【職場文化】成日怕send錯電郵?HR教你4招克服Email恐懼症

【職場文化】成日怕send錯電郵?HR教你4招克服Email恐懼症

電郵是我們經常用到的職場溝通工具,只要一下「傳送」,就能夠將訊息傳給對方,並留下詳細的紀錄。不過只要稍有不慎,出現錯誤就無法修正,因此令不少人都有「Email恐懼症」。

延伸閱讀:【職場小知識】上司電郵FYI 下屬應否回覆?

到底要如何克服「Email恐懼症」?有打工仔曾經透過美國網上媒體USA Today,向人力資源(HR)專家Johnny C. Taylor Jr.求助,詢問該怎樣做,才能夠不再害怕寫電郵。Johnny就向打工仔傳授了以下4招:

1/了解自己的焦慮所在
首先要確認是甚麼令你感到焦慮,如果你是對自己的寫作技巧欠缺信心,就不妨在發送電郵之前,請你的同事或者上司為你檢查或者校對你的電郵。有組織會提供寫作的工作坊或教程,不妨參加學習相關知識。

2/正式發送前徹底檢查
在點擊發送之前,先將草稿發送給自己,花時間作徹底檢查。有時候先走開幾分鐘,會對事情很有幫助,然後再閱讀一次電郵,才將它發送出去。
 

3/向別人尋求反饋
要謹記,溝通是雙向的,千萬不要害怕向電郵收件人尋求反饋。你可以詢問他們,會否希望在下次看到格式不一樣的內容,或者會否有想要增加、省略的內容。在下一次發送Email的時候,就能夠作出改善。

4/參考別人的電郵
可以參考一下過去同事所發送的電郵,從中你可以了解公司的電郵風格與格式、不同階層職員發送Email的習慣,你就能夠從而調整自己的風格和格式。

 

延伸閱讀:【職場熱話】Email鬧笑話 對方下款寫「BR」 同事次次回覆都……

最後Johnny亦安慰打工仔,無論是初級員工,還是高級職員,每個人可能犯過錯,而錯誤是學習和改進的機會。我們都是人,深呼吸,盡力撰寫準確無誤的電郵就已經很足夠。

到底怎樣寫Email才能夠令人感覺到專業?參考以下10個詞語!(點圖了解更多)

 

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