【懶人包溝通術】你份報告老細永遠唔睇？學識呢招「兩頁紙藝術」從此一擊即中

CTgoodjobs' Editor

Published: 2026-01-08 19:15

Updated: 2026-01-08 19:15

花了數天時間撰寫報告、整理數據和製作圖表，提交後卻發現上司只略略翻看便擱在一旁，難免感到挫敗。與其不斷增加篇幅和圖表，不如思考一個問題：如果能以短短兩頁文字，已令決策者掌握重點並願意就下一步行動作出決定，你還會沿用以往的寫作方式嗎？

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學識「兩頁紙藝術」，老細從此睇你份報告

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數據分析報告動輒數十頁，塞滿複雜圖表，卻可能令決策者難以消化，最終淪為「做白工」。有管理學者指出，數據分析師與決策者之間存在認知鴻溝，過度專注技術細節而忽略提出具體建議，是常見的溝通障礙。

美國西北大學凱洛格管理學院的數據分析副教授喬艾爾．夏皮洛觀察到，不少主管抱怨分析師的溝通技巧不足。問題核心在於，擅長技術的分析師容易沉迷於數據蒐集與圖表化過程，而決策者則因不理解分析細節，難以對報告提出有效疑問。結果，報告雖能展現分析師的專業，卻忘了最終目的是為了「作出決策」。

為提升溝通效率，夏皮洛建議數據分析師善用「2頁數據分析備忘錄」。這份備忘錄旨在化繁為簡，直接為領導者提供清晰的決策建議，而非展示所有分析過程。其布局可分為四大部分：首先定義問題，接著直接提供問題的解答或行動建議，然後呈現支持該建議的關鍵證據，最後提醒決策者需要注意的事項。至於詳細的推導過程與分析方法，可以省略或另以附件形式存放，供有需要時查閱。

在製作這份簡潔備忘錄時，夏皮洛提出三大原則。首要原則是「聚焦決策」，分析師必須將重點放在決策本身，例如明確建議「執行方案A而非方案B」，而不是著重描述決策前的分析過程。其次是「溝通清晰」，需運用決策者也能理解的語言來傳遞想法，這點在篇幅有限的備忘錄中尤為重要。最後是「善用數據視覺化」，透過圖表高效呈現分析結果與趨勢，但需注意圖表本身不能自動轉換為商業決策，避免本末倒置。

這種方法借鑒了亞馬遜創辦人傑夫．貝佐斯提倡以備忘錄取代簡報的理念，旨在強迫思考與清晰表達。在商業節奏急速的香港職場，如何將複雜的數據分析結論，精煉成決策者能快速理解並採納的建議，已成為專業人士的重要技能。

從整體來看，「兩頁紙藝術」並不只是將內容壓縮，而是訓練分析人員重新整理思路，聚焦真正與決策相關的資訊。當撰寫者習慣由決策出發，刪去與決策關聯不大的細節，保留下來的內容自然會轉化為讓上司「看得明白、問得到點、跟得上行動」的具體建議。在資訊氾濫、工作節奏愈來愈快的職場環境中，能夠以兩頁文字說服上司作出關鍵決定，本身就是專業價值的重要體現。

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