【職場技巧】提高開會效率開會前、中、後都有秘訣

CTgoodjobs' Editor

Published: 2020-08-19

Updated: 2021-03-11 20:34

打工仔每天平均花35%時間在開會上，但其實很多冗長的會議都沒有其成效。我們都在試過在無止境的會議上感到迷失和煩厭吧？那怎樣才可以令會議更有效率，不會令員工一聽到「開會」二字就聞風色變？

其實在會議前、會議中及會議後，我們都應該問自己一些問題，令開會各議程都擊中重點，才可令會議更有意義和不浪費大家的精神時間。

會議前，你要考慮：（按圖了解）

1.【你準備好？】
你擬定好會議議程了嗎？會議室準備好？提醒自己是次＝會議的目的、會議後會有哪些定案，全都可以列表方式寫出來，以防止在會議期間離題。

2.【參與會議的人都準備好？】
會議通常都集合了幾個不同部門的人，以共同合作處理一個項目，所以應前事以email方式通知各會議參加者，讓他們知道是次會議的主題，各人擔任的角色及需要預先準備的資料，讓每一位都知道在做甚麼及需要知道甚麼。

3.【參與者雀躍嗎？】
正常人都不會為會議感到雀躍，但你在會議前要觀察人們對是次會議的反應，若組員能投入並以績極態度傾注當然是好事。若你發現組員滿是抱怨的情緒，你要了解此情況的成因，了解負能量的來源，並在開會前處理好。

會議途中，你要考慮：（按圖了解）

4.【你說完所有重點？】
每隔10至15分鐘就看一看你是否還在會議議程要討論的事項上，確保自己仍是討論相關主題。同時要清楚分工，並明確訂立每項工作的死線日期。

5.【大家有沒有留心？】
你說的事情要簡短精準，呈現的方式亦要容易閱讀和理解，盡量不時以肢體動作如拍手或大動作取合所有人的注意力。

6.【參與會議者有沒有問題？】
你要照顧每一個提問，不可以就說一句：「稍後回答。」就忘掉，要確保他們得到回答。

會議後，你要考慮：（按圖了解）

7.【大家都明白跟進工作嗎？】
為免大家離開會議室後便失憶，在他們離開會議室前，你要明確讓每個單位知道以下資訊：

8.【會議目的有達成嗎？】

會議後，大家是否有動力完成任務？他們更有效率地工作嗎？會議的目標是否正在完成？如果你還是不太肯定地回答，那你可以把上述提到的做得更好。

﹝資料參考：The Muse﹚

Tags︰

Get latest jobs,career news and
job invitations on-the-go.