【Evaluation】辭職要見HR?20條最有用的離職面談問題

【Evaluation】辭職要見HR?20條最有用的離職面談問題

不少人喜歡在揀選餐廳時會看「誠實食評」、看電影則先看「誠實預告」,誠實的評價人人都想知道。若想知道員工對公司文化、管理、服務等各方面的誠實評價,透過離職問談(Exit Interview)詢問準備離職的員工就對了,他們的建議比現職員工的可能更實用。HR可按不同需要,從這20條問題中挑選一些來發問。

按圖即睇20條離職面談問題 (上)︰

1/ 為何你決定尋找新工作? / 為何你決定辭職?
由想轉工到決定辭職之間其實有一段距離,這兩條問題就是想要了解當中的過程,以及如何來到最後這一步。每人的辭職原因應該不盡相同,但如果你發現從多名員工身上得到近似的答案,代表需要認真看待的問題應該浮現了。

2/ 新公司的哪些方面令你決定辭職?
新東家吸引他的是甚麼?公司文化?薪酬待遇?彈性安排?他的答案可讓你知道甚麼是你公司現正缺乏的,從而着力研究改善方案。

3/ 我們在哪方面可做得更好?
第2條問題可問到你們公司的不足之處,這條問題則能更確切地了解到員工的需要,以確定實際改善方針。

4/ 你會考慮重回公司嗎?
員工大抵只會答「會」或「不會」,但你可嘗試追問一下,例如提出一些假設性問題,或請他放膽想像一下公司可有甚麼令他心動的變化,你所得到的答案都有助你制定留才或選才策略。

5/ 有沒有甚麼我們能做的,可使你願意繼續在這公司工作?
如果想要讓員工更直接地說出對公司或工作不滿意之處,可以這樣問。他或會說出一些他認為公司有條件做卻沒有做到的事。

6/ 你覺得你有足夠能力或資源來應付現時的工作嗎?
新員工需要怎樣的培訓?已有一定年資的員工又需要加強哪方面的能力?如果他的答案是「不足夠」,不必感到挫敗,這反而給你一個制訂來年培訓計劃的清晰目標。

7/ 你與主管對話感到自在嗎?
這問題不是單純讓你了解這位員工與他主管的關係,而是讓你構思如何幫助該主管提升工作表現和發展,同時知道需要尋找怎樣的人去接任離職員工的職位。如果他的答案不夠正面,你可請他多分享一下主管可做些甚麼方能令他感覺更自在。

8/ 你會怎樣形容我們的公司文化?
當你對每位離職員工都問這條問題,收集到一定數量的回應時,你便能掌握公司各部門以致整體環境和企業形象如何,全面了解公司文化的優劣之處。

9/ 你有跟同事傾談過你的顧慮嗎?
其實這也與上一條問題有關,如果員工認為公司文化輕鬆開放,但從沒跟同事傾談工作上或公司裏的問題,這可能反映他有所隱瞞,你或要問更多問題去了解他真正想說的話,甚至不想說的話了。

10/ 你覺得你是公司重要的一員嗎?
如果他答「不覺得」,你要意識到他可能不是唯一一個感到不被重視或找不到自己價值的員工。很多東西是相輔相成的,建議儘量找出背後的原因,以免更重大的問題發生。

 

按圖即睇20條離職面談問題 (下)︰

11/ 你現時的職責與初入職時有甚麼轉變?
除非員工的服務年期非常短,不然他的職責或多或少會有所轉變。轉變的原因可能是他曾升職或轉職,也可能是他的職位從沒變動,只是時代的變化帶動了職務的轉變。這樣一問,你在招聘時便能適當更新工作描述,提高成功覓得合適人才的機會。

12/ 你認為接任你崗位的未來員工須具備甚麼特質?
除了對技術的需求會有轉變,一些性格特質和軟技能也有可能與當初所需的不同。即使沒有不同,準離職員工已身在其位一段日子,應該十分清楚該職位所需的個人特質,這問題問他最適合不過。

13/ 你最享受 / 最不喜歡你工作的哪部分?
這條問題看似很個人,但其實目的是收集綜合數據,若從不同的人身上得到相似的答案,你便可知道到這份工作最吸引人 / 最令人困擾的是甚麼,從而加以推廣 / 改善。

14/ 最好 / 最壞的一個工作天會是怎樣的?
合約上寫的可能是每天朝9晚6,但現實中的每個上班日可以很不一樣。今天是不是準時下班?外出工作還是整天坐在辦公室?辦公室工作時間如何分配?通勤、午膳、與同事的交流又是怎樣?這問題關注的是員工投入度,而一天裏的每個細節都與員工投入度息息相關。嘗試從你得到的答案裏想辦法為員工製造多一點好日子,少一點壞日子吧。

15/ 你覺得怎樣可以提升員工士氣?
員工大抵比你更清楚他所屬團隊內的情況,如果他認為團隊士氣或公司文化有改善空間,不妨請他大膽提出改善建議。

16/ 你對這份工作的目標和目的清晰嗎?
員工並不是一件大機器內的一顆小齒輪而已,他必定要意識到他的工作如何回饋公司、回饋社會,才能獲得滿足感和歸屬感,保持工作熱誠。如果他答「清晰」,可追問一下他從何得到這樣清晰的方向,日後繼續加強執行;「不清晰」的話,便要儘早根治問題。

17/ 你有得到任何有助你改善的實用建議嗎?
沒有人想原地踏步,或因遇到困難而停滯不前。不論是改變做事方式還是提升相關技能,如果員工表示需要更多改進建議,就着力在員工培訓或其主管的領導方面下點工夫吧。

18/ 你會向朋友推薦這公司嗎?
如果員工先前表達過一些不滿,但他仍回答「會」,即表示之前那些問題尚未嚴重到影響他對公司的整體滿意程度。如果他的答案是「不會」,反映尚待處理的問題可能千絲萬縷,絕對不能忽視。

19/ 你認為公司的培訓和發展可如何改善?
人才培訓和發展是企業大勢,其目標不單是提升技能,而是留住人才,減少流失。如果你辨識到培訓和發展不足是員工離職的主因,試請他說說公司可如何幫助他發展和成長。

20/ 你可分享一些具體例子嗎? / 還有甚麼問題你想再談談或補充的?
有時候員工的回應或會流於空泛,不妨請他分享一些事例,這樣除了能讓你更清楚掌握有關問題,說不定說着說着才想到其他更重要的問題。如果需要或適合問的問題並不多,也不妨早點問他有沒有特別想分享的主題,以儘早進入正題。

 

畢竟準離職員工才是Exit Interview的主角,HR需保持正面友善和樂於聆聽的態度,適度回應,避免喧賓奪主。至於何時進行Exit Interview最恰當?不宜太早,在員工離職當天或前一天最理想。

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