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【企業裁員潮】認識HR「炒人」Checklist 員工發難時應該……
【企業裁員潮】認識HR「炒人」Checklist 員工發難時應該……
2020-03-20
經濟不景，許多企業的業務因疫情影響，導致業績倒退，換來的是減薪及裁員潮。相信每間企業都有裁員機制，而HR的角色就要執行監察及處理「炒人」過程。「炒人」並不是易事，HR同時需要面對巨大壓力，包括與管理層及部門主管的溝通、了解箇中原因，以及管理員工情緒等。
延伸閱讀︰【職場熱話】被「炒魷」後易衝動 8件事唔做得
為確保整個過程順利進行，HR在「炒人」過程一般都有Checklist在手，以確保整個過程能「速戰速決」，以下為Checklist中幾個常見步驟︰
1. 了解員工離職後義務
在決定人事變動時，部門內部及HR應評估員工離職後的善後工作，包括工作安排、團隊合作等方面不會受到影響。
2. 移除員工電腦權限
與IT人員合作移除員工的使用電腦的權限（包括電郵及出入證明等）是必做事情之一，以確保員工沒有意圖或企圖取走企業的機密資料。
3. 選擇合適時間及地點
仔細選擇位置和時間是十分重要。HR通常在員工辦公室或會議室中召開會議，先與主管討論相關事宜，繼而與員工就解僱問題展開對話。向員工解釋他們已被解僱，並說明原因，同時指出他們的電腦權限已被移除。
此時，HR同時會表明將公司將取回有關財產，當中可能包括電話、筆記本電腦，員工證、鑰匙等。如果員工在家中有公司的任何文件或財產，請安排時間將其取走。
4. 處理員工情緒
當然，如果可將「裁員」變成「被辭職」這未嘗不是好事，令大家都有下台階。但當裁員變仍無可避免的事情時，又遇上員工抱怨受到歧視或出現情緒問題，HR需要花時間處理，請對方詳細解釋為甚麼他們聲稱有偏見，讓對方了解事情的發生的原因。
當遇到員工發難或情緒突變時，HR宜保持冷靜，避免直接指責員工的過錯或行為，同時切忌指向員工以免影響對方情緒。HR此時可作出適當開導，但謹記要保持專業，遇上對方「翻枱、講粗口」時，應讓其發洩所有情緒後，再加以解釋，期望對方明白公司決定。如果對方仍感到不忿或有其他過激行為，應要求公司保安協助。
5. 安排領取個人物品
下一步是在了解在解僱後如何取回個人物品。會議結束後，HR可能會立即將員工帶回到他們的辦公桌；或也可以安排即時離開，再於周末再次會面時才拿回物品。
6. 給員工信件證明
最好給員工一封正式的解僱信，說他們已經被解僱了，同時提醒任何離職後的義務，有需要便列出終止合約的理由。
7. 計算工資及假期
在涉及終止僱傭合約時，HR需要紀錄員工情況，確保釐清《僱傭條例》中的法律負任。
延伸閱讀︰【被炒魷】遣散費應如何計算？
延伸閱讀︰【職場熱話】賠足錢就可以無故炒人？打工仔感疑惑
為確保整個過程順利進行，HR在「炒人」過程一般都有Checklist在手，以確保整個過程能「速戰速決」，以下為Checklist中幾個常見步驟︰
1. 了解員工離職後義務
在決定人事變動時，部門內部及HR應評估員工離職後的善後工作，包括工作安排、團隊合作等方面不會受到影響。
2. 移除員工電腦權限
與IT人員合作移除員工的使用電腦的權限（包括電郵及出入證明等）是必做事情之一，以確保員工沒有意圖或企圖取走企業的機密資料。
3. 選擇合適時間及地點
仔細選擇位置和時間是十分重要。HR通常在員工辦公室或會議室中召開會議，先與主管討論相關事宜，繼而與員工就解僱問題展開對話。向員工解釋他們已被解僱，並說明原因，同時指出他們的電腦權限已被移除。
此時，HR同時會表明將公司將取回有關財產，當中可能包括電話、筆記本電腦，員工證、鑰匙等。如果員工在家中有公司的任何文件或財產，請安排時間將其取走。
4. 處理員工情緒
當然，如果可將「裁員」變成「被辭職」這未嘗不是好事，令大家都有下台階。但當裁員變仍無可避免的事情時，又遇上員工抱怨受到歧視或出現情緒問題，HR需要花時間處理，請對方詳細解釋為甚麼他們聲稱有偏見，讓對方了解事情的發生的原因。
當遇到員工發難或情緒突變時，HR宜保持冷靜，避免直接指責員工的過錯或行為，同時切忌指向員工以免影響對方情緒。HR此時可作出適當開導，但謹記要保持專業，遇上對方「翻枱、講粗口」時，應讓其發洩所有情緒後，再加以解釋，期望對方明白公司決定。如果對方仍感到不忿或有其他過激行為，應要求公司保安協助。
5. 安排領取個人物品
下一步是在了解在解僱後如何取回個人物品。會議結束後，HR可能會立即將員工帶回到他們的辦公桌；或也可以安排即時離開，再於周末再次會面時才拿回物品。
6. 給員工信件證明
最好給員工一封正式的解僱信，說他們已經被解僱了，同時提醒任何離職後的義務，有需要便列出終止合約的理由。
7. 計算工資及假期
在涉及終止僱傭合約時，HR需要紀錄員工情況，確保釐清《僱傭條例》中的法律負任。
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