【銀行公司秘書入行】幫手令董事會運作順暢！透過合規策劃+議程管理提升企業決策效率

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銀行公司秘書的角色定位及職責

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入行條件及專業知識要求

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資料來源：職業訓練局「銀行及金融業 主要職務之工作範圍」

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銀行公司秘書的角色定位

• 銀行公司秘書為董事會與管理層之間的重要橋樑。
• 負責確保銀行運作符合法律及監察規定。
• 為董事提供決策支持與法規諮詢建議。
• 兼顧企業透明度及管治水平，確保制度化決策。
• 在會議籌備、紀錄及資料披露上維持專業標準。

• 提供法規與治理相關的專業意見予董事會。
• 籌劃董事會及股東會的議程與程序。
• 撰寫及保存會議記錄，跟進決議執行情況。
• 制定或修訂內部指引，配合法例改動。
• 負責企業註冊及申報文件，保障法定合規。
• 協助內外審查並確保資料透明準確。
• 建立穩健治理制度，監察風險與披露流程。
• 維持董事會文件流轉及決策落實機制。

• 需具備公司法、監管政策及治理原理的專業知識。
• 精通公司秘書實務與法定申報要求。
• 理解銀行體系內審與財務控制程序。
• 能撰寫正式文件及議程報告，語言運用精確。
• 熟悉跨境監管條例及多地法律協調原則。
• 高度保密與誠信為基本操守。
• 具備組織和時間管理能力以應對繁忙時限。

• 需持商業、會計、法律或公司治理學士學位。
• 具香港特許秘書公會（HKCGI）資格更具優勢。
• 需十年以上銀行或金融機構秘書相關經驗。
• 須具備高層行政支援及合規管理經驗。
• 晉升途徑包括高級秘書或公司治理主管職。
• 可發展為董事會顧問或集團合規總監等高層職位。

• 金融全球化提高公司秘書在合規領域的重要性。
• 數碼治理與自動化提升會議及文件處理效率。
• AI及RegTech技術正改變監管監察方式。
• ESG報告與永續發展治理成為新職能焦點。
• 公司秘書職能已由行政支援轉為策略顧問角色。
• 未來需專注監察制度革新與跨境法規應對。

常見問題

1. 銀行公司秘書主要負責什麼工作？

公司秘書負責協助董事會及管理層，確保企業運作符合法律及監管規定，並籌劃會議、維護紀錄及提交法定文件。他們同時在合規、風險及治理上提供專業意見，確保決策合法且具透明度。

2. 公司秘書與行政經理有何不同？

行政經理重點在內部政策及營運管理，而公司秘書專注於法規遵從、董事會支援及公司治理。前者處理日常運作流程，後者則監察企業是否符合法例及規章制度。

3. 成為銀行公司秘書需具備哪些學歷？

一般需持有商業、會計、法律或公司治理相關學位，並具備HKCGI或其他國際認可秘書專業資格。如具備銀行業工作背景及合規經驗，更可提升競爭力。

4. 銀行公司秘書在會議管理上負責什麼？

他們需制定議程、準備會議文件、記錄討論內容，並確保決議落實。透過流程規範化和紀錄完整性，可提高董事會運作效率與決策追蹤系統化。

5. 為何銀行需要設立公司秘書職位？

銀行屬受高度監管行業，公司秘書能確保董事會決策符合法例，防止法律風險及合規缺失。他們同時增強治理透明度，維護投資者及監管機構信心。

6. 公司秘書的工作壓力大嗎？

由於涉及重要決策及法規要求，公司秘書經常需面對緊迫時限及高層審批壓力。良好時間管理與抗壓能力，是長遠勝任此職位的關鍵條件。

7. 公司秘書可否轉職其他崗位？

可。由於具備法規、財務及治理經驗，公司秘書可轉向合規部門、法務顧問或企業風險管理崗位，甚至晉升至集團治理主管等策略管理層。

8. 公司秘書需熟悉哪些法律文件？

包括《公司條例》、《銀行業條例》、《證券及期貨條例》及個人資料保護相關法例。他們亦需了解香港交易所上市規則（如適用）及監管報告要求。

9. 銀行公司秘書如何提升決策效率？

透過清晰的議程規劃、建立董事資料庫及實施電子管理系統，秘書可加快決策流程，減少重複文件審批並強化信息透明度。

10. 銀行公司秘書的未來發展方向是什麼？

隨着ESG及數碼治理興起，未來公司秘書將深化在企業永續策略、合規科技及跨境監管上的參與，成為企業決策與監察的重要智核。

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