【辭職信】辭職信終極指南：格式及辭職原因一覽 附中文、英文範本

辭職信的格式

上款

辭職信的上款一般會是直屬上司、部門主管或人事部。你應了解清楚你會將信件交予誰，再決定如何撰寫上款。

例子：

尊敬的[主管姓名]

Dear [Manager''s Name],

明確的辭職聲明

你應在信中開首階段便已清楚表達你的離職意願，避免雙方有任何誤解。適宜使用直接、明確的語句正式通知公司啟動離職程序。

例子：

我謹以此信正式提出辭職。 

I am writing to formally resign from my position at [Company''s Name], 

最後工作日期

在表示離職意圖及原因後，你需要明確告知公司你的離職日期，以助公司安排交接及招聘事宜。你可以參考公司政策及合約要求的通知期後，明確寫出具體離職日期。

例子：

我的最後工作日將是2024年12月21日。

effective [Last Working Day, typically two weeks from the date above].

辭職原因（非必須）

你可以選擇是否在辭職信中交代你的離職原因，雖然並非強制，但一個合理的離職原因可以幫助僱主理解你為何離開公司，亦可能對未來推薦有幫助。

在信中提及離職原因時，切勿過於詳細，適宜保持客觀及禮貌的方式表達。

例子：

由於個人生涯規劃，我決定尋求新的挑戰。

This decision was not easy and took a lot of consideration. However, after careful thought, I have decided to [reason].

交接事宜

你應保持專業的態度，明確表示你願意確保工作順利交接，減少公司的損失及不便。

例子：

我將盡力確保所有工作順利交接。如果需要，我願意協助培訓接任者或製作詳細的工作交接流程。

I will do my best to ensure a smooth transition and will complete any outstanding tasks before my departure.

感謝語句

在辭職信中，你可以表達對公司的感激之情，亦有助維持良好的職業關係。你亦可以在信中提及具體的學習或成長經歷。

例子：

我衷心感謝公司這些年來給予我的機會和支持。我在XX公司學到了很多寶貴的知識，也結識了許多優秀的同事。

I am grateful for the opportunities I have had during my time at [Company''s Name], and I appreciate the support and guidance you and the team have provided.

祝福語

最後宜使用誠懇、專業的用字，向同事送上祝福，以以積極的方式結束信件，留下積極的最後印象。

例子：

祝公司未來發展順利，也祝願所有同事工作愉快，前程似錦。

Thank you once again for everything. I hope to stay in touch in the future.

延伸閱讀：【辭職信寫法│通知期計算】通知期計算方法一覽 辭職信信封應該寫咩？

中文辭職信範本

尊敬的 [經理/主管姓名]：

本人希望藉此信函正式通知您，本人決定辭去目前[職位名稱]一職。我的最後工作日將是 [XXXX年X月XX日]。

[可在這部分加入離職原因]

在接下來的日子裡，我將全力以赴完成手頭的工作，確保交接過程順利。如有需要，我也非常樂意協助培訓接替我的同事。

在 [公司名稱] 工作的這段時間，我獲得了寶貴的經驗和知識，並且非常感謝您及團隊的支持與指導。我會珍惜與同事們共同度過的美好時光，並祝願公司未來一切順利。

再次感謝您的理解與支持！

[簽名(如果使用紙本)]

[你的姓名] 謹啟

[日期]

英文辭職信範本（Resignation Letter Sample）

Dear [Manager''s Name],

I am writing to formally resign from my position at [Company''s Name], effective [Last Working Day, typically two weeks from the date above].

[You may add your reason for quitting job in this section]

This decision was not made lightly, as I have greatly appreciated the opportunities for professional and personal development during my time at the company. I am grateful for the support and guidance I have received from you and my colleagues.

I will do everything possible to ensure a smooth transition. Please let me know how I can assist during this period.

Thank you once again for the opportunity to be a part of [Company''s Name]. I look forward to staying in touch and wish the company continued success in the future.

Sincerely,

[Your Signature (if sending a hard copy)]

[Your Typed Name]

[Date]

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辭職信常見辭職原因

陪伴家人

陪伴家人是其中一個港人常用的辭職理由，尤其如果家人有年幼子女或老邁的長輩，與家人的相處時光將會是打工仔的一大考慮因素。

英文範例：

I have decided to resign from my position to focus on pressing family responsibilities. As family values are of utmost importance in our culture, I need to dedicate more time to caring for my elderly parents/young children. While I have thoroughly enjoyed my time at [Company Name], I believe this decision is necessary for my family''s well-being.

