【高效會議】麥肯錫：8成上司受夠冗長會議！偷師Netflix、微軟 3招拯救你嘅寶貴工時

在現代職場中，冗長且低效的會議已成為上司們普遍的痛點。根據《哈佛商業評論》調查，有65%的高階上司認為會議是阻礙完成工作的主因，超過七成受訪者更指出會議效率極低。麥肯錫顧問公司（McKinsey & Company）也發現，約80%的高階經理人渴望改變現有的會議結構與方式，以提升工作效率。

偷師Netflix、微軟 3招拯救你嘅寶貴工時

+12

+11

會議目的明確化：提升效率的關鍵

麥肯錫強調，提升會議效率的首要步驟是明確區分會議的「目的」，並針對不同類型採取相應策略。主要可分為三種會議目的：

1. 制定決策

許多團隊會議常陷入「議而不決」的困境，主要是因為決策權不明確，導致討論漫無邊際，無法達成共識。麥肯錫建議採用「DARE」模型明確分工：

．決策者（Deciders）：擁有最終決策權  
．建議者（Advisers）：整理資訊、形塑提案，具發言權  
．推薦者（Recommenders）：分析提案利弊，推動決策者選擇方案  
．執行者（Executers）：負責落實，不參與決策討論

透過明確角色分配，能有效加速決策流程，避免會議流於空談。

2. 解決方案發想

這類會議旨在激發團隊創意，尋找改善方案。成功關鍵在於上司是否願意授權，避免微管理與官僚主義束縛員工。海爾集團的組織架構即為典範，將公司拆分為數千個小型自主經營單位，每個團隊約10至15人，並授權他們直接面對客戶需求，快速提供解決方案。

上司角色轉變為教練，重點在於指導與規範，而非指示具體執行細節。這不僅讓上司能從更高層次掌握方向，也促使團隊跳脫框架，快速落實市場需求。

3. 資訊交流

資訊共享會議往往令人感到疲乏，因為多為單向接收，缺乏互動與決策產出。Netflix近期嚴格限制會議時間不超過30分鐘，且禁止單方面報告，要求事前提供資料，會中直接進入問答環節，提升效率。

軟體公司Zapier則取消站立會議，改以通訊軟體聊天機器人同步進度，只有在無法線上解決時才召開會議，減少不必要的時間浪費。

此外，Spotify與日本微軟推行「無會議日」，讓員工有專注工作時間，並鼓勵以非會議形式完成資訊交流，強調會議時間的珍貴性。

麥肯錫高效會議三步驟

根據麥肯錫會議法，高效會議可分為三階段：

．會前準備：依5W（何時、何地、何人、何事、為何）規劃會議目標、議程與參與者，複雜資料提前一天發送，發言人事先演練  
．會中管理：嚴格守時，設主持人掌控流程與時間，主持人負責引導討論、記錄重點與總結決策 
．會後跟進：落實會議決策，追蹤執行情況，確保會議成果轉化為行動

會議中角色分工明確，除決策者外，還需有主持人、發言人、記錄人等，確保討論充分且有序。

Netflix高效會議文化啟示

Netflix強調上司應放手，鼓勵員工誠實回饋，並以行動肯定貢獻，建立信任氛圍。回饋必須以協助為目的且具可執行性，上司收到回饋後需表達感謝或說明採納與否，避免情緒化批評，促進正向溝通。

微軟與Netflix縮短會議時間的實踐

隨着混合辦公普及，微軟Teams中15分鐘會議占比達六成，Netflix則規定會議不得超過30分鐘，並採用多媒體備忘錄、影片或音頻輔助說明，與會者可事前留言討論，會中專注問答，提升會議效率。

拯救寶貴工時

冗長低效的會議不僅浪費時間，更影響組織執行力與競爭力。借鑒麥肯錫、Netflix及微軟等頂尖企業的經驗，明確會議目的、合理分工角色、縮短會議時間並推動非會議溝通，方能有效拯救寶貴工時，提升團隊整體生產力。

延伸閱讀：【會議時間】星期一朝早唔適合開會？出席率低+集中力差 原來同呢個時間有關！

+13

+12

延伸閱讀：【腦力激盪】開會總冇idea？5個讓團隊「跳出框架」嘅提問技巧

延伸閱讀：【職場技巧】冗長會議磨滅意志 邊行邊開會更有效率？

►最新【政府/公共機構】職位空缺
►最新【行政】職位空缺
►最新【銀行/金融】職位空缺
►最新【非政府組織/社福】職位空缺
►最新【人力資源】職位空缺

最新專訪片︰

【office豪華旅行團】GT Group超日系辦公室展現年輕活力 仲有Poolside畀員工放水燈！

⏩⏩  需要請人？立即刊登招聘廣告！  ⏪⏪