【職場溝通】Send訊息小心出事!5大使用通訊軟件的Don’t!問「忙唔忙」都唔得?

【職場溝通】Send訊息小心出事!5大使用通訊軟件的Don’t!問「忙唔忙」都唔得?

今時今日網絡訊息,已經成為人與人之間的主要溝通媒介,甚至代替電話及電郵。可是這種方便或許是雙面刃,打工仔稍一不慎就很容易在使用通訊軟件時說錯話,惹禍上身。

台灣管理知識交流和學習平台「經理人月刊」早前發表文章,談及5個使用通訊軟件聊天時的Don’t,讓打工仔可以避免尷尬事情發生。

點圖了解更多:

1/因為對方已讀不回,而內心受傷

 打工仔要留意,無論是辦公時間與否,都不要認為訊息是一種同步溝通,也不要期待將訊息傳出去,會馬上收到對方的回覆。

 假如對方正在工作,或者剛好很忙,讀了訊息,未能回覆是很正常的事情,千萬不要感到內心受傷,猜想自己撰寫的內容是否不太適當,深究對方秒讀不回的理由。

 當對方有時間,就會回覆你,假如對方一直沒有回覆,也許是因為讀過訊息,而忘記回覆,只要提醒一下對方就好。

 假如事情是不急的,可以選擇留下訊息後,等待對方排好優先次序再回覆。

 

2/詢問對方「你在忙嗎?」

 問這句話的原意是甚麼?就是能一次過講清楚嗎?這種訊息會讓人覺得很費神,首先要看對方是誰,想想對方找自己的理由,需要馬上回覆對方嗎,直接說忙還是不忙比較好?

 與人利用訊息溝通的最好的方式,就是你先把事情打出來,等待回覆。

 對方當刻可能有空,但很快就要展開會議,而你卻在這個時候詢問對方需要花時間詳細解釋的事情,在短短的空檔內,根本就講不清楚。

 不如待對方完成手頭上的工作,整理好資料再回覆你。

 

3/能傳訊息,卻直接打電話

 現時很多人都會利用手機處理工作,能夠同時回應不同的訊息,卻未必代表當刻能夠與你通話。

 如果處理的事情不急,建議打工仔傳訊息就好,不要直接打電話給對方,否則會對對方造成滋擾。

 對方回應你的訊息,不要急於打電話給對方,先要傳訊息回對方:「可以打給你嗎?這樣會講得比較清楚,大概花上10分鐘時間。」對方說好,你才打電話去,這樣才不會嚇到對方。

 

4/在傳訊息的途中,直接離開對話

 就算是傳訊息也好,也要有始有終,當你突然有事需要處理,要告知對方。

 你能跟對方說:「不好意思,我待會有事要忙,我們未有定案的事情,我們待會3點再談好不好?或是你發訊息給我,我忙完馬上回你。」

 討論到一半,突然消失,隔天才回覆訊息,會讓對方忐忑不安,不知道該不該等待你的訊息,甚至會經常檢查訊息,看收到你的回覆了沒有。

 

5/進行語音或視訊通話時,無視環境安靜與否

 假如你在嘈吵的環境中,進行語音或視訊通話,會讓對方覺得不舒服,要自行過濾噪音,同時忍受你說話的高聲量。

 在進行對話時,請確保自己在安靜的地方,並配戴耳機,千萬不要開啓擴音功能,否則就會把環境的聲音都收進去,讓聽的人覺得很辛苦。

 如果情況不容許,可以嘗試推遲通話的時間,待你方便再展開通話。

有甚麼話不能對上司講?(點圖了解更多)

即睇8種需要注意的同事行為:

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