【管理技巧】下屬表現差但自我感覺良好?叻上司必學3招溝通術!
CTgoodjobs' Editor
在現今職場,管理人員常常會遇到不同類型的下屬,其中「表現未如理想但自我感覺良好」的員工特別讓人頭痛。這類下屬對自己的工作有極高評價,卻未必有相應的客觀表現,容易引發工作效率降低、團隊士氣受損等問題。若管理者未能及時處理,甚至容忍問題惡化,既會影響部門整體績效,更有可能導致優秀人才流失。
下屬表現差但自我感覺良好?叻上司必學3招溝通術!
那麼,作為稱職的上司,當發現團隊內有員工表現不理想但自覺優秀時,應如何應對?僅憑「批評指正」往往會適得其反,甚至令對方產生抗拒,更影響上下關係。因此,善用溝通技巧,循序漸進地幫助下屬正確認識自我、提升能力,是現代管理者不可或缺的能力。
一、理解成因,釐清事實
要化解問題,須先分析下屬「自覺良好」的原因。一般可分為以下幾種情況:
缺乏自省:部分員工沒有定期檢視自己表現的習慣,不清楚自己的不足。
回饋機制不完善:管理層欠缺即時、有建設性的反饋,令下屬難以及時矯正錯誤。
團隊氛圍包容:同事對其問題視而不見,令員工誤以為表現無礙。
釐清事實是第一步。作為上司,應從可量化指標、具體例子出發,準確掌握下屬表現現況。避免以情緒化、主觀印象作出判斷,否則只會令溝通陷入互相指責的死胡同。
二、以三大溝通術 引導下屬自我覺察
建設性回饋,非單向批評
面對自我感覺良好的員工,上司不可單純「挑錯」,應以建設性回饋為原則,例如:
.確認其努力與優點,再指出需改善之處,避免摧毀自信心;
.用數據佐證問題所在,如「你這個月銷售成績是部門最低」;
.具體描述影響,例如「延誤提交報告影響團隊後續部署」。
.目的在於幫助下屬看見事實,並非否定其價值。
問題導向提問,激發自省
比起直接糾正,更有效方法是引導對方自我反思。可透過以下提問:
.「你認為這個項目哪方面最成功?有否遇到什麼挑戰?」
.「如果讓你重新規劃,有什麼地方希望做得更好?」
善用開放式問題,引導下屬回顧經過;當下屬講述過程時,管理者可適時追問細節,鞏固其正面經驗,同時讓其自行察覺不足之處。這種方式能提升下屬內在動力,比被動接受批評更能促使行為改變。
共訂目標,清晰承諾
「模糊督促」難以帶來改變。如:「下次做得專業啲啦!」這種話語成效有限。建議管理者可以SMART原則與下屬一起訂立清晰目標(Specific明確、Measurable可量度、Achievable可達成、Relevant相關、Time-bound有時限)。同時,書面記錄改進重點及後續進度跟進安排,讓下屬明白自己需「為未來表現負責」,提升其改進動力。
三、建立持續回饋文化,避免重蹈覆轍
個別對話只能治標,要治本需建立持續回饋文化。例如:
.設立定期一對一檢討 meeting,強化雙向溝通;
鼓勵團隊互相給予積極正面的回饋,塑造彼此提醒的工作氛圍;
管理層身體力行,主動尋求同事的反饋,以身作則。
如此,全體員工都會意識到自省、改進是持續發展的必經階段,自信與自覺得以平衡。
切忌一味批評
管理中屢遇員工「自評過高但表現未如理想」的問題時,切忌一味批評,亦不可放任不理。作為上司,應以同理心、數據和目標管理為核心,善用問答啟發與定期回饋,協助下屬建立自覺,發揮潛能,從而提升團隊整體表現。一隊能自我覺察的團隊,自然步步高陞。
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