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【人才管理】確保員工真正「在家」工作 如何做到公私處理得宜？
【人才管理】確保員工真正「在家」工作 如何做到公私處理得宜？
2020-02-12
【經濟日報專訊】新冠肺炎疫情持續，近期不少企業也安排員工在家工作，不少企業在研究，如何監察員工不是「扮工」去行山。靈活工時及工作地點，在歐美地區愈來愈流行。如微軟（Microsoft）已奉行「Working anytime, anywhere」，員工透過Teams軟件溝通、開會。Microsoft香港市場策劃及營運部總監許珮雯表示，公司重視同事的工作成果，以及對公司及同事發展的貢獻，而非坐了在電腦前多久。
尊重同事私隱 公私處理得宜
Microsoft香港客戶成功市場經理盧宛瑩表示，Teams live events可支援上萬人參與，除了內部會議，更可邀請公眾參與網上直播活動。基本上，同事、上下級之間不見面，也可長期保持溝通。「功能上支援跨平台、裝置及第三方應用程式，亦可進行與財務及假期相關事宜的審批。」
許珮雯指出，所有同事入職時，已獲分配手提電腦，並已裝好Office 365及Teams帳戶。「公司重視同事與上司保持緊密的溝通，安排最合適而靈活的工作時間。」談到如何監察同事的工時，她指公司尊重同事的私隱，希望他們能在最有發揮力的時間工作，兼且有時間處理私人事務，照顧好家庭。
企業選擇軟件 應考慮4因素
當然，每間企業的需求不同，坊間亦有不同付費、免費軟件可供使用。如視像會議軟件，較為人熟悉的有Zoom、TeamViewer、Hangout。但企業在選擇時，宜考慮4方面因素：1.只供內部使用，還是經常要與客戶甚至公眾溝通；2.溝通對象的所在地，只限於香港還是外國不同地區，因不同地區的頻寬及使用習慣都有異，更需留意有些軟件未能在某些地區使用；3.功能上是否夠方便，如能否同時傳送文件，甚至可否一起看演示，又或有沒有錄音、錄影功能；4.軟件的保安功能亦相當重要，一不小心被黑客入侵，得不償失。
企業對員工在家工作、甚至實行靈活工作都有不同疑問。但許珮雯指出，近年愈來愈多公司希望了解如何透過加強員工的工作靈活及自主性，提升工作效率及歸屬感。「最難是踏出第一步，只要有一位高層提出建議，就會帶出討論。」
有指「Working anytime, anywhere」或增加公司投資，但香港租金高企下，省下的租金可能比在初期軟、硬件投資更多。
作者：梁巧恩
責任編輯：黃懌勤
亞洲職場文化與歐美比較，普遍較為保守，不少老闆見到員工在工作才有安全感。其實透過科技也可與員工溝通，以及見到其工作成果。以Microsoft香港為例，員工在Microsoft Teams上可進行即時文字溝通、傳送文件，亦可進行視像及電話會議。如果要做內部培訓或重要會議，就透過Teams live events進行。
尊重同事私隱 公私處理得宜
Microsoft香港客戶成功市場經理盧宛瑩表示，Teams live events可支援上萬人參與，除了內部會議，更可邀請公眾參與網上直播活動。基本上，同事、上下級之間不見面，也可長期保持溝通。「功能上支援跨平台、裝置及第三方應用程式，亦可進行與財務及假期相關事宜的審批。」
許珮雯指出，所有同事入職時，已獲分配手提電腦，並已裝好Office 365及Teams帳戶。「公司重視同事與上司保持緊密的溝通，安排最合適而靈活的工作時間。」談到如何監察同事的工時，她指公司尊重同事的私隱，希望他們能在最有發揮力的時間工作，兼且有時間處理私人事務，照顧好家庭。
如Teams內有一個功能，可因應同事在Outlook上的時間表，智能地協助同事安排會議。如有同事的時間表顯示其於下午3至4時有事忙，Teams會自動避開此段時間，公司不會審問該同事這1小時在做甚麼。「我也是一名母親，日間也有需要照顧子女，晚上10至11時腦筋動得最快，這個時間工作更好。」
企業選擇軟件 應考慮4因素
當然，每間企業的需求不同，坊間亦有不同付費、免費軟件可供使用。如視像會議軟件，較為人熟悉的有Zoom、TeamViewer、Hangout。但企業在選擇時，宜考慮4方面因素：1.只供內部使用，還是經常要與客戶甚至公眾溝通；2.溝通對象的所在地，只限於香港還是外國不同地區，因不同地區的頻寬及使用習慣都有異，更需留意有些軟件未能在某些地區使用；3.功能上是否夠方便，如能否同時傳送文件，甚至可否一起看演示，又或有沒有錄音、錄影功能；4.軟件的保安功能亦相當重要，一不小心被黑客入侵，得不償失。
企業對員工在家工作、甚至實行靈活工作都有不同疑問。但許珮雯指出，近年愈來愈多公司希望了解如何透過加強員工的工作靈活及自主性，提升工作效率及歸屬感。「最難是踏出第一步，只要有一位高層提出建議，就會帶出討論。」
有指「Working anytime, anywhere」或增加公司投資，但香港租金高企下，省下的租金可能比在初期軟、硬件投資更多。
作者：梁巧恩
責任編輯：黃懌勤
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