人力資源業務夥伴運籌帷幄 與企業連繫共同成長

人力資源業務夥伴運籌帷幄 與企業連繫共同成長

Toppan Forms (Hong Kong) Limited 榮獲《BEST HR Awards 2020》的「HRBP Team of the Year」

人力資源業務夥伴(HR Business Partner,下稱HRBP)在企業的發展上扮演着重要的角色,在人才管理方案上配合商業策略,以促進公司的拓展。專注於資訊及數據處理B2B業務的Toppan Forms (Hong Kong) Limited (下稱Toppan Forms),以3M發展理念「思維(Mentality)」、「監察(Monitoring)」及「激勵(Motivation)」,將公司的「數碼混合技術(Digital Hybrid)」業務策略,轉化成人力資源業務夥伴措施,以維持企業的可持續增長。

Toppan Forms人力資源業務夥伴團隊合作無間,制定創新的策略協助公司業務不斷擴展。
Toppan Forms人力資源業務夥伴團隊合作無間,制定創新的策略協助公司業務不斷擴展。

HRBP與各部門緊密合作 以指標制定業務策略
ToppanForms業務範疇非常廣泛,大家常用的信用卡、門禁卡、會員卡、銀行/保險/強積金/電費賬單、企業表格管理系統(e-form),以至零售業的優惠券及銀行支票簿等,均由他們設於香港的獨立廠房及ISO/PCI認可之資訊安全措施下所製造,另外亦提供數碼打印及線上或遙距IT支援服務。因此除了實施e-HR解決方案外,HRBP團隊亦經常與生產部及IT部同事合作,不斷提昇資訊安全,向員工提供相關教育培訓(Mentality),再以循環式品質管理(PDCA)進行監測改革(Monitoring),以「SmallWins」概念激勵員工創新迎變 (Motivation)。

為了有效訂立公司業務策略、檢視及改善營運流程,Toppan Forms採用人力資源與業務對比的指標,當中包括生產率、勞動效率比和人力資本,以幫助其他部門設定人力資源相關的工作目標與計劃。

ToppanForms人力資源及行政部高級經理張樞欣補充道,在制定業務策略的實際操作上,有時會遇到項目時間表更改、數據完整性等因素影響,令原定的人力資源策略目標出現偏差。因此我們會參照不斷更新的數據和進度,並積極與業務部門密切溝通,按需要去修正策略,以及確保營運流程順暢。

管理層與HRBP定期溝通 執行政策更「貼地」
在企業內部,HRBP扮演着溝通橋樑的角色,透過定期的管理層會議,可以得到即時及全面的意見。張樞欣表示,ToppanForms管理層對團隊十分支持,比如在新冠疫情期間,公司仍需維持工廠的運作,故此他們安排推行彈性上班工作、靈活調配和加開接駁車班次、於口罩供應緊張時於市面上努力採購口罩予同事等。「管理層非常支持HRBP團隊的計劃,對我們的迅速反應十分讚賞,既能緊貼市場趨勢,亦能與部門携手妥善執行業務持續營運計劃 (BCP)。」

Toppan Forms 鼓勵員工創新求變,成為企業不可或缺的其中一個文化精神。
Toppan Forms 鼓勵員工創新求變,成為企業不可或缺的其中一個文化精神。

實行正向思維 勇於嘗試成就優秀團隊
ToppanForms的HRBP團隊採用了MindfulnessABC (Awareness, Balance & Compassion)概念,為企業帶來許多正面影響。人力資源及行政部主任丘慧盈形容,「ABC」分別代表「體察(Awareness)」,深入了解不同部門的需要;「平衡(Balance)」,致力為同事營造生活與工作平衡工作間,以及平衡不同持份者的觀點以尋找合適業務方案;同理心(Compassion),透過培訓、Townhall Meeting及「凸顯愛心隊」 義工隊,令員工積極投入,以同理心實踐公司「三益一如」的核心價值。

「一個優秀的HRBP團隊除了要擁有HR專業知識及了解合規要求,更要與時並進,維持我們的專業性。」人力資源及行政部經理羅淦邦認為,人力資源業務夥伴要具備彈性及有隨機應變的能力,而善用人力資源亦是他們的責任及使命。「HRBP與公司各部門是一種『拍檔』關係,最終目的都是想令業務運作更順利,同時為公司增值。在這個不確定又複雜的世代下,大家都要勇於嘗試不怕失敗,『Fail early, but always fail forward』。」

Toppan Forms的「Townhall Meeting 」活動,培養出員工的團隊精神。
Toppan Forms的「Townhall Meeting 」活動,培養出員工的團隊精神。

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