從招聘到入職 為應徵者帶來流暢新體驗

從招聘到入職 為應徵者帶來流暢新體驗

Swire Properties Limited 榮獲《BEST HR Awards 2020》的「Best Talent Acquisition Onboarding Strategy Award (Grand)」

不少企業為了提高員工參與度及人才留任而想盡辦法,比如制定具競爭力的薪酬及福利等。擁有超過6,000名員工的太古地產有限公司(下稱太古地產)更從細節入手,為應徵者及新員工帶來從招聘到入職的貼心體驗,堪稱業界勇於創新的佼佼者。

招攬形式多元化 貼心配合應徵者需求
太古地產在2019年增設「人才招聘團隊」,專責處理公司的招聘及入職工作,目的是為新同事帶來完整的入職體驗。在招聘環節,團隊會因應不同崗位需求及應徵者的背景而量身訂造可行方案,比如一般文書職缺消息透過公司網站發佈。

另一方面,相較過去前線崗位的應徵者大多經勞工處轉介,隨着智能手機的普及,現時前線崗位應徵者更傾向使用即時通訊軟件。因此,團隊開設即時通訊帳戶與他們聯絡進行初步甄選,繼而在有需要時安排面談。而針對年輕應徵者,人才招聘團隊亦會按照實際需要,透過社交平台與他們溝通聯絡。招聘方式由應徵者角度出發,用心考慮每一個細節。

嶄新入職系統 前線文職同樣關顧
新員工的入職體驗往往影響他們日後的參與度。有見及此,太古地產於今年3月推出全新線上入職系統,幫助新同事在短時間內適應新工作環境。人才招聘團隊強調,企業提供的不只是工作機會,更希望善用創新科技,從細微之處關顧每一位新員工的切實需要。

這套入職系統原為辦公室同事而設,以往新員工會在接受聘用時收到一大疊有關公司規則或指引的紙本文件,亦須參加入職簡介會以了解公司的背景文化等。人才招聘團隊認為這些安排除了「不環保」之外,對新同事認識公司的幫助成效亦相對有限。太古地產人才招聘團隊補充,企業採用新系統後,應徵者只需在收到獲聘確認後,就算未正式入職,也可預先登入系統查閱公司簡介及相關指引,從而減少新員工對新工作環境及崗位的憂慮。

公司亦有許多前線員工,例如保安及前台客戶服務員等。這些同事的工作時間大多採用輪更制,部分人員亦未必方便或熟悉使用電腦。因此,公司推出手機版入職系統,只需透過手機SMS短訊提供的連結,即可啟動入職系統,不受時間地點限制。系統更備有提示功能,會提醒新員工入職時須帶備的相關牌照,例如保安證等,幫助他們更快適應新工作環境。

善用系統安排工作 有效提升管理效率
太古地產人才招聘團隊指,今年遇上新冠疫情爆發,公司曾安排員工在家工作,未能為新員工舉行入職簡介會,他們就將入職流程及工作安排等資料輸入系統,這樣同事即使未能回到辦公室處理業務,也可以透過系統了解工作安排,從而減低疫情對營運的影響。

「公司希望帶出一個清晰訊息,就是入職新工作其實並不複雜。前線團隊的主管亦對此表示贊同,因為前線人員身處一線,如果入職系統欠缺實效,管理人員不知道人力資源部提供過哪些資訊給新同事,就會耗費更多時間重新培訓。」現在主管能共同檢視入職系統內容,讓他們的培訓安排也更有針對性,有助新員工順利展開新工作,與過去的入職手續相比,更為方便快捷又節省成本。可見太古地產由入職開始便細心關顧員工所需。

線上問卷調查 了解新員工所需
太古地產對每一位員工的重視,亦反映在入職系統的細心設計中,這個系統設有一份線上問卷調查,供同事隨時填寫,公司會按季度認真研究檢視相關反饋。人才招聘團隊認為,每個人都有不同需要,難有萬全之策解決所有問題。因此,公司會聆聽使用者的真實意見,務求系統與時並進,並因應不同群組的員工需要,及時制定適切的解決方案。

以身作則 真誠對待新同事
整個聘任過程都涉及不少與新員工的互動溝通,人才招聘團隊既要讓新同事認識公司的價值觀和使命,也要了解每位員工所需,而不單是給予一張聘書。他們理解有些新同事加入大型企業任職時,難免會感到緊張徬徨,因此人才招聘團隊更要真誠相待,讓新同事感受到公司的關懷,盡可能緩解其入職上的壓力。

太古地產擁有完善的招聘和入職流程,不僅有助新員工快速適應崗位,提高工作效率,為公司業務增值,亦有助人力資源部打造具示範性的僱主品牌,為公司的長遠發展招攬更多優秀人才。

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