【簽字自保】老細催批可疑客戶？以為電郵留底就免責？銀行經手人必看5招！

上司催促審批，客戶資料卻仍有疑點：對銀行經手人而言，難處不只是如何回覆上司，而是簽署時究竟確認了甚麼。若遇上這類情況，電郵應記錄哪些事實、哪些資料仍待核實，以及個案需要交由誰跟進，而不是只留下「按指示辦理」幾個字。香港金融管理局的相關指引要求，交易監察警示的檢視，以及結案或上報的理由，應有足夠紀錄，讓處理過程可以追溯。

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老細催批可疑客戶？銀行經手人必看5招！

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上司催促審批，先分清楚疑點與結論

「客戶有古怪」是一種感覺，未足以清楚交代問題；寫下紀錄時，應改為描述可以核對的事項。例如，在假設情境中，若客戶提交的資料前後不一致，便應列明涉及哪份文件、哪項資料，以及尚欠甚麼解釋，而不是直接指稱客戶涉及違法活動。香港金融管理局指引提到，負責檢視警示的人員應參考客戶盡職審查資料，以及過往警示或報告紀錄。

電郵留底，要讓人看懂如何作出決定

電郵的重點，不是累積多少封，而是能否交代當時掌握的資料、已完成的檢查，以及仍未解決的問題。「已提醒上司」沒有說明提醒了甚麼；「客戶資料已確認」則不應用來描述尚待核實的事項。香港金融管理局要求，關閉或上報警示的理據須記錄得足夠詳細，以形成可追溯的審核紀錄；以下電郵整理建議，亦應圍繞這個目的，而不是將留底理解成責任轉移。

有疑點未解，應按既定程序跟進

若問題涉及交易監察警示或可疑活動，跟進方向應以銀行的內部上報政策為準，而不是只等待一句籠統的「照做」。香港金融管理局指引要求，哪些警示需要交由更高層級檢視，以及所需審批權限，應在內部政策及程序中清楚訂明。 對於可疑交易的內部報告，洗錢報告主任（MLRO）負責評估，並在有知悉或懷疑的理由時，按要求向聯合財富情報組（JFIU）披露。

留下紀錄，是交代處理過程，不是保證免責

一封電郵能否說明情況，關鍵在於內容是否準確，以及有否配合實際跟進。相關指引要求保留檢視、決定及上報理據，但不應將這些要求解讀成「寄出電郵便可免責」。經手人需要留下的，是自己當時知道甚麼、檢查了甚麼，以及下一步交由誰按程序處理的清晰紀錄。

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