Next
【離職面談】HR要識問、辭職者要識答的重要問題
【離職面談】HR要識問、辭職者要識答的重要問題
2020-01-03
年頭年尾，除了是「請人節」，也是「辭職節」。不少企業會跟準離職員工進行離職面談（Exit Interview），以獲取有用回饋和建議來改善企業政策和發展方向，而這項重大任務通常落在HR身上。以下4個步驟能幫助你輕鬆而專業地準備你新一年的離職面談：
學懂4招 HR做Exit Interview更有效
1/ 多問問題，專心聆聽
有時候，員工離職原因有兩個版本，一個是表面的官方答法，另一個才是心內真正的想法。此時，HR要自備「人肉測謊機」才能偵測哪一句是場面話、哪一句是真心話。而其中一個「測謊」妙法就是：多問問題，循環問、反複問。
在問答過程中要打醒十二分精神，仔細聆聽他的每一個回應，有沒有矛盾之處？對相似的提問，有沒有出現不同的答案？我們很容易會以為自己明白對方在說甚麼，但其實我們所聽到的並非他們想表達的。此外，最好邊聽邊寫下員工的說話，除了作記錄之用，更重要是這樣能讓他感到你認真在聆聽，或會因而願意跟你分享更多。
2/ 收集正面評價
離職員工對公司的任何正面評價都是十分重要的，不論是關於其主管、公司制度還是服務理念，都能幫助HR了解公司的優勢，從而探討如何改善工作環境和制訂更佳的留才策略。另外，在Exit Interview幾乎甚麼都可以問，說不定你能趁機得知其他同業的薪酬福利，以作檢討現行福利政策的參考。
3/ 營造舒適交談環境
Exit Interview像招聘面試一樣，場地的每一項設置對員工或求職者來說都是有意義的，每個細節都會影響他們的心情和表現。Exit Interview最重要是讓員工安心和真誠地與HR交流，因此會談室的環境不宜像一些很正式的面試般冰冷。除了場地設置，HR也應展現友善和開明的態度，讓員工敢於分享真實意見。
4/ 承諾保密
「凡事留一線，日後好相見。」不是每個離職員工都能毫無包袱地說真話，尤其涉及人事問題的話，他們或會擔心說話太坦白會被報復，擔心影響個人聲譽或破壞跟前上司和同事的關係等，所以大都儘量「留一線」。因此，HR一定要承諾員工其意見並不會以他個人名義直接送交有關同事或主管，而是會經過審慎處理，把多名員工的意見整合成客觀化的數據，才會呈交管理層。畢竟，HR的工作不是「金手指」，而是擔當管理層和員工之間的橋梁，肩負促進公司發展的使命，而Exit Interview正是達成這個使命的一個好機會。
HR要識問、辭職者要識答的重要問題
除非員工表示沒有尋覓新工作，否則Exit Interview最重要的必問問題是：「甚麼驅使你開始另謀高就？」上述4項可能未必適用於所有公司或離職員工，但這條問題則在任何情況下都必需提問，原因是HR會綜合不同員工的辭職原因，分析企業的人才管理政策是否不合時宜，又或是當中福利政策部分是否需要作出調整，從而留住人才。
【人才管理】近3成員工試用期內辭職 做齊3招就無人Quit？
學懂4招 HR做Exit Interview更有效
1/ 多問問題，專心聆聽
有時候，員工離職原因有兩個版本，一個是表面的官方答法，另一個才是心內真正的想法。此時，HR要自備「人肉測謊機」才能偵測哪一句是場面話、哪一句是真心話。而其中一個「測謊」妙法就是：多問問題，循環問、反複問。
在問答過程中要打醒十二分精神，仔細聆聽他的每一個回應，有沒有矛盾之處？對相似的提問，有沒有出現不同的答案？我們很容易會以為自己明白對方在說甚麼，但其實我們所聽到的並非他們想表達的。此外，最好邊聽邊寫下員工的說話，除了作記錄之用，更重要是這樣能讓他感到你認真在聆聽，或會因而願意跟你分享更多。
2/ 收集正面評價
離職員工對公司的任何正面評價都是十分重要的，不論是關於其主管、公司制度還是服務理念，都能幫助HR了解公司的優勢，從而探討如何改善工作環境和制訂更佳的留才策略。另外，在Exit Interview幾乎甚麼都可以問，說不定你能趁機得知其他同業的薪酬福利，以作檢討現行福利政策的參考。
3/ 營造舒適交談環境
Exit Interview像招聘面試一樣，場地的每一項設置對員工或求職者來說都是有意義的，每個細節都會影響他們的心情和表現。Exit Interview最重要是讓員工安心和真誠地與HR交流，因此會談室的環境不宜像一些很正式的面試般冰冷。除了場地設置，HR也應展現友善和開明的態度，讓員工敢於分享真實意見。
4/ 承諾保密
「凡事留一線，日後好相見。」不是每個離職員工都能毫無包袱地說真話，尤其涉及人事問題的話，他們或會擔心說話太坦白會被報復，擔心影響個人聲譽或破壞跟前上司和同事的關係等，所以大都儘量「留一線」。因此，HR一定要承諾員工其意見並不會以他個人名義直接送交有關同事或主管，而是會經過審慎處理，把多名員工的意見整合成客觀化的數據，才會呈交管理層。畢竟，HR的工作不是「金手指」，而是擔當管理層和員工之間的橋梁，肩負促進公司發展的使命，而Exit Interview正是達成這個使命的一個好機會。
HR要識問、辭職者要識答的重要問題
除非員工表示沒有尋覓新工作，否則Exit Interview最重要的必問問題是：「甚麼驅使你開始另謀高就？」上述4項可能未必適用於所有公司或離職員工，但這條問題則在任何情況下都必需提問，原因是HR會綜合不同員工的辭職原因，分析企業的人才管理政策是否不合時宜，又或是當中福利政策部分是否需要作出調整，從而留住人才。
作為辭職的一方，是否說出轉工真相就見仁見智，是薪酬待遇不佳？還是人際關係出了問題？不管哪個原因，有足夠理據支持為佳，以支持自己的說法，例如薪酬調整幅度未能追上市場水平、工作量過多（最好能列出項目的數量及有關內容），切忌加入大量個人情感，以免被人感覺不專業。
Look out for further updates on our Facebook fan page!
Related Articles
Follow CTgoodjobs for the latest career news, hot topics and recommended jobs!