試。此舉不僅反映太古地產對員工及應徵者健康和安全的重視,亦充分展現了公司的應變能力。

運用創新科技 無礙實習生招聘計劃
可持續發展是太古地產的核心理念,每年九月人才招聘團隊都會前往香港各大專院校招聘實習生,惟早前受到疫情影響,各院校未恢復面授課堂。他們採用Microsoft Teams軟件,利用其Live Events功能舉行線上招聘活動。此技術可容納多個用戶同時登入,並可自由分享及轉換屏幕,主講者可於線上分享匯報內容,同時進行線上問答。這些優點非常適合舉行大專院校實習生招聘的需求。目前公司已陸續完成各大專院校的視像招聘活動,成效相當顯著,只要能善用創新科技,招聘工作亦可在疫情期間順利完成。

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