【企業裁員潮】認識HR「炒人」Checklist 員工發難時應該……

【企業裁員潮】認識HR「炒人」Checklist 員工發難時應該……
經濟不景,許多企業的業務因疫情影響,導致業績倒退,換來的是減薪及裁員潮。相信每間企業都有裁員機制,而HR的角色就要執行監察及處理「炒人」過程。「炒人」並不是易事,HR同時需要面對巨大壓力,包括與管理層及部門主管的溝通、了解箇中原因,以及管理員工情緒等。

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為確保整個過程順利進行,HR在「炒人」過程一般都有Checklist在手,以確保整個過程能「速戰速決」,以下為Checklist中幾個常見步驟︰

1. 了解員工離職後義務

在決定人事變動時,部門內部及HR應評估員工離職後的善後工作,包括工作安排、團隊合作等方面不會受到影響。

2. 移除員工電腦權限

與IT人員合作移除員工的使用電腦的權限(包括電郵及出入證明等)是必做事情之一,以確保員工沒有意圖或企圖取走企業的機密資料。

3. 選擇合適時間及地點

仔細選擇位置和時間是十分重要。HR通常在員工辦公室或會議室中召開會議,先與主管討論相關事宜,繼而與員工就解僱問題展開對話。向員工解釋他們已被解僱,並說明原因,同時指出他們的電腦權限已被移除。


此時,HR同時會表明將公司將取回有關財產,當中可能包括電話、筆記本電腦,員工證、鑰匙等。如果員工在家中有公司的任何文件或財產,請安排時間將其取走。

4. 處理員工情緒
當然,如果可將「裁員」變成「被辭職」這未嘗不是好事,令大家都有下台階。但當裁員變仍無可避免的事情時,又遇上員工抱怨受到歧視或出現情緒問題,HR需要花時間處理,請對方詳細解釋為甚麼他們聲稱有偏見,讓對方了解事情的發生的原因。

當遇到員工發難或情緒突變時,HR宜保持冷靜,避免直接指責員工的過錯或行為,同時切忌指向員工以免影響對方情緒。HR此時可作出適當開導,但謹記要保持專業,遇上對方「翻枱、講粗口」時,應讓其發洩所有情緒後,再加以解釋,期望對方明白公司決定。如果對方仍感到不忿或有其他過激行為,應要求公司保安協助。

5. 安排領取個人物品
下一步是在了解在解僱後如何取回個人物品。會議結束後,HR可能會立即將員工帶回到他們的辦公桌;或也可以安排即時離開,再於周末再次會面時才拿回物品。

6. 給員工信件證明
最好給員工一封正式的解僱信,說他們已經被解僱了,同時提醒任何離職後的義務,有需要便列出終止合約的理由。

7. 計算工資及假期
在涉及終止僱傭合約時,HR需要紀錄員工情況,確保釐清《僱傭條例》中的法律負任。


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