中文範例：

本人決定辭去現時的職位，以便專注處理家庭事務。由於本人需要投放更多時間照顧年邁雙親/年幼子女，儘管本人十分享受在[公司名稱]工作的日子，但認為此決定對家人的福祉實屬必要。

創業

創業是其中一個得體的辭職理由，當僱員在職業生涯中工作達一定程度，難免會出現想創業的念頭。如果你有意以創業為由辭職，可以參考以下用法。

英文範例：

After careful consideration, I have decided to embark on an entrepreneurial journey and start my own business. The skills and experiences I''ve gained at [Company Name] have been invaluable and have given me the confidence to take this next step in my career. I am grateful for the opportunities I''ve had here and the support I''ve received from my colleagues and superiors.

中文範例：

經過深思熟慮，本人決定踏上創業之路，開展個人事業。在[公司名稱]所獲得的技能和經驗對本人而言彌足珍貴，亦令本人有信心邁向事業發展的新階段。本人衷心感激在此期間獲得的機會，以及各位同事和上司的支持。

職涯成長

每一位打工仔都會想尋找更好的工作機會，而這一個理由亦相當得體，相信有助僱主理解你的辭職決定。

英文範例：

I have been offered a new position that aligns more closely with my long-term career goals. While I have greatly valued my time at [Company Name], I believe this opportunity will allow me to further develop my skills and grow professionally.

中文範例：

本人近日獲得一個新的工作機會，該職位更切合本人的長遠事業發展目標。儘管本人十分珍惜在[公司名稱]的工作經驗，惟認為這個新機遇將能讓本人進一步提升專業技能，並在業界有更大的發展空間。

辭職信的3大考慮因素

雖然每間公司辭職流程都好不同，例如坊間偶爾出現的WhatsApp辭職，一些文職為主的公司多數會反感，但在一些自由職業、短期工作卻很常見。

辭職信的遞交方式可以根據個人的情況和公司的慣例來選擇，但在現代的職場環境中，使用電子郵件方式遞交辭職信已變得普遍且被接受。以下是一些考慮因素：

1/ 效率：使用電子郵件方式遞交辭職信可以節省時間並提高效率。您可以立即將辭職信發送給相關人員，無需等待郵件遞送或安排面談。

2/ 記錄：使用電子郵件方式遞交辭職信可以提供一份確切的時間戳記和文件紀錄。這對於日後需要查閱或提供證據非常有用。

3/ 方便性：透過電子郵件，你可以隨時隨地遞交辭職信，而不需要親自前往辦公室或郵寄。

然而，某些情況下，仍然可能需要以實體方式遞交辭職信，特別是在一些正式的行業或特定公司可能要求如此。如果您的公司有明確的政策或要求，最好遵守這些指示。

如果想要一個得體、穩陣的做法，最好電子郵件和紙本辭職信一併提交。

無論你選擇哪種方式，請確保辭職信的內容清晰、尊重和專業，並在遞交後與上級或人力資源部門進行溝通確認，以確保辭職程序順利進行。

延伸閱讀：【辭職信｜範例】點寫辭職信？4大內容重點、禁忌及遞信最佳時機一覽！（內附辭職信範例）

辭職常見問題Q&A

可以WhatsApp辭職嗎？辭職信是否一定要實體信？

答：辭職信應以正式的書面形式提交。雖然WhatsApp是一個方便快捷的通訊工具，但為表達你對上司的尊重，應將辭職信親手交予上司，切勿以WhatsApp交代。

辭職信需要簽名嗎？

答︰最好加上自己簽名，因為人力資源部(HR)收到你的辭職信後，會有後續工作，例如計算最後受僱日、人工/薪金、假期等。因此，辭職信加上離職員工的簽名，可供雙方作保障。

辭職信需要用信封嗎？

答︰辭職信始終是個人的信件，亦是具法律效力的正式信件，因此用信封隱藏私穩比較有保障。

辭職信要寫日期嗎？

答︰需要。因為人力資源部(HR)需要知道你確實的遞信日期，才能計算最後受僱日。

辭職信要交給誰？

答︰建議打工仔辭職時，先通知直屬上司。假如上司從其他人口中，例如人力資源部(HR)、大老闆口中才得悉你辭職，可能會覺得不被尊重，所以辭職信最好交給直屬上司。

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