【SME專題】減低流失率由招聘入職體驗做起

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中小企因爲對HR資源投放有限,大多都缺乏完整的HR架構和功能,整個招聘流程 (hiring process) 和入職體驗 (on-board experience),大多以目標為本,最緊要「有人返工」,導致中小企經常要面臨即興散亂的招聘流程的挑戰。例如中小企每次可能只需要招聘一、兩名新員工,而且當急需人手來應付營運需要的時候,就會急於完成整個招聘流程和以最快的速度安排新員工入職。事實上不論大小企業都需要正規全面的招聘流程來確保求職者各方面的能力和表現符合公司要求。換位思考,一個完整而有系統的招聘流程和優秀的入職體驗,不但可吸引求職者申請,更可增强求職者的對新僱主的信心,更可改善公司流失率,繼而幫公司節省成本和提升士氣。

招聘流程的7個基本步驟

招聘流程1:確定招聘需求

與相關部門主管確定職位要求和工作内容等,然後HR再草擬招聘廣告(job ad)。

招聘流程2:利用不同渠道尋找和吸引人材

可以根據職位類別和要求在不同渠道post job ad,例如Marketing的職位如designer,較容易在社交媒體平台上吸引到合適的求職者申請,而sales 和管理職的職位,在Linkedin 上較為活躍。另外,如遇上特別的招聘要求和需要尋找隱性的高質候選人 (passive candidate),也可直接與recruitment firm商討招聘策略和要求,這樣會比不斷重覆刊登招聘廣告更為有效,亦避免求職者誤會企業有高流失率。

招聘流程3:初段篩選候選人

進行首輪pre-screening CV篩選,可以透過電話phone interview或video interview,簡單評估求職者的資歷和技能是否符合職位要求。即使是簡短的電話面試,亦最後與求職者預先相約一個雙方方便對話的時段,好讓對話背景和內容的預備都可令求職者可以發揮到本身應有的水準。

招聘流程4:與HR進行面對面面試

HR可以相約合資格的求職者進行面對面面試,除了評核求職者的資歷和技能,也要考慮求職者的性格、待人處事態度等會否適合公司文化。在預約面試過程中,亦要謹記把面試的時間﹑地點及聯絡資料傳送至侯選人。

招聘流程5:與直屬上司進行面試

直屬上司比較著重考驗求職者的相關技能,因爲HR始終是行外人,未必精通所有工種的專業技能,而且與直屬上司面試,可藉此評估雙方在工作模式上是否「夾得到」。面試當天,如果直屬上司需要延後見面時間超過15分鐘,HR 亦應代為通知求職者耐心等侯,切忌由候選人無了期在面試室內等候。

招聘流程6:協商offer

當僱主準備好聘用條件(offer detail)給最佳候選人,也不能理所當然地認為候選人會接受該offer,在協商的過程中,僱主或HR要向候選人展示其在公司的發展機會,以及向候選人展示公司的誠意,若最佳人選仍然拒絕了offer,那麽就要緊接著跟進第二、第三排名的後備人選。好的人材不會只收到一個offer,如果聘用條件需要3天以上時間預備,亦最好與侯選人 「keep warmed」,表明有聘用意向和offer 的時間表,

招聘流程7:新員工on-boarding

當候選人接受了offer,我們也不能掉以輕心,因爲獲聘者在入職後的短期内,或入職前的通知期,也可能因爲不同因素而放棄這工作機會,例如適應不了公司文化、工作内容不符合期望﹑有更好的offer等等原因,所以HR更要準備好on-boarding program的内容,在新員工穩定下來前,與他們保持緊密的聯繫,了解他們的工作狀態,隨時提供必要的協作,以防面臨流失率的危機。

中小企人手有限,甚少有專門負責招聘工作的同事,通常都是一人身兼數職,包括計糧、招聘、行政等「一腳踢」,當人手需求急增的時候就會容易亂了陣腳,即興地展開招聘計劃,為了儘快加聘人手而沒有跟從正確的招聘流程,以致新員工缺乏入職信心,容易增加流失率的危機。

改善中小企招聘流程方案1:使用RPO招聘外判方案

中小企可以直接使用招聘外包服務 (Recruitment process outsourcing),將整個招聘流程交給專業人士來完成,減輕對HR需求的負擔。RPO 除了可以節省聘請和訓練全職recruiter外,還可確保招聘流程齊全準確,向新員工共提供一個優秀的入職體驗,加快適應公司和增加歸屬感。

改善中小企招聘流程方案2:利用小程式Calendly幫忙管理求職者的面試時間表

HR可以利用軟體即服務(SaaS) 的小工具Calendly來幫忙管理interviewer和interviewee的面試時間表,提供良好的求職體驗,加强僱主的品牌形象。

 

 

Calendly是一個專注於「會議預約安排」的服務平台,省去interviewer和interviewee兩者來回用Email或電話預約面試的時間;也省去HR重複向interviewee確認姓名、面試時間、地點等的人力和時間,因爲Calendly會自動傳送有關面試確認細節給相關人士;Calendly可自動與outlook日曆同步,確保每一個時間節都不會重複約了2位侯選人面試,避免尷尬的情況發生。如果面試需要與多於一位的interviewer 預留時間,Calendly 更可大大節省「一來幾回」的溝通。 處理一些較高「甩底」機會的職位,更可預設面試前的提示短訊或電郵,重新確認求職者的出席意向。

改善中小企招聘流程方案3:善用v-WorkCube來創造有趣的入職體驗

爲了提倡社交距離和避免將病毒帶入工作社區,越來越多企業選擇使用虛擬面試(Virtual Interview),但如何在虛擬的環境、不能面對面見面的情況下,創造更好的求職和入職體驗?大家不妨善用虛擬辦公室工具v-WorkCube來增加虛擬面試環境的真實性和趣味性,v-WorkCube除了可以舉辦虛擬派對,還可以提供一般的辦公室功能,例如直接點擊人像進行聊天、視訊會議、直播功能等,不再需要另外發送會議邀請,加上畫面背景仿效辦公室環境,讓求職者仿佛置身於真實的辦公室内,可以提高溝通效率及豐富求職體驗。

v-WorkCube對於新員工的入職體驗,可以算是「救星」,大大幫助他們在家工作也可以較輕鬆自然的方法認識到不同部門的同事。如果你也想創造一個有趣的求職體驗來增強僱主形象,歡迎WhatsApp向我們查詢詳情https://wa.link/gvxvhy

雖然中小企一般不會用數萬的預算去聘請HR 專材來管理人事內務,但中小企可以用合理的預算,運用科技的配套或聘用外判的服務商,以月供或一次性形式獲得專業的企業人力資源支援,以上的招聘煩惱都可以輕易解決,如果你身為中小企的僱主或HR也有相同的煩惱,不妨向我們免費諮詢以改進公司內部的HR問題,https://wa.link/v1uaqm

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我們是成立了近7年與HR 同一陣線的招聘方案團隊。我們已應用智能科技到招聘流程「Recruit Hub」,提供半自動化招聘助理服務 (interactive hiring service) ,利用正互動影片提高求職者體驗及進行自動化初步面試,以減省50%-80%傳統獵頭服務 (recruitment agency fee) 的成本和吸引罕見人材 (Passive Candidates)。同時,HR 不需要有 technology 相關

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