招聘入職數碼化 助力企業可持續發展

Swire Properties Limited 榮獲《BEST HR Awards 2020》的「Best in HR Digitalisation Award (Grand)」

隨着科技進步，不少人力資源工作已應用數碼工具優化相關流程，比如數據分析績效管理、出勤薪酬計算等。太古地產有限公司（下稱太古地產）將「創新衍變」思維，靈活運用在人力資源數碼化的不同範疇，藉以提升員工管理效率，體現「可持續發展」的核心理念和企業文化。

創建新穎入職系統 職前培訓線上完成
作為一間聘用超過6,000名員工的大型國際企業，太古地產不只提供就業機會，亦希望關顧每位新員工的入職需要。因此，公司打破常規，於2020年3月推出全新線上入職系統，讓加入太古地產大家庭的新員工擁有嶄新的入職體驗。

過去聘用新員工時，人力資源部要準備多份紙本文件，包括公司規則及工作指引等，而大部分前線職位例如保安等，亦須參加入職簡介會，以熟悉公司背景文化及工作環境。太古地產人才招聘團隊指，以往的員工入職流程相當繁雜，大量列印紙本文件既不符合環保原則，閱讀冗長的內容亦讓新同事缺乏興趣，對幫助他們了解公司文化及工作職責的效果並不理想，往往事倍功半。

正因如此，太古地產改以線上系統取代傳統入職流程，這套系統起初是為辦公室同事而設，新同事只需確定接受公司聘用，即使未正式上班，亦可登入系統查閱企業簡介及工作守則等內容，在入職前深入了解公司運作情況。而有需要時也能隨時登入系統查看，不必死記硬背一些規則或指引。此外，新員工亦可於系統上傳所需資料給人力資源部門，既省時方便又減少紙張浪費。

為前線同事增設手機版入職系統
線上入職系統啟用數月以來大獲同事好評，人才招聘團隊更進一步，推出手機版入職系統。太古地產人才招聘團隊表示，公司聘用許多前線服務人員，包括客戶服務員及保安等。考慮到這些同事的工作時間採用輪更制，同時也可能不方便或不熟悉使用電腦，因此人才招聘團隊特別推出手機版入職系統，只需透過手機短訊內的連結，就可以啟動登入。

入職系統界面簡單，分類清楚易明，內容涵蓋公司背景、企業文化及部門介紹等，每一章節後更有趣味小測驗，藉由輕鬆的方式幫助員工全面了解公司。系統更設有提示功能，提醒他們入職需帶備的相關證件（如保安證等），有助前線員工在入職前作好準備。

除此之外，入職系統亦設有一份線上問卷調查，太古地產人才招聘團隊補充，現今科技發展一日千里，公司的系統也必須與時並進。他們會按季度研究並檢視使用者對系統的評價，同時收集使用數據，不斷改善系統。比如同事在瀏覽某些內容時用時較長，他們就會深究該部分內容是否過於艱深、是否需要作出修改等，這樣才能真正服務員工的切實需要。

善用科技工具　視像面試保障員工健康
在招聘工作中，人才招聘團隊亦懂得因時制宜，因應不同年齡層的應徵者及職缺性質，而使用不同科技平台進行招募，為應徵者訂製可行方案。比如一般文書職位空缺會透過公司網站發佈，而前線員工的職位過去大多透過勞工處轉介或其他傳統方式招募。「隨着科技廣泛應用，許多前線應徵者也懂得使用手機通訊軟件，因此我們開設即時通訊軟件帳戶，與應徵者聯絡進行初步甄選，繼而在有需要時安排面談。」

新冠疫情爆發期間，太古地產的招聘工作並沒有停下來，所幸公司的科技應用已經非常成熟，因此人才招聘團隊馬上轉用現有的線上工具安排面談。只要應徵者準備就緒，就可以進行視像面試。此舉不僅反映太古地產對員工及應徵者健康和安全的重視，亦充分展現了公司的應變能力。

運用創新科技　無礙實習生招聘計劃
可持續發展是太古地產的核心理念，每年九月人才招聘團隊都會前往香港各大專院校招聘實習生，惟早前受到疫情影響，各院校未恢復面授課堂。他們採用Microsoft Teams軟件，利用其Live Events功能舉行線上招聘活動。此技術可容納多個用戶同時登入，並可自由分享及轉換屏幕，主講者可於線上分享匯報內容，同時進行線上問答。這些優點非常適合舉行大專院校實習生招聘的需求。目前公司已陸續完成各大專院校的視像招聘活動，成效相當顯著，只要能善用創新科技，招聘工作亦可在疫情期間順利完成。

⏩⏩  需要請人？立即刊登招聘廣告！  ⏪⏪