人力資源傳訊數碼轉型 建高效企業溝通機制

在數碼科技迅速發展的今天，企業的競爭優勢不僅取決於市場策略與營運效率，更關鍵的是如何建立高效的內部溝通機制，以及維持員工的積極參與。網上人壽保險公司Blue Insurance（下稱「Blue」）敏銳洞察市場趨勢，率先推動數位化轉型，透過創新的內部溝通方式，成功提升企業溝通效能，同時建立更具凝聚力的企業文化。

在推動數碼轉型之初，Blue深入檢視了現有的溝通體系，發現如同大多數企業一樣，傳統人力資源部門仍普遍依賴電子郵件作為主要溝通渠道，惟此方法存在諸多限制，例如冗長的郵件內容導致員工閱讀疲勞；重要通知往往被淹沒在大量郵件中，降低時效性；在緊急情況下，資訊傳遞效率不彰等。

透過通訊軟體發放資訊

有鑑於此，Blue積極發掘能夠實現簡潔、高效能、實現即時回應的溝通平台。經過全面性的評估後，公司決定運用廣受歡迎的即時通訊軟體WhatsApp，建立專屬社群平台—Blue Channel，作為數位轉型的核心策略。團隊透過Blue Channel發放節日賀圖、活動提醒、多媒體訊息、即時數據調查等多元化內容，大幅提升企業內部溝通的靈活度及即時性。

WhatsApp專屬社群平台的優勢

• 普及性     在香港地區擁有廣大用戶群，員工熟悉度高，無需額外培訓。
• 成本效益     免費應用程式，無需投入額外技術支援成本。
• 即時性     確保時效性訊息快速傳遞。
• 多媒體整合     支援多元內容形式，提升溝通效果。

在確立數碼轉型的策略方向後，如何有效執行便成為關鍵課題。為確保轉型計劃能夠穩健推展，Blue採取了縝密且系統化的實施方案。首先，團隊在前期規劃階段投入大量心力，深入研究平台功能與隱私保護機制，為內容發布範疇制定明確指引。同時，透過全面性的內部測試與驗證，確保平台運作的可靠性與安全性。在此基礎上，團隊更制訂了完整的溝通計劃，建立清晰的內容發布計劃，並設立監控機制，持續追蹤成效並適時調整優化。

社群平台用途多元化

隨著Blue Channel的成功推行，其應用範疇迅速擴展至企業各項核心職能。在企業活動管理方面，平台扮演著重要的資訊樞紐角色，有效整合全體會議通知、年度晚宴籌備及新晉人員歡迎等重要活動的訊息傳遞。在文化建設層面，Blue Channel成為推動企業價值的重要平台，透過系統化的內容規劃，深化創新文化推廣、員工表揚與ESG教育等議題的傳播效果。特別值得一提的是，在營運協調方面，平台的即時性特質充分發揮，使緊急應變聯繫、彈性工作安排及惡劣天氣安排等重要資訊，能夠準確且快速地傳達給所有相關人員。

轉型成效顯著

相關轉型計劃已在多個層面取得顯著成果。首先，數據顯示員工對於企業認同感與歸屬感均逾80%，按年升逾5%；其次，就營運效能而言，新平台的導入大幅提升了跨部門溝通效率，同時有效降低了傳統溝通方式所需的行政成本。更重要的是，在數據應用層面上，團隊能夠有效掌握員工互動數據，為持續改善溝通策略提供了可靠的決策依據。

這些豐碩的成果不僅驗證了Blue的成功轉型，更激勵團隊思考未來的發展藍圖。基於現有的成功經驗，團隊計劃未來進一步引入AI聊天機器人，處理較簡單的工序，並連結其他主流通訊平台，建立更全面的企業溝通生態系統，為員工打造最佳通訊體驗。

Blue Insurance榮獲《CTgoodjobs Best HR Awards 2024》以下獎項︰

🏆  最佳人力資源數碼化大獎    傑出大獎

🏆  最佳人力資源創新倡議大獎        金獎

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