【最佳人力資源數碼化大獎】社福機構打造數碼化環境 顧及員工需要

【最佳人力資源數碼化大獎】社福機構打造數碼化環境 顧及員工需要

Aberdeen Kai-Fong Welfare Association Limited榮獲《CTgoodjobs Best HR Awards 2022》的「Best in HR Digitalisation Award」金獎

香港仔坊會(下稱「坊會」)早於1950年成立,屬全港早期成立的街坊福利會之一。札根社區逾70年,坊會不斷擴展,至今成為了甚具規模的綜合型社福機構。為了回應社區需要,坊會一直敢於創新,與時俱進,近年積極推動數碼化發展,優化服務流程。坊會經理(資訊科技)盧重漢(Ivan)表示,更新系統工作秉持以人為本的精神,透過改善工作流程提升服務使用者的體驗。

工作流程推無紙化 採用雲端便利員工
社福機構常要與普羅大眾溝通,同時要為服務使用者提供轉介服務。坊會各服務中心遍布南區,如香港仔、黃竹坑、華富邨等人口較稠密的地區。人力資源經理何文浩(Manson)提及,過往有大量文件須於各個中心之間傳遞,在運送期間難免會有些出錯,導致工作延誤,「所以坊會採用了Microsoft提供的雲端平台,容許同事管理和修改跨部門文件,減少運送工序,提升效率。」

疫情期間,坊會社區服務需求增加,如輔導、就業支援服務等,但防疫限制同時增加了服務的難度。「我們也需要顧及同事健康,所以我們靠雲端系統實行了在家工作,避免疫情防控導致服務停擺。」Manson指出,疫情加快了坊會數碼轉型步伐,當中無紙化策略、雲端平台等增加了往後的便利,簡化了工作流程。

簡化工作審批流程 給予員工充足支援
在2022年2月,坊會系統再度升級,選用新加坡無程式碼開發平台Yeeflow系統,引入電子流程審批管理,員工可透過電腦或手機應用程式上載工作項目予上級審批。坊會經理(營運管理)葉慧敏(Wyman)表示,實行電子化流程對社福機構甚有挑戰,「大部分社福機構皆有年長員工,使用智能科技無疑會感到吃力。」有見及此,坊會為員工舉辦了幾場培訓講座,提升員工對電子科技的知識。現時系統已應用在租借會車服務及維修工作安排,令服務變得更有效率。

「社福機構經常要接觸不同個案,基於社會工作的保密原則,實行數碼化需要詳細考慮私隱問題。」Manson及Ivan同樣認為,數碼化是未來工作潮流的大趨勢,相信坊會將積極考慮如何平衡私隱與服務效率,繼續推行更多數碼化工作方案,以便利員工及服務使用者。

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