PR行業大拆解

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各行各業各有特色,你理想中的職業又有甚麼條件呢?五天工作朝九晚六﹑高薪﹑工作量少?還是富有挑戰性﹑有趣多變的工作?接下來小編要解構的行業,或許不少人都想過要做,會覺得「好似幾好玩」,你腦海中有沒有浮現甚麼職業呢?

說到做PR (公關)「搞event」,聽起來有趣,實際上的工作卻遠遠超乎我們所想。一個活動成功背後,全賴PR運籌帷幄,這種說法一點都不誇張,PR就是需要身兼多職,由幕前到幕後﹑一切大事小事都需要他們去處理,以至活動後的後續跟進﹑傳媒報導﹑受眾反應迴響﹑拆解公關災難等等,一刻放鬆的空間都沒有。所以說,「搞event」其實是怎樣「搞」的呢?

PR的職責主要可以分為四個範疇:書寫﹑組織﹑危機管理及人脈經營,就讓小編為你詳細解說吧!

書寫:
可能你會很疑惑,PR需要寫甚麼呢?其實他們要寫的東西及其難度,比身為小編的我還要多!對外要發新聞稿﹑邀請函﹑致辭稿﹑訪問問題﹑各類型宣傳稿 (e.g. Facebook post) ﹑訂立活動規則;對內要預備活動流程﹑記下各種「Dos & Don’ts」﹑訪問內容 (回答稿) 等等。

做PR文筆一定要好,不論是寫較正式的新聞稿還是較輕鬆有趣的宣傳稿都要拿捏得宜,有時候還要用英文書寫,其英語程度自然也是不能差。如果你以為「搞event」只需要動手不用動腦,那就真的大錯特錯了。

組織:
小型活動也好,大型活動也好,一個順暢的流程可謂至關重要,組織好活動流程就是首要任務。當大家對於活動有了一個大概的想像,就要處理細節部分,確保活動真的能實行出來,當中包括:

.活動的資金預算 (如果運用有限的金錢做出客戶想要的效果)
.場地安排 (考慮可容納人數﹑價錢﹑是否需要提早預訂)
.製作 (所有backdrops﹑decorations﹑special effect)
.邀請來賓 (傳媒﹑明星等)
.人流安排 (特別是公開活動,活動可以讓多少人參與﹑需要注意的事項﹑危機處理)
.第三方支援/各部門配合 (可能要處理牌照問題﹑sponsor﹑與政府部門合作等)

一個活動能辦得成功必須有多方面配合,環環相扣,任何一個部分出了差錯都有機會造成嚴重後果,因此如何有效率並準確地組織各個項目是作為PR的一大挑戰。要成為一個出色的PR,攸事要細心謹慎,學懂multitasking,還需要超強的組織能力呢!

危機管理:
「公關災難」大家都聽過不少,這自然與PR撇不開關係。面對一些突如其來的負面反應,PR需要在短時間內作出回應,免得引起公眾更多負面討論或批評。可是,如果處理不當,有回應比沒有回應可以更加糟糕,嚴重的會影響品牌形象,失去客戶的信任!PR必須臨危不亂,有過人的決斷力及準確的眼光,才能化解危機。

話雖如此,「防範於未然」才是治本方法。預計活動帶來的迴響,避免接觸一些具爭論性的議題,PR就需要看清形勢﹑有廣闊的眼界才能防止危機發生。

人脈經營:
作為PR每天都需要和不同人士接觸,得到各方配合才能使活動舉辦得更順利。特別是一眾傳媒,對於宣傳活動有着決定性的影響,自然是要與他們打好關係。辛辛苦苦辦一個活動,就是想引起話題和迴響,越多人有興趣和討論,代表活動越成功,除了自身的吸引力,傳媒如何報導﹑報導的數量都會影響活動受關注程度。

雙方要建立良好合作關係,自然是要了解彼此習性﹑互相配合才能把力量發揮到極致。要知道新鮮事天天多,有gimmick的活動或新聞不止你一個,能讓傳媒朋友花時間來給你報導寫稿,就要盡量方便他們,提供吸引的題材。例如是給他們完整的活動/品牌/產品背景資料,就能省卻了要他們找資料的時間;了解他們的截稿時間,就能在適當的時候給他們材料,也避免在他們最忙碌的時候麻煩他們;不要擺出高高在上的模樣命令他們,其實雙方是合作關係,各取所需,互相尊重是共事的基本,大家相處愉快,才能有長遠合作。

PR需要兼顧的事情如此之多,每天還要與不同單位周旋,真是EQ低一點也招架不住。他們面對的困難不止於上面所說的,例如是面對客戶無止境的要求﹑在活動中需要很多體力勞動等等,都是教他們忍常人不能忍,如何圓滑處事。

每一份工作都有其辛苦的地方,但同時亦會為你帶來成功感及滿足感。做甚麼工作也好,最重要是你有沒有熱誠,即使你未必擁有所有技能和特質,一顆堅持的心才能推動你進步。如果你依然對入行做PR有興趣,不妨多做一些資料搜集,裝備好自己,試一試自己的能力可以有多強吧!

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